Как в 1с оформить отпуск?

Как провести отпуск в 1с правильно, чтобы он отражал реальную ситуацию? Отпуска бывают разных видов - обычный, без зарплаты, учебный, декретный. Для них можно использовать один и тот же документ или в них есть различия? И кто должен оформлять отпуска в 1 С - кадровик или бухгалтер по начислению зарплаты?

Здравствуйте, подскажите, как добавить дополнительный отпуск в 1с 8 ЗУП? Получается, мне нужно настроить дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день.

Здравствуйте! В 1с ЗУП виды дополнительных отпусков вы должны настраивать самостоятельно. Для этого вам нужно зайти в меню «Настройки» - «Виды отпусков» и создать там нужный вам вид дополнительного отпуска. Там также нужно указать, будет ли этот вид отпуска предоставляться всем сотрудникам ежегодно или нет. Если вы укажите, что этот вид отпуска является ежегодным, то 1с будет вести учет остатков отпусков. Если укажите, что данный вид отпуска предоставляется всем сотрудникам, то право на этот отпуск будет добавляться любому работнику по приказу о приеме на работу. Если дополнительный отпуск предоставляется лишь отдельным сотрудникам, то такую информацию следует закрепить в штатном расписании.

Установить право сотрудника на ежегодный отпуск и изменить данное право можно с помощью кадровых документов: прием на работу, кадровый перевод. Обычно дополнительный отпуск предоставляется в календарных днях, как и основного отпуска, но в соответствии с положением о заработной плате может предоставляться и в рабочих днях (если это установлено в вашей фирме).

Кстати, количество дней отпуска за ненормированный рабочий день может быть :

• постоянным для всех, тогда вам нужно будет указать, сколько дней отпуска в год предоставляется;
• зависеть от рабочего места, тогда вам нужно будет прописывать продолжительность в  штатном расписании и указывать в кадровых документах;
• зависеть от стажа, тогда нужно будет настроить шкалу зависимости дней отпуска от стажа.

После того, как вы создадите вид отпуска в «Плане видов расчета» - «Начисления» автоматически добавится соответствующее одноименное начисление, которое будет применяться для расчетов.

А как посмотреть остаток отпуска в 1С ЗУП? Есть ли вообще такая возможность в данной программе?

Да, такая возможность в 1С ЗУП есть. По умолчанию подсчет дней программа делает исходя из размера, установленного ТК РФ – 28 дней за 1 отработанный год. Подсчет дней 1С ведет автоматически, начиная с момента приема сотрудника на работу.

При оформлении ежегодного отпуска 1С учитывает те дни, которые уже использованы сотрудником и уменьшает на них остаток его дней отпуска. Посмотреть эти остатки по конкретным сотрудникам можно из документа «Отпуск», если вы перейдете по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» (ссылка расположена возле периода работы). По ссылке будет сформирована справка об остатках отпуска работника с возможностью вывода их на печать. Точно также можно вывести справку на печать из формы сотрудника  в справочнике, нажав «Печать» - «Справка по отпускам сотрудника».

Остатки отпусков по всем сотрудникам можно увидеть также в отчетах «Остатки отпусков (сводно)» и «Остатки отпусков сотрудников по видам». Для этого нужно зайти в раздел «Кадры/Кадровые отчеты». Первый из них выводит по каждому работнику периоды рабочего года и остатки отпусков, а второй формируется с разбивкой по видам отпуска.

А мы только поставили программу 1С ЗУП и у нас нет в программе данных, но сотрудники давно приняты на работу и у них есть остатки отпусков, мне нужно их забить в программу?

Валентина, хорошая программа, правильно сделали, что установили. Если на момент начала учета в 1С работники уже приняты на работу и у них остался остаточный отпуск, о вам нужно будет внести в программу начальные остатки отпусков. Делается это с помощью специального документа «Кадры/ cм. также/ Начальные остатки отпусков».

После открытия документа вам нужно указать сотрудника и дату внесения остатков. В табличную часть документа нужно внести вид (виды) ежегодного отпуска и затем для каждого вида отпуска период рабочего года и остаток отпуска на дату занесения остатков.

Еще можно открыть документ «Ввод начальных остатков отпусков» из справочника «Сотрудники». Для этого откройте форму «Сотрудники» и выберете «Оформить документ»- Отсутствия – Ввод начальных остатков.

Спасибо, еще  такой вопрос: как исправить начисление отпуска в 1С ЗУП? Я внесла данные, и только сейчас заметила, что допустила ошибки в расчетах

Юлиана, а у вас месяц начислений еще не закрыт или уже закрыт? Просто если вы еще не закрыли период, то изменения можно внести непосредственно в документ, который вам нужно исправить и перепровести его. А вот если месяц, когда было произведено начисление, уже закрыт, то отпускные исправить задним числом уже нельзя, так как в результате у вас получится расхождение в расчета. В этом случае вам нужно зайти в документ «Отпуск» внизу документа нажать ссылку «Исправить». Произойдет снятие документа с проведения. Это называется сторнирование. И создастся новый документ-исправление, в который нужно внести все изменения.

Иногда может появиться необходимость убрать полностью все начисления периода и перенести их на следующий месяц, тогда нужно перейти на ссылку «Сторнировать». В программе будет создан документ «Сторнирование начислений».

А у меня еще такой вопрос, как в 1С отразить декретный отпуск? Сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам. Это надо создать больничный лист? Спасибо!

Ну да, основными операциями при оформлении отпуска по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3 будут создание документа «Больничный лист» и собственно выплата самого пособия.

