Квартал прошел без начислений и выплат: отчитываться или нет?
При определенных условиях (к примеру, при отсутствии деятельности) отчетный период может завершиться без начислений зарплаты - и в 6-НДФЛ за 1 квартал отражать нечего. Означает ли это, что без выплаты зарплаты заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года не требуется?
Нет. Представление отчетности — обязанность налогового агента, а 6-НДФЛ — один из таких отчетов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Он является комплексным отчетом, в котором отражаются данные об облагаемых НДФЛ доходах. И это не только зарплата, но и другие выплаты в пользу физлиц (отпускные, больничные, сверхнормативные суточные и т. д.). В 1 квартале может не быть зарплатных выплат, но отчетная обязанность сохраняется, если выплачены иные доходы.
Если в пользу физлиц не выплачивались абсолютно никакие доходы и НДФЛ не исчислялся, представлять 6-НДФЛ налоговый агент не обязан. Сдача нулевого расчета необязательна, но и не запрещена — контролеры не вправе отказать в его приеме.
Об отсутствии выплат и непредставлении расчета следует проинформировать налоговиков.
Отчетность 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года представляют на обновленном бланке, утвержденном приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в ред. приказа ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.
В типовой ситуации от КонсультантПлюс эксперты рассказали о контрольных соотношениях в форме 6-НДФЛ. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Дистанционный работник трудится за границей: нужно ли включать в расчет?
Компания выплатила зарплату сотруднику, исполняющему трудовые обязанности дистанционно за границей. Что нужно учесть бухгалтеру?
Зарплата заграничного дистанционника ранее расценивался как доход, полученный за пределами РФ. В отношении таких доходов обязанности налогового агента по НДФЛ у работодателя не возникали (письма Минфина России от 06.10.2022 № 03-04-06/96611, от 14.04.2021 № 03-04-06/27827). При этом место работы сотрудника обязательно указывался в трудовом договоре.
Сложнее обстоло дело, когда иностранный дистанционник на короткий срок приезжал в Россию и часть работы выполнял на территории работодателя. В такой ситуации полностью избежать уплаты НДФЛ и исполнения функций налогового агента не удавалось. Выплаченная на территории РФ иностранному дистанционнику зарплата и удержанный с нее налог подлежал отражению в 6-НДФЛ. Размер вознаграждения Минфин предлагал определять исходя из двух показателей (письмо ведомства от 23.01.2015 № 03-04-06/1937):
- общей суммы вознаграждения по договору;
- соотношения отработанных в России дней и общего количества рабочих дней по договору за календарный год.
С 1 января 2024 года ситуация с дистанционными работниками, выполняющими свои трудовые функции из-за рубежа, изменилась. Теперь вся его зарплата, выплаченная российской фирмой или подразделением иностранной компании, зарегистрированным в РФ, признается доходом от источников в РФ и подлежит обложению НДФЛ по ставке 13%, если годовой доход не превышает 5 млн руб., и 15% с суммы превышения над 5 млн руб. Налоговое резидентство на величину ставок в данном случае не влияет.
В связи с приведенными новшествами вся зарплата, выплаченная дистанционному работнику по трудовому договору в период с 1 января по 31 марта 2024 года, должна попасть в расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года.
Что учесть в расчете при задержке зарплаты, когда она начислена, но не выплачена
В силу ряда причин компания не всегда может вовремя исполнить обязательства перед сотрудниками по выплате зарплаты (из-за временного отсутствия свободных финансов, наступления кризисного периода, банкротства и по иным причинам). Отсутствие зарплатных выплат при наличии начислений требует оформления расчета по особым правилам.
Так надо было действовать до 2023 года:
ВАЖНО! Было письмо ФНС от 06.10.2021 № БС-4-11/14126@, где утверждалось, что начисленную, но невыплаченную зарплату не надо отражать в разделе 2 расчета 6-НДФЛ. Однако, до 2023 года это противоречило нормам НК РФ. С 2023 года нормы НК в части определения даты фактического получения дохода поменялись и данное письмо отражает верную позицию: с 2023 года начисленная, но невыплаченная зарплата в расчете 6-НДФЛ вообще нигде не отражается.
Далее приведем образец заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года при задержке зарплаты.
Производственно-проектная фирма ООО «Алюминиевые конструкции» в 1 квартале 2024 года не сумела погасить зарплатную задолженность из-за временных финансовых трудностей. Долг был погашен только в начале апреля. Сотрудники в этот период по-прежнему выполняли свои обязанности, и зарплата им начислялась ежемесячно.
Начисленная в 1 квартале (за январь, февраль, март) зарплата шести сотрудникам ООО «Алюминиевые конструкции» составила 285 348 руб. (НДФЛ — 32 415, вычеты — 36 000).
