Положение об отпусках - обязательно или нет?
Положение об отпусках в трудовом законодательстве не является документом, обязательным для составления. Многие условия могут быть прописаны непосредственно в трудовом/коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка.
Что такое правила внутреннего трудового распорядка, какие вопросы они регламентируют, обязателен ли этот документ в организации, узнайте из Готового решения от справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». Для его просмотра получите демодоступ к системе. Это бесплатно.
Если отсутствуют спорные моменты, связанные с предоставлением отпусков, то можно не формировать никаких дополнительных положений. Однако нужно понимать, что такой документ будет крайне важен на предприятии, где предоставляются дополнительные отпуска, где есть высокая вероятность споров при согласовании отпускных дней или их переносе либо при отзыве работника из отдыха. Четкое регулирование этих вопросов позволит работодателю быть уверенным в бесперебойности производственного процесса, а сотруднику — гарантировать его право на отдых.
Каждый работодатель самостоятельно для себя решает, необходимо ему издавать положение об отпусках или нет, но, по нашему мнению, такой документ может быть полезен обеим сторонам трудового договора.
Какие вопросы учесть при составлении положения об отпусках
Обязательной формы положения об отпуске ТК РФ не предусматривает. Поэтому работодатель сам разрабатывает его форму и включает те разделы, которые, по его мнению, необходимы. Мы рекомендуем обозначить вопросы, касающиеся:
- видов отпусков, особенно дополнительных, потому что очередные более четко регулируются законодательством, и их продолжительности;
- порядка предоставления отпусков;
- правил оплаты дней отдыха;
- документооборота — какой документ на каком этапе создается и кому передается, как оформляется такая передача;
- отзыва из отпуска и, соответственно, переноса или продления отпуска;
- возможности догулять отпуск перед увольнением.
Конечно, разделов у конкретного работодателя может оказаться больше. Так, например, можно упомянуть в положении о предоставлении отпуска работникам перед увольнением или о минимальном стаже для получения отпуска. Мы же остановимся пока на перечисленных выше и разберем подробнее, как оформить каждый из этих разделов.
Положение о видах отпуска и их продолжительности
Трудовой кодекс определяет минимальное количество положенных работнику за год работы оплачиваемых дней — 28. Это ежегодный очередной оплачиваемый отпуск. Работодатель в некоторых случаях вправе, а в некоторых просто обязан добавить дополнительно оплачиваемые дни своим работникам, например, в связи с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ), недостижением работником совершеннолетия (ст. 267 ТК РФ).
Отдельного рассмотрения требует вопрос предоставления дополнительного отпуска. В положении следует прописать, сколько дополнительных оплачиваемых дней положено отдельным категориям работников с отсылкой на нормы Трудового кодекса либо на личную инициативу руководства компании.
Не будет лишним обговорить порядок предоставления отпусков за свой счет: тех, которые согласовываются с работодателем, и тех, в которых работодатель не имеет права отказать, например, инвалидам полагается неоплачиваемый отпуск до 60 календарных дней в году, работающим пенсионерам (по старости) — до 14 дней (ст. 128 ТК РФ).
Положение о порядке предоставления отпусков
Порядок предоставления отпусков зачастую приводит к спорам как между работником и работодателем, так и между работниками, которые подбирают для себя наиболее удобное время отдыха. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, в положении следует прописать следующие моменты:
- Через какое время после трудоустройства работник вправе подать заявление на отпуск, можно ли в таком случае отгулять полный отпуск или же отпуск предоставляется из расчета отработанного времени.
- Какие категории работников выбирают удобное время для отпуска в приоритетном порядке — законодательством, например, определены работники с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, младшему из которых не исполнилось 14 лет (ст. 122, ч. 1, 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК РФ). Руководство вправе расширить этот перечень.
- Как разделить отпуск на части. Этот вопрос обычно остается на согласование сторон трудового договора, единственное — одна часть отпуска не должна быть короче 14 дней (ст. 125 ТК РФ).
- Присоединяется ли дополнительный отпуск к основному или отгуливается отдельно.
Перечень вопросов может быть расширен.
Положение об оплате отпусков
Законодательство регулирует крайний срок оплаты отпускных — не позднее трех календарных дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Причем если такой день приходится на выходной или праздник, то выплату необходимо произвести заранее. Работодатель вправе обозначить другую — более раннюю дату — и придерживаться ее при осуществлении выплат.
Кроме отпускных, на многих предприятиях принято выплачивать матпомощь к отпуску. Порядок ее выплаты и определения суммы для каждого работника также следует прописать в положении.
В случае принятия решения руководством о компенсации проезда к месту проведения отпуска в положении следует прописать порядок выплаты такой компенсации. Особенно такая норма будет актуальна для работодателей из районов Крайнего Севера и приравненных к нему местностей.
