Ст. 188 ТК РФ: официальный текст
Ст. 188 ТК РФ: вопросы и ответы
Ст. 188 ТК РФ устанавливает обязанность компенсирования работодателем тех расходов работника, которые связаны с использованием им своего личного имущества в интересах работодателя. Рассмотрим вопросы, возникающие по этой теме.
Какие условия для компенсации устанавливает ст. 188 ТК РФ?
Трудовое законодательство допускает возможность использования работником собственного имущества при выполнении им трудовых функций. Ст. 188 ТК РФ для таких ситуаций предусматривает оплату расходов работника работодателем, если работодателю известно об использовании имущества работника и он не возражает против этого. Условиями выплаты компенсации становятся:
- закрепление обязательства о ее уплате и размера в письменном соглашении;
- определение величины компенсации суммой износа (амортизации) имущества и расходами на его использование.
Такое соглашение может относиться:
- к инструменту;
- оборудованию;
- транспорту;
- материалам.
В расходы на его использование (содержание) в зависимости от вида имущества будут входить затраты:
- по ГСМ;
- техническому обслуживанию;
- текущему ремонту.
Величина возмещения будет определяться интенсивностью использования принадлежащего работнику имущества и может устанавливаться не только как фиксированное значение, но и как сложная сумма, складывающаяся из двух составляющих: постоянной(амортизация) и переменной (расходы по использованию).Для второго варианта в текст соглашения о компенсации включают описание алгоритма расчета.
Соглашение о компенсации может представлять собой как самостоятельный документ, так и составную часть трудового соглашения.
По какому имуществу компенсации установлены законодательно?
Работодатель и работник могут договориться о любых взаимно устраивающих их суммах компенсации. Однако для целей исчисления налога на прибыль величина возмещения за использование транспорта является ограниченной, что установлено постановлениями Правительства РФ:
- от 08.02.2002 № 92— для работников обычных налогоплательщиков, применяющих ОСНО, УСН или ЕСХН;
- от 02.07.2013 № 563 — для госслужащих, работающих в государственных организациях федерального значения;
- от 17.01.2013 № 14 — для сотрудников государственной противопожарной службы, учреждений уголовно-исполнительной системы, органов по контролю за оборотом наркотиков, таможенных органов;
- от 30.12.2011 № 1199 — для сотрудников органов внутренних дел.
Еще одним документом (приказом СК России от 10.11.2015 № 103) определены нормы для сотрудников организаций Следственного комитета.
Поскольку выплата компенсации связана с выполнением работником своих непосредственных трудовых обязанностей, то суммы ее, вне зависимости от факта учета в затратах в целях расчета налога на прибыль, не будут облагаться НДФЛ (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-04-06/22274).
О том, какие еще компенсации не подлежат обложению НДФЛ, читайте в материале «Ст. 217 НК РФ (2015): вопросы и ответы».
Каковы особенности компенсации за транспорт?
Собственный транспорт наиболее часто используется работниками, работающими в разъездном режиме.
По стоимости транспорт, как правило, является наиболее дорогим из имущества, принадлежащего работнику и относящегося к тому, которое можно использовать в служебных целях. Наиболее емким является и соответствующий список расходов, величина которых также выше, чем при использовании по работе иного имущества. Поэтому и существуют законодательно утвержденные нормы для отнесения компенсации по данному списку в затраты для учета в расчете налога на прибыль.
При этом предполагается, что сумма компенсации, определенная на законодательном уровне, полностью покрывает все расходы по имуществу: и амортизацию, и ГСМ, и расходы на техническое обслуживание и ремонт (письмо Минфина России от 16.05.2005№ 03-03-01-02/140). Поэтому дополнительно к общей сумме возмещения, оговоренной в соглашении о компенсации, иные расходы для целей расчета налога на прибыль, даже если они существенно превышают оговоренную сумму компенсации, учесть нельзя (письма УФНС по Москве от 20.09.2005 № 20-12/66690 и от 22.02.2007 № 20-12/016776).
Какие документы понадобятся для компенсации?
Основанием для получения компенсации является документ, подтверждающий право собственности работника на используемое им в процессе работы имущество (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-04-06/22274). Для транспорта это будет копия ПТС. Факт осуществления поездок на нем подтвердят путевые листы (письмо УФНС по Москве от 04.03.2011 № 16‑15/020447@).
Возможно использование имущества по доверенности. В этом случае окажется нужной и копия этого документа. Однако использование имущества по доверенности (т. е. не собственного) приведет к налогообложению компенсации по нему НДФЛ (письмо Минфина России от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).
О том, какие еще существуют точки зрения на удержание НДФЛ при выплате компенсации, читайте в статье «Облагается ли НДФЛ компенсация за используемый работником автомобиль?».
Таким образом, полный комплект документов, при котором становится возможной выплата возмещения за использование личного имущества в работе, будет таким:
- соглашение о выплате компенсации;
- трудовое соглашение или должностная инструкция, из текста которых следует, что работа ведется работником в разъездном режиме;
- документ о праве собственности на имущество или доверенность на его использование;
- технический паспорт на имущество (для транспорта — ПТС);
- документы, подтверждающие факт реального применения имущества в интересах работодателя (для транспорта — путевые листы).
Компенсация платится ежемесячно в сумме, зафиксированной как оплата за полный месяц соглашением о компенсации. Когда работник отсутствует на работе и не использует в это время свой транспорт для работы (отпуск, больничный, командировка), за период его отсутствия компенсация не начисляется (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).