Когда писать объяснительную бухгалтеру
Объяснительная бухгалтера об ошибке в работе представляет собой особый документ. Он составляется, если возникает необходимость объяснить какую-либо ситуацию, поступок или происшествие. Записка необходима для того, чтобы установить виновных в допущенной ошибке, определиться с их наказанием, разобрать какой-то конфликт и так далее.
Как правило, сотруднику, который нарушил определенные правила или условия работы, дается два полных дня на то, чтобы написать объяснительную записку. При этом в зависимости от конкретных ситуаций, от индивидуальных обстоятельств, работодатель может установить больший срок. В этом случае время составления документа должно быть зафиксировано во внутренних положениях предприятия. Также в них должны быть представлены иные дополнительные требования, которые касаются предоставления объяснений.
Как правильно оформлять объяснительную?
Объяснительная записка составляется сотрудником по инициативе непосредственного начальника, руководителя предприятия или компании. Этот документ составляет работник, который совершил тот или иной дисциплинарный проступок. Во всех остальных ситуациях пишется служебная или докладная записка. В отличие от них, объяснительная, пишется по собственной инициативе.
Единых установленных правил, на основании которых необходимо составлять объяснительную бухгалтера об ошибке в работе, не существует. Ее форму, как правило, разрабатывает руководитель, ориентируясь на основные ГОСТы, которые касаются оформления документов. Есть только общие моменты, которые необходимо в обязательном порядке соблюдать.
В первую очередь, объяснительная записка должна состоять из двух частей. В первой части сотрудник должен описать произошедшую ситуацию во всех подробностях. Во второй части приводятся объясняющие, совершенные действия, обстоятельства. В обязательном порядке в конце должна стоять подпись сотрудника, дата составления документа. Для того чтобы придать большей убедительности своим словам, сотрудник может предложить к объяснительной записке дополнительные документы или фотографии. Необходимость в объяснительной записке основана на том, что, если дело дойдет до судебного спора, действия работодателя без данного документа могут признать необоснованными.
По возникшей ситуации свое решение руководитель фиксирует в резолюции. Проставляется она в верхнем углу полученного от сотрудника документа. Если для составления резолюции требуется согласование непосредственного руководителя сотрудника или другого должностного лица, на отдельном листе или в нижней части записки ставится его виза. После того как руководитель проставляет резолюцию с принятым решением, документ передается бухгалтеру или кадровику на исполнение.
Вы можете бесплатно скачать образец объяснительной записки об ошибке бухгалтера, кликнув по каортинке ниже:
Образец объяснительной записки работника
Когда необходимо составить объяснительную записку
Для того чтобы понять суть объяснительной записки, а также ее основное предназначение, стоит разобрать три примера. Речь идет о составлении подобного документа бухгалтером в трех распространенных ситуациях - отмена командировки, обнаружение недостачи и допущение ошибок в отчетных документах.
Отмена командировкой и обоснование
Нередко на предприятиях или в компаниях возникают ситуации, когда сотрудника отправляют в командировку. В этом случае работодатель или ответственные лица приобретают билеты, оформляют визу, бронируют гостиницу. Но в последний момент по каким-то обстоятельствам командировка может отмениться. Например, работник может заболеть, принимающая сторона может перенести встречу. Также работник может не поехать по причине того, что у него заболел кто-то в семье. Для того чтобы обосновать командировку, которая не состоялась по уважительной причине, сотрудник должен подготовить записку в произвольной форме. Данный документ с проставленной резолюцией от руководителя будет основанием для того, чтобы не назначать сотруднику те или иные санкции.
Недостача при учете материальных ценностей
Если результат проведенной инвентаризации показал, что в кассе или по документам выявлена недостача, руководитель также имеет право попросить у сотрудника письменное объяснение. Причина в том, что в зависимости от того, установлен виновный в недостаче или нет, будут зависеть дальнейшие действия работодателя. Также от этого зависит то, как будет отражена недостача в учете. В объяснительной записке бухгалтера об ошибке он должен максимально подробно изложить причины недостачи. Должен доказать, что не имеет никакого отношения к недостаче, что она возникла не по его вине.
Если же сотрудника признали виновником в недостаче, с него будет списана сумма причиненного ущерба. В подобной ситуации оформляется приказ с решением об удержании. В нем должна быть указана точная сумма, которую нужно удержать. Согласие провинившегося сотрудника в подобной ситуации не требуется, то есть, при доказательстве его вины, сумму недостачи с него вычтут в любом случае.
Если же сотрудник в недостаче не виноват, если не было выявлено виновное лицо, составляется официальный приказ, который утверждает результаты проведенного учета и инвентаризации. В нем также прописывается порядок списания недостачи. Сделать это можно в разделе с расходами. Здесь важно обратить внимание, что сумма общей недостачи не должна выходить за пределы норм естественной убыли. Также недостача может быть списана в том случае, если она произошла по причине чрезвычайной ситуации, например, аварии, пожара, стихийного бедствия. Но в этом случае, в обязательном порядке, должны присутствовать, подтверждающие этот факт, документы.
Как пояснить причины допущенной ошибки
Если бухгалтер в своей работе допустил ошибки, то при оформлении пояснительной записки, он должен максимально четко прописать причину произошедшего. В зависимости от сложившихся обстоятельств, от тяжести проступка, работодатель будет применять к нему дисциплинарное взыскание. Это может быть не только выговор или замечание, но даже увольнение, при особо серьезных ситуациях. Как правило, руководитель принимает свое решение, в зависимости от объяснительной бухгалтера, от его поведения, от того, насколько ответственно он относится к должностным обязанностям.
Важные моменты при совершении ошибки
В ситуации, когда сотрудник отказывается представить объяснительную записку с указанием причин произошедшей ситуации или поступка, ответственные лица должны составить официальный акт об отказе и дать объяснение. В акте нужно в обязательном порядке прописать, что работник, который должен был дать объяснение, высказал отказ. Такой акт в обязательном порядке составляется при двух свидетелях.
В ситуациях с допущением бухгалтерских ошибок, понижение зарплаты, как санкция, не предусмотрено. Руководителям, которые пренебрегают этим правилом, могут быть вменены штрафные в санкции. Единственное, что можно сделать, это в положении о премировании сотрудников, во внутренних корпоративных документах, прописать условия того, когда и при каких обстоятельствах можно депремировать работника или снизить размер премии. Это должно касаться тех сотрудников, которые халатно относятся к своим должностным обязанностям и часто допускают ошибки в работе.
Подводя итоги
На основании всего сказанного выше, становится понятно, что есть определенный порядок, прописанный в Трудовом кодексе, относительно того, как руководитель может требовать объяснения с работника. Если работодатель считает, что его сотрудник в чем-то виноват, наказывать его сразу категорически нельзя. Первое, что необходимо сделать, это предложить составить объяснительную бухгалтера об ошибке с указанием в ней причин происшедшего. Именно для этого и нужна объяснительная записка. При этом важно понимать, что оформление и составление этого документа, это дело добровольное. Сотрудник всегда может отказаться, но, при этом, он не освобождается от ответственности. Важно понимать, что сотрудника не накажут за отказ писать объяснительную, но все равно лучше объяснить работодателю, по какой-то причине произошла та или иная ситуация, почему была допущена ошибка. Благодаря этому можно будет смягчить взыскание и даже избежать его.