Важно! В статье рассмотрен порядок заполнения формы 6-НДФЛ, действовавшей до 2021 года. В актуальной форме строки с подобным показателем нет. Заполнить и сдать 6-НДФЛ в 2023 году вам поможет наша рубрика, которая оперативно обновляется.
Дата удержания налога в 6-НДФЛ: стандартный подход
При выплате дохода физическому лицу у коммерсанта появляется новый статус — он признается налоговым агентом, обязанным исчислить НДФЛ, удержать его из доходов получателя и перечислить в бюджет.
Об обязанностях налогового агента по НДФЛ узнайте из этой публикации.
Указанные действия придется выполнять, если физическое лицо получило:
- заработок;
- отпускные;
- подарки;
- иные виды доходов.
В 6-НДФЛ дата удержания налога (УН) — один из обязательных к заполнению параметров.
При этом она находится в зависимости:
- от того, совпадает ли период удержания с периодом начисления НДФЛ;
- вида выплаты.
Пополняйте свой налоговый информационный багаж о 6-НДФЛ с помощью размещенных на нашем сайте статей:
В последующих разделах рассмотрим зависимость даты УН от указанных условий.
Отражаем в 6-НДФЛ начисленный и удержанный налог
Отражение даты УН в 6-НДФЛ напрямую зависит от момента исчисления НДФЛ. К примеру, начисленный налог отражается в 6-НДФЛ:
- при оплате труда — последним днем месяца, за который она получена;
- при увольнении — последним днем работы сотрудника;
- в условиях признания дохода в виде экономии от процентов — последним днем месяца (на протяжении действия договора займа).
О налогообложении материальной выгоды и отражении в учете выданного сотруднику беспроцентного займа узнайте из статьи «Проводки при выдаче беспроцентного займа сотруднику».
Дата УН для указанных ситуаций будет следующей:
- для «зарплатного» дохода — день выплаты заработка;
- для «увольнительной» выплаты — день расчета с уволенным сотрудником;
- для «процентной экономии» — день ближайшей денежной выплаты за днем получения дохода.
Важно, что дата УН попадает в раздел 2 формы 6-НДФЛ за один отчетный период с датой начисления налога, если выплаты физическим лицам имеют место в том же периоде. Если же на отчетный период приходится только дата получения дохода (и соответственно, исчисления НДФЛ), а дата выплаты денег — на следующий, то и дата удержания пойдет следующим отчетом.
К примеру, НДФЛ с начисленного в июне заработка, который выдается в июле, попадает в стр. 110 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев. Хотя данные о начисленном заработке и исчисленном налоге найдут отражение уже в разделе 1 полугодового отчета.
Еще момент, который следует учитывать: дата удержания НДФЛ в 6-НДФЛ никогда не совпадет со сроком перечисления налога. Даже если вы заплатите налог в бюджет в день выплаты дохода. Дело в том, что в стр. 120 приводят срок, в который НДФЛ должен быть перечислен по закону. Это либо следующий за днем выплаты день, либо ближайший рабочий, если выплата прошла перед выходным, либо последний день месяца — для пособий и отпускных.
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы заполнения каждой строки отчета по форме 6-НДФЛ. Проверить правильность заполнения 6-НДФЛ можно с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Понять особенности отражения в 6-НДФЛ начисленного и удержанного налога вам помогут материалы нашего сайта:
- «Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?»;
- «Как правильно отразить разовую премию в 6-НДФЛ»;
- «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».
Нюансы 6-НДФЛ: налог удержан, но не перечислен
Случается, что налоговый агент НДФЛ из дохода удержал, отразил эту операцию в 6-НДФЛ (заполнив, в том числе все даты по стр. 100, 110 и 120), однако по какой-то причине в бюджет его вовремя не перечислил (финансовые затруднения, блокировка расчетного счета, халатность ответственного работника и др.).
В этой ситуации необходимо помнить одно правило: чем позже НДФЛ попадет в бюджет, тем больше материальные потери компании, поскольку за каждый день просрочки придется уплатить пени (ст. 75 НК РФ). Первым днем начисления пеней будет день, следующий за датой, указанной в расчете в стр. 120.
За что могут начислить пени по 6-НДФЛ, узнайте здесь.
Финансовые затраты из-за несвоевременной уплаты НДФЛ возрастут, если погасить налоговый долг фирма не успела до проверки налоговиков — они вправе оштрафовать ее за неправомерное неперечисление налога (ст. 123 НК РФ).
А если налоговый агент пойдет в суд, не согласившись со штрафными санкциями, возникнут еще и судебные издержки.
В последующих разделах нашего материала остановимся на особенностях заполнения предназначенной для отражения даты УН строки 6-НДФЛ в различных ситуациях.
Как удержать в 2020 году налог по договору ГПХ и заполнить дату удержания в 6-НДФЛ?
Выплата физическому лицу дохода по договору гражданско-правового характера (ГПХ) — это также повод для расчета и удержания НДФЛ, как и в ситуации с «зарплатным» доходом.
