Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Кадровые документы, которые должны быть в организации

Кадровые документы - которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, - включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия.

Для чего нужны кадровые документы?

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

  • документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
  • документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  • трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

  • трудовая книжка (с 2021 года в оборот введены электронные трудовые книжки; вновь поступающим на работу оформляют исключительно ЭТК);
  • распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 (можно не оформлять) и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

  • личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

  • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале «Унифицированная форма № Т-5 — скачать бланк и образец».

  • распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

Алгоритм организации кадрового учета в организации приведен в КонсультантПлюс. Переходите по ссылке и знакомьтесь с актуальным материалом. Это бесплатно.

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

  • штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

  • график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
  • табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
  • В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Пример:

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2022 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

  • для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
  • для компании — 30 000–50 000 руб.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 1 000 – 3 000 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 5 000 – 10 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 200 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Итоги

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
3 декабря 2023 09:28
Постоянная ссылка
Инспектор ОК не произвел запись в трудовую книжку мою за 2 года я работала оператором котлов эта сезонная работа как восстановить запись?
Ответить
4 декабря 2023 20:57
Постоянная ссылка
Обратитесь к работодателю с просьбой внести запись.
Ответить
7 февраля 2023 19:36
Постоянная ссылка
Сотрудник работал мастером с 13.07.2022 , затем с 01.09.2022 переведен на должность бухгалтера. Идет в отпуск 13.02 2023 и берет за период работы (01.09.2022 - 12.07.2023) как бухгалтер 12 к.д. ( летом еще берет 12 к.д.) и еще 6 к.д. как мастер за период работы (13.07.2022 - 31.08.2022) за фактически отработанное время. Его отпуск за период с 13.07.2023 по 12.07.2023 как бухгалтера и как мастера составляет 30 к.д.
Этот же сотрудник работает по внутреннему совместительству на 0,5 ставки уборщиком помещений с 03.10.2022 ( и его отпуск составляет за период с 03.10.2022 по 02.10.2022 составляет 28 к.д.)
Как его правильно отправитьв отпуск по совместительству?
Ответить
8 февраля 2023 08:22
Постоянная ссылка
Теоретически, отпуск по совместительству и основной работе должны совпадать по времени 9ст. 286 ТК РФ). Либо пусть ждет отпуска по основному месту следующего, либо пусть берет по основному месту отпуск без сохранения заработной платы.
Ответить
7 февраля 2023 19:20
Постоянная ссылка
Нет в организации сотрудника по кадрам(инспектора). Некому работать. Можно ли разделить эту должность между двумя сотрудниками? Если да, то как правильно это сделать.
Ответить
8 февраля 2023 08:20
Постоянная ссылка
Варианта 2:
- оформить ка совмещение(ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ), это дополнительная работа выполняемая наряду с основной и в то же время за дополнительную плату;
- оформить как совместительство (ст. 60.1 ТК РФ,282 ТК РФ), это дополнительная работа выполняемая в свободное от основной работы время;

Совмещение проводят с письменного согласия работника, оформляют приказом с указанием размера доплаты.
Совместительство - это отдельный трудовой договор, с указанием режима занятости (не более 4 часов в день или половины от нормальной продолжительности рабочего времени) и размера заработной платы.
Выбор варианта за Вами, оба они законны.
Ответить
3 декабря 2020 12:37
Постоянная ссылка
Может ли работодатель при приёме на работу требовать данные о предыдущих моих фамилия и прописки прежние не в моём регионе?
Ответить
24 декабря 2022 13:30
Постоянная ссылка
Нет !
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Есть вопросы по налогам? Обсудите их с экспертами на форуме НН