Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
Форма 6-НДФЛ — ключевые особенности её таковы:
- 6-НДФЛ совмещает суммовую и календарную информацию;
- 6-НДФЛ обладает спецификой — сочетает систему наращивания данных от периода к периоду с квартальной градацией информации по налогу к уплате.
Форма 6-НДФЛ, по которой отчитываемся за 2025 год, введена с 1 квартала 2024 года, она же действует и в 2026 г. Скачайте актуальный бланк 6-НДФЛ для подготовки отчетности за 2025 год, кликнув по картинке ниже:
Образец 6-НДФЛ за 2025 год можно посмотреть в КонсультантПлюс, бесплатно, оформив пробный доступ к системе:
Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
Отчетность 6-НДФЛ должны составлять налоговые агенты — это следует из НК РФ и порядка заполнения формы.
Например, является ли адвокат налоговым агентом и должен ли он сдавать 6-НДФЛ? Должен, если он учредил адвокатский кабинет и выплачивает физлицам доходы (п. 1 ст. 226 НК РФ).
К налоговым агентам относятся:
- отечественные фирмы и ИП;
- обособленные подразделения иностранных фирм в нашей стране.
Для всех указанных коммерсантов действует общий алгоритм: «заплатил физлицу — оформи 6-НДФЛ».
Об обязанностях и ответственности налоговых агентов по НДФЛ читайте в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».
Существует еще одна категория налоговых агентов по НДФЛ, отдельно не обозначенных в п. 1 ст. 226 НК РФ, но упоминаемых в п. 2 ст. 230 НК РФ — это обособленные подразделения (ОП) отечественных фирм.
В отношении 6-НДФЛ каждое такое ОП фактически признается самостоятельным налоговым агентом — все имеющие подразделения фирмы, обязаны представлять расчет отдельно по каждому ОП (если организация не выбрала централизованный способ уплаты и отчетности по НДФЛ). На титульном листе таких 6-НДФЛ указывается ОКТМО и КПП соответствующего ОП, а в остальном алгоритм формирования подобен аналогичному расчету центрального подразделения.
Если выплат работникам подразделения в отчетном периоде не было, организация сама решает, сдавать нулевой 6-НДФЛ или сообщить об отсутствии объекта по НДФЛ в налоговую письмом.
Куда сдавать 6-НДФЛ по ОП, узнайте из статьи «Порядок сдачи формы 6-НДФЛ по обособленным подразделениям».
Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году
В настоящее время сроки сдачи 6-НДФЛ, как впрочем и остальных отчетов в налоговую, установлены на единую дату - 25 число. Если срок выпал на выходной, он сдвигается вперед на ближайший рабочий день. Таким образом, в 2026 году подавать 6-НДФЛ нужно не позднее:
- 25 февраля - итоговый отчет за 2025 г.;
- 27 апреля - отчет за 1 квартал 2026 г.;
- 27 июля - отчет за полугодие;
- 26 октября - отчет за 9 месяцев.
Сдать расчет за 2026 год потребуется до 25.02.2027.
Подробнее про сроки сдачи отчета 6-НДФЛ читайте в этой статье.
Чего ожидать от налоговиков, если 6-НДФЛ сдан не вовремя? Об этом расскажет статья «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».
Сдать отчет на бумаге могут только те работодатели, число работников у которых до 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Остальные должны отчитываться электронно.
Здесь возникает вопрос: формулировка «до 10 человек» означает «10 включительно» или «менее 10» (то есть 9)? Ответ на него вы найдете в КонсультантПлюс. Получить пробный доступ к системе можно бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Подробности о том, как отчитываться по НДФЛ и платить его в бюджет, ищите в этой статье.
Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
Совмещение предпринимателем ОСНО или УСН с ПСН — это повод разобраться, как сдавать 6-НДФЛ.
За основу берется общий подход: 6-НДФЛ сдается по месту учета в инспекции. Но необходимо учесть один нюанс: при совмещении режимов мест учета может быть несколько (п. 7 ст. 226 НК РФ), поэтому коммерсанту необходимо сдать как минимум 2 отчета:
- первый 6-НДФЛ с данными о доходах, выплаченных работникам, занятым в облагаемой по ОСНО или УСН деятельности — в ту инспекцию, где коммерсант зарегистрирован в качестве ИП (по месту его жительства);
- второй отчет отправляется в инспекцию, на территории которой осуществляется деятельность ИП, переведенная на ПСН. В нем нужно отразить выплаченные доходы по работникам, связанным только с этими видами деятельности.