Положение о документообороте
В этом разделе необходимо охватить моменты, связанные с оформлением документов по предоставлению отпуска, ознакомлением с ними работников, уведомлением каждой стороны трудового договора о тех или иных событиях, влияющих на продление отпуска или его сокращение. На что здесь следует обратить внимание:
- Порядок составления графика отпусков, его утверждения, соблюдения. Вообще, положение о графике отпусков является значимым, ведь формирование графика зачастую вызывает споры и недовольство в коллективе. Напомним, что график необязательно согласовывать со всеми работниками. И чтобы избежать разногласий, в положении следует четко прописать тех работников, чье мнение должно быть учтено при выборе времени отдыха.
- Порядок уведомления работника о предстоящем отдыхе. Этот порядок и форма уведомления не определены законом, они оставлены на откуп работодателям. В качестве вариантов можно рассмотреть составление отдельного документа, который предоставляется работнику, а после ознакомления с него берется подпись, чтобы зафиксировать этот факт. А можно завести отдельный журнал, в котором будет регистрироваться новое уведомление с местом для подписи сотрудника.
- Порядок написания заявления на отпуск:
- В каких случаях отдых предоставляется по заявлению, а не согласно утвержденному графику. Обычно это касается отпусков без сохранения заработной платы либо переноса отпуска по инициативе работника.
- За сколько дней его направлять работодателю, чтобы последний смог произвести оплату отпускных дней в установленный законодательством срок.
- Порядок информирования работодателя о событиях, влияющих на продление отпуска, например, в связи с болезнью, наступившей в период отдыха. В положении следует закрепить обязанность работника по такому информированию. Письменная или устная это форма, неважно, главное — чтобы работодатель был извещен о причинах невыхода сотрудника в первый рабочий день после отпуска по графику или по приказу.
- Порядок оформления приказа о предоставлении отпуска, его продлении или переносе.
Положение об отзыве работников из отпуска
Отзыв работника из отпуска — это инициатива работодателя. Работник должен дать согласие на отзыв, и в положении следует указать, каким образом это согласие может быть получено.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Статья 125 ТК РФ запрещает отзывать из отпуска «вредников», беременных и несовершеннолетних. Отзыв отмеченных категорий чреват санкциями по КоАП РФ.
Другим важным вопросом этого раздела должен стать порядок предоставления недогулянных в связи отзывом дней отпуска. Здесь не должно нарушаться правило о продолжительности одной из частей отдыха не менее 14 дней и о предоставлении работнику оставшегося отпуска в удобное для него, а не для работодателя время.
Как отозвать работника из отпуска по инициативе работодателя, рассказывается в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Для изучения материала оформите бесплатный пробный доступ к системе.
Как утвердить положение об отпусках и ознакомить работников с ним
Чтобы положение заработало, его нужно утвердить. Делается это обычно путем издания приказа об утверждении и введении в действие с определенного числа.
Работники, и давно работающие, и вновь принимаемые, должны быть ознакомлены с положением о предоставлении отпусков, с положением о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках, об оплате и прочими положениями, закрепленными в едином положении об отпусках.
Неознакомление работников с документом может привести к спорам, в т. ч. и судебным. Также это чревато наказанием по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП. Поэтому каждого работника следует ознакомить с положением под подпись. Подписи можно собрать на приказе, утверждающем положение, в частности, после фразы «С приказом ознакомлены», а можно на отдельном листе, приложив его прямо к положению об отпусках, либо же завести специальный журнал ознакомления с локальными нормативно-правовыми актами, изданными на предприятии.
В том случае, если на предприятии создан и действует профсоюз, то мнение последнего должно быть учтено при составлении положения. Отсутствие мотивированного мнения может повлечь наказание по ч. 1 ст. 5.31 КоАП РФ.
Где скачать положение об отпусках - образец 2024 года
Единого образца положения об отпусках не существует. Каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно, учитывая те вопросы, которые важны именно ему.
Подготовленный экспертами «КонсультантПлюс» образец положения об отпусках 2024 года можно доработать индивидуально, включив дополнительно нужные или, наоборот, исключив ненужные разделы.
Скачать положение об отпусках, подготовленный экспертами, можно по ссылке ниже. Если у вас нет доступа к системе "КонсультантПлюс", получите его бесплатно на пробной основе:
Скачать положение бесплатно в К+
Итоги
Итак, согласно ТК положение об отпуске не является обязательным документом. Ведь многие вопросы могут быть урегулированы непосредственно нормами Трудового кодекса и условиями трудового (или коллективного) договора.
Работодатели самостоятельно принимают решение о том, стоит ли оформлять такой документ, и если да, то каким образом. Чтобы помочь с созданием положения об отпусках, мы рассмотрели круг вопросов, который можно включить в него. Доработка окончательного варианта должна быть произведена под конкретного работодателя.