Об отличительных признаках договора подряда узнайте из материала «Гражданско-правовой договор с физическим лицом».
Необходимо отметить, что для целей НДФЛ вообще и расчета 6-НДФЛ, в частности, даты начисления указанных видов доходов (стр. 100) различаются:
- для зарплаты (дохода, полученного сотрудником за выполнение трудовой функции в рамках трудового договора) это последний день месяца, за который она начислена;
- для дохода по договору ГПХ (платы за выполненную работу) — день его получения.
Несмотря на указанные отличия в дате исчисления налога, дата удержания в ситуации выплаты дохода по договору ГПХ определяется аналогично дате УН по трудовому договору, как день выплаты вознаграждения. А это значит, что при заполнении расчета в части доходов по ГПХ даты в строках 100 и 110 совпадут.
Между тем ГПХ-договор обладает одной особенностью, которая оказывает влияние на отражение даты УН в 6-НДФЛ.
Если исполнитель в период выполнения работы (оказания услуги) получает от заказчика авансы, они приравниваются к доходам и облагаются НДФЛ независимо от их величины, периода выплаты и иных условий.
Как ГПХ-авансы влияют на заполняемую в 6-НДФЛ дату УН, расскажем в следующем разделе.
Авансовая сумма в 6-НДФЛ: виды и даты
Понятие «аванс» применяется в хозяйственном обороте повсеместно. В общем случае аванс представляет собой предоплаченную сумму (до определения окончательного дохода). Это в одинаковой мере можно применять и в отношении:
- «зарплатного» аванса, выплачиваемого в силу законодательства работнику, оформленному по трудовому договору;
- аванса по договору ГПХ, выплата которого определяется условиями договора по воле его сторон;
- фиксированных авансовых платежей — выплачиваемых в силу требований налогового законодательства работающими на патенте иностранцами.
Несмотря на однозначное толкование термина «аванс», отражение даты УН с авансовых выплат в 6-НДФЛ в указанных случаях имеет свои особенности.
Дата УН при выплате «зарплатного» аванса
При установлении даты УН по «зарплатному» авансу необходимо исходить из следующего:
- аванс — это часть заработка;
- в целях исчисления НДФЛ зарплата считается доходом, дата получения которого приходится на последний день месяца, за который зарплата начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).
В этой связи:
- аванс еще не считается доходом;
- НК РФ удерживать НДФЛ с авансовых сумм не требует.
Следовательно, отдельно факт выплаты аванса в 6-НДФЛ не отражается и включается в этот отчет только в составе зарплаты начисленной, то есть в последний день месяца. Дата УН для дохода в виде зарплаты (включая «зарплатный» аванс) — день выплаты заработка по окончании отработанного месяца.
Дата УН при ГПХ-авансе
Аванс, выплаченный заказчиком подрядчику — физическому лицу, налоговым законодательством расценивается иначе, чем «зарплатный». Дело в том, что договор ГПХ может предусматривать различные схемы оплаты:
- поэтапно (на основании оформленных актов выполненных работ);
- после выполнения полного объема предусмотренных договором работ (с авансами и без них).
Поэтапная приемка и оплата означают получение исполнителем оплаты за часть выполненной работы, принятой заказчиком, т. е. фактически полученный доход. Тот же подход и к авансам — на этом настаивают чиновники Минфина (письмо от 26.05.2014 № 03-04-06/24982), основываясь на НК РФ (подп. 1 п. 1 ст. 223).
Аналогия с «зарплатным» авансом здесь неуместна, поскольку характер полученных доходов различается.
Таким образом, дата УН в 6-НДФЛ возникает при каждой выдаче исполнителю аванса — это день перечисления денег на его карту или получения наличных в кассе.
Подробнее об отражении авансов по договору ГПХ в 6-НДФЛ см. здесь.
Дата УН и фиксированные авансы
Дата УН в 6-НДФЛ имеет особенности еще в одном случае — если фирма выплатила доход работающему на основе патента иностранцу (при соблюдении определенных условий).
В этом случае уплаченные работником фиксированные авансовые платежи отражаются в строке 050 отчета 6-НДФЛ и уменьшают исчисленный с заработков «патентных» иностранцев НДФЛ.
Параметр «Дата УН» в 6-НДФЛ появится в том случае, если «иностранные» авансы оказались меньше исчисленного с зарплаты иностранца НДФЛ. До тех пор пока аванс не исчерпан, в строке с датой УН ставится «0».
В заполнении строк НДФЛ-отчета по «иностранным» авансам поможет материал «Нюансы заполнения 6-НДФЛ по “патентным” иностранцам».
Экономия на процентах и дата удержания налога в 6-НДФЛ
Необходимость удержать налог возникает у налогового агента в ситуации выдачи своему работнику низкопроцентных и (или) беспроцентных займов.
ВНИМАНИЕ! Экономия на процентах — это подлежащий обложению НДФЛ и отражению в НДФЛ-отчетности доход (ст. 212 НК РФ).
