Составляем обоснование представительских расходов - образец

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Обоснование представительских расходов - образец того или иного документа, подтверждающего данные расходы, может составляться с учетом ряда особенностей. Каких — разберемся в данной статье.

 

Что представляют собой представительские расходы?

Как обосновать представительские расходы в целях оптимизации налогов?

Приказ директора о мероприятии

Смета

Отчет по расходованию денежных средств

Первичные документы

Акт о списании затрат

Программа мероприятия

Положение о представительских расходах как инструмент их подтверждения

Итоги

 

Что представляют собой представительские расходы?

К представительским в соответствии с положениями п. 2 ст. 264 НК РФ следует относить следующие типы расходов:

  • затраты на проведение официальных мероприятий с участием представителей компании;
  • расходы на транспортные, буфетные услуги, заказанные в целях проведения соответствующих мероприятий;
  • расходы на услуги переводчика, если его помощь необходима для проведения официального мероприятия.

Представительские расходы (далее — ПР) могут быть использованы фирмой в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в величине, не превышающей 4% от расходов по оплате труда (их перечень определен в ст. 255 НК РФ).

Для того чтобы использовать ПР в целях оптимизации налогов, необходимо их обосновать.

Как обосновать представительские расходы в целях оптимизации налогов?

В письме Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 перечислены следующие основные способы обоснования рассматриваемых расходов:

  • составление приказа директора о проведении мероприятия, предполагающего совершение ПР;
  • составление сметы расходов по тому или иному мероприятию;
  • составление отчета по расходованию денежных средств в рамках проведения мероприятия.

Также Минфин в указанном письме рекомендует дополнительно подтверждать расходы, отраженные, в частности, в отчете различными первичными документами.

Существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем перечень документов в подтверждение ПР значительно сокращен до минимума: ведомство посчитало, что в данном случае фирме достаточно оформлять только отчет о расходах и дополнять его первичкой.

Тем не менее многие современные фирмы предпочитают в силу устоявшихся деловых обычаев собирать в подтверждение расходов представительского характера именно те документы, что приведены в более раннем приказе Минфина. Это часто обусловлено желанием фирмы оградить себя от претензий налогового ведомства, а также спецификой внутренней отчетности и контроля организации.

Кроме того, многие фирмы в целях подтверждения расходов (не считая форм, рекомендованных Минфином), составляют такие источники, как:

  • акт об осуществлении (списании) расходов;
  • программа проведения официального мероприятия.

Рассмотрим специфику составления перечисленных выше документов подробнее.

Приказ директора о мероприятии

Такой приказ должен содержать:

  • дату, номер составления документа;
  • наименование документа (например, «О проведении делового завтрака»);
  • наименование хозяйствующего субъекта;
  • текстовый блок с обоснованием проведения мероприятия (со словосочетанием «С целью»);
  • текстовый блок резолютивного характера («Приказываю»), в котором отражается перечень задач, поставленных перед ответственными лицами в рамках проведения мероприятия, а также перечень соответствующих лиц;
  • Ф. И. О., должность руководителя организации, его подпись.

Смета

Данный документ, используемый в целях подтверждения ПР, может содержать:

  • блок, отражающий факт утверждения документа директором;
  • дату составления документа;
  • наименование документа (например, «Смета представительских расходов в рамках проведения делового завтрака»);
  • сведения о запланированном месте проведения мероприятия;
  • данные о запланированном количестве участников мероприятия в том или ином статусе (организаторов, приглашенных, представителей фирмы, ее партнеров);
  • перечень статей ПР с указанием соответствующих им запланированных сумм;
  • общую сумму предполагаемых ПР в рамках мероприятия;
  • Ф. И. О. и подпись главного бухгалтера фирмы;
  • Ф. И. О., должность руководителя фирмы и его подпись.

Отчет по расходованию денежных средств

Соответствующий отчет по своей структуре может быть логическим продолжением предыдущего источника — сметы. То есть он будет содержать:

  • дату составления, наименование документа (например, «Отчет о представительских расходах в рамках проведения делового завтрака»);
  • сведения о фактическом количестве участников мероприятия в том или ином статусе;
  • сведения о фактическом месте проведения мероприятия;
  • перечень статей расходов с указанием соответствующих им фактических сумм;
  • общую сумму фактических ПР в рамках мероприятия;
  • Ф. И. О., должности и подписи сотрудников, ответственных за составление отчета.