Как мы уже говорили выше, если зарплата и иные доходы в 1 квартале не были выплачены, то и заполнять расчет 6-НДФЛ не требуется. Зарплата за январь, февраль, март 2024 года, выплаченная в апреле 2024 года найдет свое отражение только в расчете 6-НДФЛ за полугодие 2024 года.
Пошаговую инструкцию по заполнению отчета по форме 6-НДФЛ за 1-й квартал 2024 года вы найдете в Готовом решении от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите подсказкам от экспертов. Это бесплатно.
Как заполнить расчет, если зарплата за март выплачена за пределами квартала
Ситуация стандартная — зарплата за текущий месяц выплачена в следующем месяце. Подобные обстоятельства влияют на алгоритм заполнения 6-НДФЛ, так как период начисления зарплатного дохода и дата фактической выплаты приходятся на разные отчетные периоды.
Что необходимо учесть при заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года по зарплате за март?
Пример
Коллективным договором в ООО «Тихая гавань» предусмотрено, что аванс выплачивается 25 числа текущего месяца, а полный расчет - 10 числа следующего месяца. Сумма начисленный заработной платы за месяц - 650 000 руб. Право на вычет есть у одного сотрудника на одного ребенка в размере 1 400 руб. Мы для простоты в примере взяли, что аванс равен 50% от оклада. Но корректнее будет рассчитывать аванс, исходя из фактически отработанного времени.
В таблице представлены необходимые для формирования расчета данные:
| Дата выплаты | Сумма начисления | Вычеты | НДФЛ | Выплата на руки | За какой месяц начисление |
| 25 января | 325 000 | 1 400 | 42 068 | 282 932 | Зарплата за январь |
| 10 февраля | 325 000 | 1 400 | 42 068 | 282 932 | |
| 25 февраля | 325 000 | - | 42 250 | 282 750 | Зарплата за февраль |
| 10 марта | 325 000 | 1 400 | 42 068 | 282 932 | |
| 25 марта | 325 000 | - | 42 250 | 282 750 | Зарплата за март |
| 10 апреля | 325 000 | 1 400 | 42 068 | 282 932 |
В раздел 2 расчета 6-НДФЛ попадут общие данные за 1 квартал о выплаченной зарплате (стр. 120), вычетах (стр. 130) и налоге (стр. 140). При заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года в разделе 2 отражаются выплаты с 1 января по 31 марта. То есть выплата 10 апреля в расчет за 1 квартал не попадает ни в один раздел. В первом же разделе в строках 020 указывают НДФЛ, удержанный в период с 1 января по 31 марта, а в строках 021-026 приводится расшифровка этой суммы по срокам перечисления. Налог, который удержали с 23 по 31 марта, в раздел 1 расчета за 1 квартал попадет в строку 026 со сроком перечисления 5 апреля.
Отдельное внимание нужно уделить стр. 160, предназначенной для отражения суммы удержанного налога. Из порядка заполнения расчета 6-НДФЛ можно сделать вывод, что стр. 160 заполняется аналогично стр. 120 и стр. 140, то есть налогом, удержанным с 1 января по 31 марта. Далее идет расшифровка этого показателя по с трокам 161-166 в зависимости от периода удержания налога. В расчете за 1 квартал показатели пары строк 021 и 061, 022 и 062, 023 и 063, 024 и 064, 025 и 065, 026 и 066 должны совпадать
В нашем примере зарплата за март выплачена 10.04.2023, а НДФЛ перечислен 28.04.2023. Это означает, что данная операция не отражается в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал.
Таким образом, расчет 6-НДФЛ за 1 квартал будет заполнен следующим образом:
Раздел 1:
стр. 020 - 168 454, в т.ч.:
- стр. 021 - 0;
- стр. 022 - 42 068;
- стр. 023 - 42 068;
- стр. 024 - 42 250;
- стр. 025 - 42 068;
- стр. 026 - 42 250.
Раздел 2:
стр. 120 - 1 625 000;
стр. 130 - 4 200;
стр. 140 - 210 704;
стр. 160 - 210 704, в т. ч.:
- стр. 061 - 0;
- стр. 062 - 42 068;
- стр. 063 - 42 068;
- стр. 064 - 42 250;
- стр. 065 - 42 068;
- стр. 066 - 42 250.
Особенности отражения декабрьской зарплаты (переходящей с декабря на январь) в 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года мы приводили здесь.
Итоги
Зарплата является облагаемым НДФЛ доходом, который нужно отражать в 6-НДФЛ. Дата признания дохода в виде заработной платы в 2024 году — день ее выплаты. В этот же день с нее удерживается НДФЛ. Перечисление налога в бюджет происходит в новые сроки.