Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП

Индивидуальные предприниматели — владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины.

С 1 марта 2023 года действует приказ от 28.09.2022 № 390, в соответствии с которым путевой лист необходимо оформить до выпуска автомобиля на линию. При этом, определения понятия «линия» в нормативе не приводится. Правомерно говорить о том, что с учетом указанной формулировки путевой лист должен быть оформлен до момента выезда ТС со стоянки.

Приказ № 390 формально предусматривает составление путевого листа на смену или рейс (в зависимости от того, что длительнее). С вопросом, можно ли составлять путевой лист на месяц, мы разбирались здесь.

С 01.09.2023 закреплена возможность оформления:

• одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
• нескольких бумажных путевых листов на одно ТС раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска ТС на линию;
• одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель совершает один или несколько рейсов;

Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них. 

Основные нововведения после начала применения приказа № 390 (не считая отмеченной выше нормы о составлении листа до выхода машины на линию):

1. Обновлен перечень обязательных сведений, отражаемых в документе — теперь там нужно указывать (п. 1 Состава сведений и порядка по приказу № 390):

• срок действия документа;
• данные о лице, которое оформило документ;
• данные об автомобиле;
• данные о водителе;
• данные о виде перевозки;
• данные о виде сообщения (городское, пригородное, междугородное).
  

  С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь. 

2. Необходимо отражать показания одометра (подп. 2 п. 5 Состава сведений): 

• при выезде автомобиля с парковки, которая предназначена для стоянки соответствующего ТС по окончании рейса и завершении рабочего дня водителя;
• при заезде ТС на парковку по завершении рабочего дня водителя;
• при приеме-сдача автомобиля другому водителю по завершении рабочего дня предыдущего водителя — в случае, если на один автомобиль оформляется несколько листов). 

3. Сведения о перевозке должны включать их конкретный тип, и они могут быть (п. 6 Состава сведений): 

• коммерческими (с указанием их конкретного типа — например, перевозки пассажиров и багажа);
• для внутренних нужд;
• обеспечение движения специальных транспортных средств. 

4. Документ оформляется арендодателем в случае, если автомобиль арендован с экипажем (п. 10 Состава сведений и порядка заполнения листа). 

5. Предусмотрено использование нового вида отметки на путевом листе - «выпуск на линию не разрешен», если при контроле обнаружены несоответствия действующим требованиям (п. 13 Состава сведений и порядка заполнения листа). 

6. Необходимо назначить работника, ответственного за проставление на листе даты, времени и сведений по одометру при выезде машины с парковки (въезде на нее) - если только водителем не является ИП без работников (п. 14 Состава сведений и правил заполнения листа). 

7. Если на машину оформлено несколько бумажных листов, то дата, время и сведения по одометру при приеме-сдаче ТС следующему водителю по завершении рабочего дня предыдущего проставляются и заверяются личной подписью того водителя, который принимает данное ТС (п. 14 Состава сведений и правил). 

8. Путевые листы можно вести в электронном виде (не только журнал их регистрации — как было предусмотрено приказом № 368). 

Электронные листы заверяются ЭЦП работника, уполномоченного проставлять на листе дату, время и сведения по одометру при выезде автомобиля с парковки и заезде (п. 14 Состава сведений и правил). При приеме груза на перевозку по электронному путевому листу водитель ТС предъявляет грузоотправителю электронный лист либо его копию в бумажном виде (п. 15 Состава сведений и правил). 

Медработник заверяет на электронном листе прохождение водителем медосмотра электронной подписью (п. 12 Состава сведений и правил). 

Подробнее о применении электронных путевых листов читайте в специальной публикации. 

О том, нужно ли ИП оформлять путевой лист, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к системе и переходите в Ответ эксперта, чтобы узнать все подробности. 

Если ИП, владеющий авто, одновременно и водитель, он также обязан оформлять путевой лист на себя. В нем содержится вся необходимая информация о датах выполнения работ и преодоленном расстоянии. Эти данные необходимы для расчета стоимости оказанных транспортных услуг, зарплаты водителю и стоимости израсходованного топлива.

В случае остановки грузовика представителями ГИБДД водитель должен показать документы на груз — не только транспортно-сопроводительные, например, товарно-транспортную накладную, но и путевой лист.

При проверке трудовой инспекцией соблюдения предпринимателем норм трудового законодательства в отношении наемного персонала обязательно будут затребованы путевые листы, поскольку по ним можно отследить рабочий график водителя и установить корректность начисления зарплаты. Исходя из этих данных, будет видно, соблюдал ли предприниматель правила оплаты труда за сверхнормативный рабочий день (это актуально, если выполняются длительные рейсы).

Составлять ли путевой лист ИП без наемных работников на самого себя? Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс и изучите разъяснения экспертов по данному вопросу. 

Также путевой лист обязательно заинтересует проверяющих из налоговой. Изучив эти документы, они получат сведения о том, правильно ли была произведена калькуляция расходов на транспортировку.

Срок хранения путевого листа составляет 5 лет. Ответственность, если путевой лист будет составлен неверно, понесут солидарно ИП и водитель, хотя штрафные санкции применяются все же к предпринимателю.