Первичные документы

Первичные документы, подтверждающие совершение фирмой ПР, могут быть представлены в довольно широком спектре. К ним относятся:

  • акты выполненных работ;
  • счета на оплату;
  • счета-фактуры;
  • накладные;
  • договоры с контрагентами на оказание услуг.

Первичка должна удовлетворять критериям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  • содержать наименование и дату составления;
  • включать название хозяйствующего субъекта, сформировавшего первичный документ;
  • отражать конкретный факт хозяйственной жизни, величину его измерения в денежном или же натуральном выражении с указанием тех или иных единиц измерения;
  • включать наименования должностей и Ф. И. О. ответственных лиц, участвовавших в правоотношениях, в результате которых у фирмы появились ПР;
  • содержать подписи соответствующих должностных лиц.

Отметим, что договор с контрагентом на оказание услуг, что входят в состав ПР, составляется по общим принципам, установленным гражданским законодательством. В этом смысле он не отличается по структуре и правовому статусу от иных соглашений фирмы с какими-либо контрагентами.

Так, например, типичный договор на оказание услуг по переводу, буфетному обслуживанию или транспортным перевозкам может включать:

  • преамбулу;
  • раздел, в котором определяется предмет соглашения;
  • раздел с правами и обязанностями сторон;
  • раздел с ценами и порядком осуществления расчетов;
  • раздел, в котором отражается ответственность сторон;
  • раздел, в котором указывается срок действия соглашения;
  • раздел с прочими условиями;
  • раздел с реквизитами сторон сделки, их подписями.

Акт о списании затрат

Рассматриваемый акт предназначен для удостоверения факта совершения ПР уполномоченными лицами. Чаще всего — входящими в состав специальной комиссии из числа представителей компании, которая осуществила ПР.

Соответствующий акт может содержать:

  • дату, наименование документа (например, «Акт на списание расходов в рамках проведения делового завтрака»);
  • перечень членов комиссии, удостоверяющих факт совершения фирмой ПР;
  • перечень статей расходов с указанием соответствующих им фактических сумм, которые подтверждаются комиссией (данный блок может быть идентичным отраженному в предыдущем документе — отчете);
  • общую сумму фактических расходов в рамках мероприятия, которая подтверждается комиссией — аналогично, как в отчете;
  • заключение комиссии об обоснованности осуществления расходов в указанном перечне;
  • заключение комиссии о списании соответствующих расходов в расходы той категории, что определяется в рамках бухгалтерского учета (чаще всего это «прочие затраты» в соответствии с п. 8 ПБУ 10/99).
  • Ф. И. О., должности членов комиссии, их подписи.

Программа мероприятия

Многие фирмы предпочитают дополнять рассмотренный нами комплект документов также программой официального мероприятия.

Данный источник может включать:

  • наименование (например, «Программа делового завтрака»);
  • формулировки, отражающие цель проведения официального мероприятия;
  • дату или период, место проведения мероприятия;
  • перечни участников мероприятий с тем или иным статусом;
  • перечни партнерских организаций или физлиц, к которым хозяйствующий субъект планирует обратиться в целях получения услуг по переводу, транспортных и иных услуг.
  • Ф. И. О., должности, подписи лиц, ответственных за проведение мероприятия.

Положение о представительских расходах как инструмент их подтверждения

Рассмотренные нами документы, которые используются в целях подтверждения фирмой ПР, могут дополняться внутрикорпоративным положением о ПР.

Данное положение может быть отдельным локальным нормативным актом или частью учетной политики организации и разрабатываться в целях:

  • упорядочивания процесса подтверждения ПР теми или иными категориями ответственных сотрудников — например, сотрудниками бухгалтерии;
  • упорядочивания процесса реализации официальных мероприятий.

Такое положение имеет смысл утверждать, если фирма проводит те или иные официальные мероприятия регулярно.

В случае если оно утверждено, рассмотренные нами документы для подтверждения расходов будут составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к соответствующему положению.

Итоги

ПР, определенные в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, могут быть использованы фирмой в целях уменьшения налогооблагаемой базы в установленных пределах. Для этого они должны быть подтверждены.

Ознакомиться с иными полезными сведениями о ПР вы можете в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?».

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения