Нормативы суточных выплат
Организация вправе сама определить размер суточных при командировке за границу (ст. 168 ТК РФ). Такие суммы нужно зафиксировать в коллективном договоре или во внутреннем нормативном документе.
О составлении внутреннего документа, регламентирующего правила, связанные скомандировками, подробнее читайте в нашем материале.
Однако для налоговых целей придется применять нормативы — верхние лимиты размеры суточных выплат. В этих границах суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ). При служебных поездках за рубеж установлено такое ограничение в размере 3 500 руб. Если, например, предприятие установило размер суточных 5 000 руб., то с оставшихся 1 500 руб. необходимо будет удержать и перечислить НДФЛ и взносы.
ВАЖНО! Необлагаемая сумма суточных при загранкомандировках равна 3 500 руб. Это правило действует с 01.01.2025. Ранее лимит был меньше и составлял 2 500 руб.
Особенности расчета суточных при загранпоездках
Стандартная формула расчета суточных выплат выглядит так:
Сумма суточных за период = Количество дней × Норматив суточных
Но на практике есть особенности. Так, если в 2025 году служебная поездка попадает на субботу, воскресенье или праздник, то суточные придется выплатить и за эти дни, а также заплатить заработную плату в двойном размере, но лишь в том случае, если в это время сотрудник будет выполнять трудовые обязанности. Такие правила зафиксированы в ст. 153 ТК РФ.
Однако данная формула справедлива лишь для рублевых расчетов. Может ли компания устанавливать нормативы в валюте? Оказывается, да.
Так, предприятие должно самостоятельно решить, какую валюту будет использовать при установке лимитов и перечислении суточных по загранпоездкам: российскую или иностранную. К примеру, суточные установлены в иностранной валюте. В этом случае возможны варианты.
- Выплата сотрудникам производится в российских рублях и эквивалентна валютным лимитам, зафиксированным в коллективном договоре или локальном акте. Курс пересчета в рубли берется на фактическую дату выплаты.
- Выплата происходит в валюте страны посещения. Тогда для контроля рублевых лимитов в соответствии с НК РФ используется курс на последнюю дату месяца утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).
Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте здесь.
Дни начала и окончания командировки
Особое внимание при расчете суточных по загранпоездкам следует уделить числу дней командировки. В 2025 году это зависит от фактически проведенных работником дней за пределами России.
Согласно пп. 17 и 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, день пересечения границы при отправке в командировку считается по зарубежному тарифу, а день прибытия — по тарифу внутри страны.
Утверждено новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). С 1 сентября 2025 года оно заменит особенности, утв. постановлением от 13.10.2008 № 749, и будет действовать до 01.09.2031. Подробнее здесь.
Нормы п.18 постановления № 749 сохранились и перекочевали в новое постановление № 501 в п. 15 в неизменном виде.
Пример расчета суточных по командировке за рубеж
Рассмотрим пример, когда организация устанавливает и выплачивает суточные по загранкомандировкам в рублях.
В июне 2025 года компания отправила троих сотрудников в загранкомандировку в Италию. Сидоров С. С. находился в поездке с 10 по 17 июня. Он выполнял трудовые обязанности только в рабочие дни, а в выходные и праздничные дни — с 12 по 15 июня 2025 года — на работу не выходил.
Внимание! Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. Об этом прямо сказано в п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (актуально до 31.08.2025, п. 9 постановления № 501 - действует с 01.09.2025). Поэтому, несмотря на то, что, находясь командировке, сотрудник в выходной или праздничный день отдыхал, за этот день ему равно выплачиваются суточные.
Два других сотрудника (Петров П. П. и Иванов И. И.) были отправлены в служебную поездку с 24 по 27 июня.
В соответствии с локальными актами на предприятии утверждены нормативы по выплате суточных в загранпоездках в размере 3 500 руб. для Сидорова и Петрова и 4 000 руб. — для Иванова. Лимит суточных по России для всех составляет 1000 руб.
Расчет суммы суточных для поездки в Италию составит:
- Для Сидорова: 10 июня — день пересечения границы, 11 июня — рабочий день, 12–15 июня — выходные и праздничные дни, 16 июня — рабочий, 17 июня — день пересечения границы в РФ. Таким образом, размер выплаты составит:
3 500 руб. × 7 дней + 1000 руб. × 1 день = 25 500 руб.
- Для Петрова: все дни рабочие, с 24 по 26 июня по тарифу 3 500 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:
3 500 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 11 500 руб.
- для Иванова: с 24 по 26 июня по тарифу 3 000 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:
4 000 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 13 000 руб.
Превышение лимитов, с которых нужно будет заплатить налоги, составит: по Сидорову и Петрову — 300 руб. по каждому (превышение по РФ: 1000 – 700 руб.), а по Иванову 1 800 руб. (превышение нормы по зарубежной поездке: 1 500 руб.(4 000 – 3 500) × 3 дня + превышение по РФ 300 руб.).
Как рассчитать НДФЛ с суточных сверх лимита, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите получить постоянный доступ к системе, запросите ее расценки.
Итоги
Несмотря на кажущуюся сложность расчета суточных по заграничным служебным поездкам, обычно бухгалтеры быстро «набивают руку» и практически не допускают ошибок. Главное — правильно зафиксировать необходимые нормы выплат, корректно рассчитывать суммы к выдаче и аккуратно вести документацию. В этом случае налоговикам будет не к чему придраться.