Сдают ли 6-НДФЛ ИП без работников, см. здесь.
Сдача 6-НДФЛ за 2025-2026 годы (нюансы)
При заполнении 6-НДФЛ за периоды 2025-2026 годов требуется учесть присущие только данному расчету особенности, которые можно классифицировать:
- на технические;
- учетные;
- логические;
- организационные.
К техническим особенностям заполнения 6-НДФЛ можно отнести:
- схему заполнения ячеек (1 ячейка — 1 цифра, направление заполнения — слева направо, незаполненные поля прочеркиваются, при отсутствии показателя проставляется «0»);
- метод формирования отчета: для бумажного варианта — цвет чернил заполнения отчета только синий, черный и фиолетовый, запрет на использование корректирующих средств для исправления ошибок и др.; для электронной формы — применение шрифта Courier New высотой 16–18 пунктов при заполнении отчета и др.
Среди основных учетных особенностей 6-НДФЛ можно назвать:
- формирование показателей обоих разделов как нарастающим итогом, так и за последние 3 месяца отчетного периода;
- обезличенность данных отчета — приводятся обобщенные показатели без привязки к конкретному получателю дохода.
Персонализированные сведения сдаются только в составе годового 6-НДФЛ в виде Приложения 1 — это бывшая справка 2-НДФЛ.
Логические особенности 6-НДФЛ заключаются в необходимости соблюдения специальных принципов отражения данных:
- в разделе 1 показатели заполняются как нарастающим итогом (строки 020 и 030), так за 3 последних месяца отчетного периода по каждому сроку уплаты НДФЛ (строки 021-026) и по каждому сроку возврата налога (строки 031-036). Аналогичным образом (нарастающим итогом и за квартал) данные об удержанном и возвращенном НДФЛ приводятся в разделе 2: строки 160 и 190 заполняются с начала года, а строки 161-166 и 191-196 - за последний квартал;
- в разделе 2 не может быть отрицательных сумм: если стр. 130 (вычеты) превышает стр. 120 (доходы), вычеты принимаются равными доходам и др.
Правильно заполнить расчет вам поможет наш чек-лист. Скачать его можно здесь.
Основной организационной особенностью является обязательное применение регистров по НДФЛ в качестве первоисточника данных для заполнения 6-НДФЛ.
Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ ищите здесь.
Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
Возможность не сдавать 6-НДФЛ появляется только в одном случае — если в отчетном периоде отсутствовали выплаты в пользу физлиц.
Такая ситуация возможна, если:
- бизнес находится на предварительном этапе становления (этап решения организационных аспектов, набора штата — при этом никакие выплаты физлицам не производятся);
- финансовое состояние не позволяет производить какие-либо выплаты из-за недостатка или отсутствия денежных ресурсов;
- в иных аналогичных ситуациях.
В этом случае о несдаче 6-НДФЛ налоговую целесообразно проинформировать письмом, образец которого вы можете найти здесь.
При этом если в 1-м квартале года доходы выплачивались, а затем до конца года выплаты отсутствовали, 6-НДФЛ за все отчетные периоды требуется обязательно представить, поскольку расчет требуется составлять нарастающим итогом от начала года.
В такой ситуации:
- в раздел 1 за следующие за 1 кварталом периоды информация не заносится ввиду ее отсутствия — при заполнении этого раздела принимаются во внимание выплаты последнего в отчетном периоде квартала;
- в разделе 2 расчетов за все последующие отчетные периоды повторятся показатели 1-го квартала.
Облегчить составление 6-НДФЛ можно следующими путями:
- использовать специальные программные продукты;
- минимизировать риск появления ошибок (контролировать проверяемые параметры расчета, в том числе используя применяемые налоговиками контрольные соотношения) — это позволит избежать подачи корректировок и иных пояснений;
- иные способы (усиление контроля достоверности данных на этапе сбора первичной информации, системное повышение квалификации специалистов компании, позволяющее свободно ориентироваться в нюансах налогового законодательства и др.).
Механизм снижения риска ошибок в 6-НДФЛ рассматривается в статье «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».
Как проходит камеральная проверка отчета 6-НДФЛ, читайте здесь.
Итоги
Основные виды отчетности работодателя — это 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. На вопросы о 6-НДФЛ: кто сдает и когда, мы ответили выше. А про РСВ мы подробно рассказываем в этой рубрике.