Работа с содержащими коммерческую тайну документами требует от сотрудников особых знаний и умений, а от руководства — обеспечения специальных условий. Из нашего материала вы узнаете о нюансах этого процесса.
Что предполагает доступ к информации, составляющей коммерческую тайну?
Доступ к конфиденциальным коммерческим сведениям может происходить:
- с разрешения их обладателя (на законных основаниях);
- против желания обладателя (умышленное разглашение, кража, утечка сведений по неосторожности ответственных лиц);
- по запросам госорганов;
- при иных условиях (технических сбоях, организационных недоработках и др.).
Для того чтобы информация конфиденциального характера не стала общедоступной, доступ к ней должен быть организован по специальной технологии, включающей:
- выстраивание алгоритмов работы с коммерческими данными на всех этапах их жизненного цикла (получения, обработки, передачи, хранения и уничтожения содержащих секретные данные носителей информации);
- четкое исполнение сотрудниками установленных в компании регламентов работы с коммерческими сведениями секретного характера;
- регулярные контрольные процедуры по соблюдению внутрифирменных инструкций и положений, посвященных режиму коммерческой тайны;
- своевременное обновление и усиление защиты применяемых для обеспечения охраны информации технических средств;
- систематическую профилактическую работу по выявлению существующих и потенциальных каналов утечки информации;
- иные мероприятия (по установленным в компании схемам).
Таким образом, полноценная защита информации от несанкционированного доступа — это организованная на регулярной основе система мероприятий, эффективность проведения которых зависит от взаимодействия и добросовестного исполнения обязанностей обеими сторонами трудовых взаимоотношений (работодателем и работниками).
Функции работодателя по организации работы с содержащими коммерческую тайну документами
Действия администрации по защите секретной коммерческой информации от несанкционированного доступа и разглашения предусматривают:
- разделение общего массива коммерческой информации на обычную и ограниченного доступа;
- упорядочение процессов работы с секретной информацией (разработка инструкций и иных локальных актов по работе с секретными данными);
- создание и ведение учетных регистров, позволяющих фиксировать всех получателей секретных данных;
- регулирование процесса использования секретных сведений (работниками — на основании трудовых договоров, контрагентами — на основании гражданско-правовых договоров);
- проставление на носителях с секретной коммерческой информацией специальной метки (грифа «Коммерческая тайна»).
Указанные меры предусмотрены ст. 10 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ как минимально достаточные для признания установленным в компании режима коммерческой тайны.
Администрация фирмы, заинтересованная в создании эффективно функционирующей системы защиты коммерческих секретов, может, помимо указанных мероприятий, предпринять дополнительные шаги охранного характера с учетом:
- специфики деятельности компании;
- нюансов работы с секретными сведениями;
- объемов и видов документов, содержащих секретную информацию;
- иных особенностей.
О функциях сотрудников в механизме защиты коммерческих сведений конфиденциального характера узнайте из следующего раздела.
Роль сотрудников компании в обеспечении сохранности секретной информации
Сотрудники компании, получившие доступ к секретной коммерческой информации, являются равноправным элементом в системе ее защиты (наряду с техническим оснащением и организационными мерами). От их добросовестности и порядочности зависит степень вероятности утечки секретов фирмы и в итоге ее успешность и прибыльность.
Основная задача работающего с конфиденциальными сведениями персонала — досконально изучить и неукоснительно выполнять требования внутрифирменных инструкций по защите информации, следуя принципам:
- своевременности — вовремя регистрировать, исполнять и передавать в санкционированном режиме носители секретной информации, своевременно сообщать руководству обо всех случаях попыток несанкционированного доступа к секретным документам;
- надежности — обеспечивать надежное хранение секретных сведений;
- бдительности — пресекать действия иных лиц, приводящие к разглашению, утрате или краже секретных документов, обеспечивать сохранность не только секретных документов, но и всех элементов их защиты (ключей, сейфов, личных печатей, паролей и т. д.);
- правдивости — не умалчивать от руководства и службы безопасности случаи утечки (утраты, недостачи) конфиденциальных сведений, каналы и способы такой утечки, сообщать обо всех случаях порчи носителей сведений конфиденциального характера, неучтенных секретных документов.
О реализации принципов разного характера в практической деятельности — см. в материалах:
- «Основные принципы государственного финансового контроля»;
- «Что является основными принципами социального партнерства?».
Итоги
Для работы с содержащими коммерческую тайну документами необходима реализация набора строго регламентированных процедур, включающих предусмотренные законом № 98-ФЗ (о коммерческой тайне) и внутрифирменными локальными актами меры.