Когда требуется отмена записи об увольнении
Необходимость аннулировать запись возникает в нескольких типичных ситуациях:
- работник отозвал заявление об увольнении по собственному желанию до истечения срока предупреждения (ст. 80 ТК РФ);
- работодатель отменил приказ об увольнении до фактического расторжения трудового договора;
- суд или трудовая инспекция обязали восстановить сотрудника на работе;
- отчет об увольнении был отправлен ошибочно, например, на не того сотрудника или раньше времени.
ВАЖНО! Если отчет уже принят СФР, просто удалить запись в бухгалтерской программе недостаточно. Фонд сохраняет переданные сведения на лицевом счете работника. Без отменяющей формы в электронной трудовой книжке останется запись об увольнении, что создает проблемы при трудоустройстве и расчете пенсии.
Важные нюансы при работе с ЕФС-1
При оформлении отмены увольнения следует учитывать несколько технических моментов:
- Сверка идентификатора (UUID). Крайне важно, чтобы уникальный идентификатор (UUID) отменяемого мероприятия в новом файле полностью совпадал с тем, что был зафиксирован в базе СФР при первичной подаче. Если программа создаст новый UUID, фонд не примет отмену.
- Титульный лист. Независимо от того, что вы подаете отмену только одной записи, титульный лист формы ЕФС-1 обязателен к заполнению.
- Статус СФР. Напоминаем, что с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Единый социальный фонд. Все корректировки и отмены подаются по новым форматам, утвержденным СФР.
- Если отчет об увольнении еще не был принят фондом (пришел протокол об ошибке), подавать отменяющую форму не нужно. Необходимо просто исправить ошибку в исходном документе и отправить его повторно. Отменяющая форма требуется только для записей, которые уже успешно прошли проверку и зафиксированы на лицевом счете сотрудника.
Какие нюансы учитывать при приеме сотрудников и их увольнении? Можно узнать в «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Порядок действий в «1С:ЗУП»
Если увольнение оформлялось в программе «1С:ЗУП», алгоритм такой:
- Откройте документ об увольнении через раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения», нажмите «Еще» – «Разблокировать форму», затем «Отмена проведения» или поставьте пометку на удаление. После этого сотрудник снова числится в программе работающим.
- Перейдите в «Кадры» – «Электронные трудовые книжки». Убедитесь, что исходный отчет об увольнении имеет статус «Проведен» (зеленая галочка).
- Нажмите «Создать» – «Регистрация трудовой деятельности» затем кнопку «Отменить». Выберите сотрудника и нужное мероприятие об увольнении. Оно отобразится серым. Проверьте идентификатор мероприятия и проведите документ.
- Снова создайте новый «ЕФС-1 (подраздел 1.1)» и через «Заполнить» добавьте отменяющую запись. В печатной форме в графе 11 должна стоять «X». Отправьте отчет в СФР с УКЭП.
Что делать, если нужно заменить данные, а не просто отменить?
Если ваша задача – не просто стереть запись, а исправить в ней ошибку (например, опечатку в номере приказа), процедура будет состоять из двух строк в одном отчете:
- Первая строка полностью дублирует ошибочное увольнение со знаком «X» в графе 11.
- Вторая строка содержит правильные данные без знака отмены.
Таким образом, в базе фонда старая запись аннулируется, а новая встает на ее место текущей датой.
Сроки и ответственность
Отменяющую форму следует подать в срок до конца следующего рабочего дня с даты подписания приказа об отмене увольнения либо со дня, когда судебное решение о восстановлении работника приобрело законную силу. Это тот же срок, что установлен для обычного кадрового отчета.
- Если ошибку обнаружил и исправил сам работодатель до того, как ее выявил СФР, штраф не применяется.
- Если фонд нашел расхождение первым, работодатель располагает пятью рабочими днями с даты получения уведомления, чтобы подать исправленную форму без санкций.
При пропуске срока руководителю или ИП начисляется административный штраф в диапазоне 300–500 р. за каждого работника с недостоверными данными (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). Отдельно за представление отчета на бумаге вместо обязательного электронного формата – штраф 1 000 рублей.
О судебной практике по ЕФС-1 мы рассказываем здесь.