В 6-НДФЛ появится заполненная строка с датой УН, если:
- заем выдан в рублях и плата за использование заемных денег — не выше 2/3 ставки рефинансирования Банка России;
- заемным средством является валюта, и размер ставки не превышает 9%;
- деньги выданы на беспроцентных условиях (вне зависимости от вида валюты);
- в отчетном периоде имели место облагаемые НДФЛ денежные выплаты в пользу заемщика.
ВАЖНО! Дата УН с дохода в виде материальной выгоды по займам — это дата ближайшей денежной выплаты в адрес получившего заем физического лица (п. 4 ст. 226 НК РФ). Самая распространенная ситуация — дата УН выпадает на день получения работником заработка. При расчете налога следует помнить об ограничителе удерживаемой суммы НДФЛ — не более 50% от денежной выплаты.
О дате получения дохода в виде материальной выгоды расскажет материал «Как облагается материальная выгода НДФЛ (ставка)?».
Подарок сотруднику: как отразить дату удержания НДФЛ
Подарком принято считать доход работника, выдаваемый ему обычно в натуральной форме. На отражение в 6-НДФЛ даты УН могут оказывать влияние такие параметры:
- стоимость подарка;
- наличие у дарителя возможности удержания НДФЛ из выплачиваемых работнику денег.
Дата УН может появиться в 6-НДФЛ:
- в периоде получения подарка;
- в последующих отчетных периодах (до окончания календарного года).
Она совпадет с датой выдачи подарка в том случае, если в этот же день выдали зарплату или подарком были деньги.
ВНИМАНИЕ! Налоговое правило в отношении «подарочных» доходов: НДФЛ удерживается из любых положенных работнику денежных выплат, а величина удержания не может превышать 50% от них (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Если удержать НДФЛ получится только в следующих после выдачи подарка периодах, в месяце получения работником «подарочного» дохода его стоимость отражается в стр. 020 первого раздела 6-НДФЛ, но в стр. 080 неудержанный налог пока не показывается.
Как оформить 6-НДФЛ в 1С, расскажем в этой статье.
Когда все-таки сотруднику будут выплачены деньги и у работодателя появится возможность удержания НДФЛ с «подарочного» дохода, в очередном отчете 6-НДФЛ по строке 100 второго раздела заполняется дата получения дохода, а в стр. 110 и 120 — даты УН и срок перечисления налога.
Примеры заполнения 6-НДФЛ при выдаче сотруднику подарка дороже или дешевле 4 000 руб. привели эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Может возникнуть ситуация, когда дата УН с подарка вообще не найдет отражения в 6-НДФЛ — об этом в следующем разделе.
О «подарочных» нюансах НДФЛ расскажут размещенные на нашем сайте материалы:
В каком случае строка о дате удержания налога в 6-НДФЛ с «подарочного» дохода не будет заполнена никогда?
Дата УН при получении подарка в 6-НДФЛ не указывается, если:
- стоимость дара не превысила 4 000 руб.;
- работодателю не удалось удержать НДФЛ до конца календарного года.
Дата УН в первом случае будет отсутствовать, поскольку с подарка дешевле 4 тыс. руб. НДФЛ удерживать нет необходимости (п. 28 ст. 217 НК РФ). При этом в 6-НДФЛ такой подарок можно не показывать вовсе (см.: «Отражать ли в 6-НДФЛ подарки и призы дешевле 4 000 рублей»). Либо отразить в первом разделе расчета общую стоимость подарка по стр. 020, а необлагаемую сумму — по строке 030 в составе вычетов. Такой подход позволит правильно рассчитать НДФЛ, если в течение года работник неоднократно получает частично освобожденные от налога доходы.
Вторая из указанных ситуаций может возникнуть в том случае, если совпали 2 обстоятельства:
- после выдачи подарка работодатель никаких денег своему работнику не выплачивал;
- календарный год закончился.
При этом налоговое законодательство не позволяет налоговому агенту бесконечно ждать, пока в новом отчетном году получится удержать НДФЛ.
Заполнение 6-НДФЛ в периоде выдачи подарка такое:
- стр. 100 и 130 второго раздела — поставить дату и сумму «подарочного дохода»;
- стр. 110, 120 и 140 заполнить нулями.
Стр. 080, предназначенная для отражения в 6-НДФЛ неудержанного налога, появится только в годовом отчете, когда станет ясно, что налог удержать уже невозможно.
ВНИМАНИЕ! Невозможность удержания НДФЛ в условиях закончившегося календарного года налагает на работодателя дополнительную обязанность — сообщить об этом налоговикам и получателю подарка (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Об обязанностях налогового агента в ситуации невозможности удержания НДФЛ см. в этом материале.
Итоги
Дата удержания налога — важный параметр, регламентируемый налоговым законодательством. Знание нюансов отражения его в 6-НДФЛ избавит налоговых агентов от подачи уточненных расчетов и претензий налоговиков.