Подробнее о сроках хранения таких первичных документов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?»

Реквизиты путевого листа грузового автомобиля ИП

Все обязательные реквизиты путевого листа и способ их заполнения описаны в ФСБУ 27/2021 и в приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (с 01.09.2023 в ред. от 05.05.2023).

В путевой лист необходимо внести сведения о собственнике (ИП), которые должны включать его Ф. И. О., адрес регистрации, ОГРН и телефонный номер для связи.

В графах, в которых требуется привести информацию об авто, указывается регистрационный номер грузовика, его марка и сведения о полуприцепе/прицепе (если он используется), показания одометра на момент выезда/въезда, время выезда/заезда из/в гараж (или автостоянку), а также дата и время проведения предрейсового (или предсменного) контроля технического состояния.

С 01.09.2021 действуют новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

В графах о водителе вписываются его Ф. И. О., серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения и СНИЛС (это требование с 01.09.2023), а также дата и время проведения медосмотра перед выездом и после него. Также в путевом листе может быть отображена и иная информация, если того требуют особенности деятельности ИП.

Дата-время проверки технического состояния грузовика и дата-время проведения медосмотра водителя должны быть заверены расшифрованными подписями ответственных лиц.

Последовательность проведения предрейсовых медосмотров и предрейсового контроля технического состояния транспортного средства законодательно не установлена. Поэтому их можно проводить в любой очередности: медосмотр проводить позже техконтроля и наоборот (см. письмо Минтранса от 08.04.2019 № Д3-531-ПГ).

После завершения рейса (смены) водители должны сдавать каждый оформленный путевой лист в бухгалтерию (или ИП, если он ведет учет самостоятельно). Если форма путевого листа предусматривает наличие отрывных талонов, такой талон прикладывается вместе со счетом на оплату транспортных услуг и передается заказчику.

На какие реквизиты обратить внимание при проверке путевого листа в первую очередь, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и читайте о нюансах оформления документа.

Какой бланк путевого листа грузового автомобиля использовать ИП

До отмены приказа Минтранса от 30.06.2000 № 68 все автовладельцы-предприниматели, чтобы выписать путевой лист, применяли форму ПГ-1, утвержденную этим нормативным актом. После его отмены до 2013 года нужно было использовать бланки формы 4-П или 4-С, введенные в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. А с 2013 года с принятием закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ необходимость использовать унифицированные формы отпала.

В связи с тем, что с 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно, организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Таким образом, в настоящее время предприниматели могут самостоятельно разрабатывать свой бланк путевого листа. Создавать его нужно, соблюдая требования приказа Минтранса № 390, закона № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021.

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Выбор формы путевого листа нужно закрепить. О том, как это сделать, читайте здесь.

Если надо составить путевой лист, то в его основу может лечь либо одна из применявшихся ранее унифицированных форм (ПГ-1, 4-С или 4-П), либо собственная разработка. Чаще всего ИП предпочитают форму ПГ-1 (бланк 2023 путевого листа для грузового автомобиля можно скачать ниже по ссылке), поскольку в ней содержатся все необходимые для заполнения реквизиты и она достаточно привычна для использования как путевой лист.

Вы можете скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автоомбиля, кликнув по картинке ниже:

Путевой лист по форме 4-С больше подходит для тех случаев, когда используется спецтранспорт. Что касается формы 4-П, она удобна для предпринимателей, которые используют для расчета с водителями почасовую форму оплаты. При этом обязательным дополнением к форме 4-П служит ТТН, ее номер заносится в путевой лист. После завершения рейса 1 экземпляр транспортно-сопроводительной накладной должен прикладываться к оформленному путевому листу и храниться вместе с ним.

Эксперты КонсультантПлюс привели примеры заполнения путевых листов в различных ситуациях. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Все оформленные путевые листы регистрируются в специальном журнале. Ответственным за ведение такого журнала у ИП является сам предприниматель.

Алгоритм оформления и ведения журнала учета путевых листов см. здесь.

Достаточно важно, чтобы в самостоятельно разработанной форме были учтены и заполнены реквизиты, подтверждающие расход топлива. Правильно заполненный путевой лист — законное основание для последующего списания ГСМ. Об этом упоминается и в письме Минфина от 25.08.2009 № 02-03-06/2-161.

О правилах учета расходов ИП, работающего на УСН, читайте в материале «Перечень расходов при УСН “доходы минус расходы”».

Где найти образец путевого листа грузового автомобиля для ИП

Где же посмотреть путевой лист грузового автомобиля - образец заполнения 2023? Предприниматели довольно часто не только испытывают затруднения в выборе бланка путевого листа, но и не знают, как правильно заполнить хоть какой-нибудь из бланков путевого листа. Эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения путевого листа с обязательными в 2023 году реквизитами. Скачать его можно бесплатно, получив бесплатный пробный демо-доступ:

Скачать бесплатно образец заполненного путевого листа в КонсультантПлюс

Итоги

ИП могут использовать унифицированный бланк путевого листа грузового автомобиля или разработать его самостоятельно, учитывая требования Минтранса РФ, установленные приказами от 28.09.2022 № 390 (в ред. от 05.05.2023)  и от 15.01.2021 № 9.