Заходите в раздел «Кадры» - «Больничные листы». Нажимаете кнопку «Создать». В открывшемся окне заполняете все необходимые реквизиты:

• Месяц – месяц, когда начисляется пособие.
• Организация – ваша фирма, в которой сотрудник числится.
• Дата – это дата регистрации больничного листа.
• Номер – заполнится программой автоматом.
• Сотрудник – выбираете из списка вашу сотрудницу.
• Номер листка нетрудоспособности – берете с регистрируемого больничного листка.
• Причина нетрудоспособности – укажите код 05 «Отпуск по беременности и родам».
• Освобождение от работы с ... по – период освобождения, который указан в листке нетрудоспособности (если в листке вашей сотрудницы указано несколько периодов, то считаете целиком весь период).
• Освободить ставку на период отсутствия – ставите галочку, если на место этой сотрудницы будет принят другой работник.
• Рассчитать зарплату за – доступен при выборе в поле Выплата «В межрасчетный период», т.е. если пособие будет выплачено сразу, а не в зарплату.
• Средний заработок - расчет производится по данным, которые содержатся в информационной базе за два последних года работы сотрудницы.

Данные по расчету среднего заработка можно изменить, нажав на значок карандаша. При этом не рекомендую вам устанавливать флажок «Использовать эти данные при расчете отпусков, командировок», так как потом этот расчет будет использоваться программой во всех документах, которые связаны с расчетом среднего.  

Также вы можете при  необходимости ввести данные о заработке вашей работницы с предыдущих мест работы, нажав кнопку «Добавить справку с пред. места работы».

Далее переходите на вкладку «Оплата». Там вы увидите реквизиты:

• Процент оплаты – его значение устанавливается автоматически «100%».
• Ограничение пособия – устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

На вкладке «Начислено (подробно)» можно посмотреть все начисления за каждый месяц.

Когда вы закончите оформлять больничный лист его нужно будет оплатить. Нажмете кнопку «Выплатить» и перед вами появится окошко на выплату пособия «Выплата начисленной зарплаты».

Оформлять приказ по форме Т-6 (о предоставлении отпуска сотруднику) при оформлении отпуска по беременности и родам не обязательно.

Как создать резерв отпусков в 1С? Как настроить его формирование? Программа 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

Чтобы сформировать резерв отпусков и начисления за счет резерва вам нужно внести соответствующие настройки. Первым делом зайдите в раздел «Зарплата и кадры» - «Справочники и настройки» - «Настройки зарплаты» и перейти о ссылке «Порядок учета зарплаты».

Далее переходите на закладку «Резервы отпусков». Там ставите галочку «Формировать резерв отпусков», чтобы у вас начислялся и отражался в учете резерв отпусков за месяц. После этого вам будет доступен документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам» при закрытии месяца. Это в разделе Операции – Закрытие периода – Закрытие месяца. Его ввод нужно делать после того как начислена зарплата за месяц.

Заполняете поля:

Предельная сумма отчислений в год – предел до которого будут начисляться резервы (это поле будет  доступным, если вы поставить галочку «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Ежемесячный процент отчислений от ФОТ – процент для того чтобы можно было посчитать суммы ежемесячно признаваемых расходов.

Действует с – дату, на которую будет формироваться резерв отпусков.

Если вы перейдете по ссылке «История» то вы увидите, какие происходили изменения в формировании резерва отпусков в организации.

В поле «Резерв отпусков» укажите предельный вид резерва «Резерв ежегодных отпусков» (по умолчанию).

Спасибо!!!! У меня этот месяц просто везучий. Мало того, что впервые пришлось отправлять сотрудницу в декрет, так возникла еще одна нестандартная ситуация: отзыв сотрудника из отпуска.  Подскажите, как отозвать из отпуска в 1С? Приказ на отпуск и начисление отпускных были сделаны до ухода работника в отпуск. Получается отпуск предоставили с 3 по 30 июля. Но 28 июля нам нужно отозвать работника и направить его в срочную командировку.

 Валентина, вы вводите документ исправление «Отпуска организаций» а затем вводите документ «Командировки организаций», где укажите дату начала командировки, следуя за новой датой окончания отпуска.

Спасибо!!! А еще помогите, пожалуйста, оформить отпуск без сохранения заработной платы в 1С ЗУП 3.0 (8.3). У нас человек находится в отпуске с 26.07 по 28.07.

Юлиана, вам нужно будет зарегистрировать отсутствие работника с помощью кадрово-расчетных документов. Их нужно вносить в журнал «Все отсутствия сотрудников» (раздел «Кадры») и в зарплатный журнал «Все начисления» (раздел «Зарплата»). Заходите «Все отсутствия сотрудников» документ «Отпуск без сохранения оплаты». Если по кнопке «Создать» такой документ отсутствует, то, скорее всего, у вас не проставлен соответствующий флажок. Чтобы исправить эту проблему зайдете в «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – вкладка «Отпуска». Устанавливаете флажок «Отпуска без оплаты». Далее регистрируете документ «Отпуск без сохранения оплаты». В нем указываете дату приказа, ФИО сотрудника, вид и период отпуска. В результате этого у вас будет сформирован кадровый приказ по форме Т-6.Расчетной составляющей данного документа будет месяц наступления. Именно в этом месяце зарплата сотрудника будет уменьшена, так как он был в отпуске. Также нужно поставить галочку в графе «Расчет утвердил», тогда при расчете заработной платы отпуск уже будет учитываться. После этого можно провести документ. При начислении заработной платы, когда откроете документ «Начисление зарплаты» вы увидите сотрудника, его плановые начисления с учетом отпуска. Еще вы можете посмотреть, как в программе зарегистрировался отпуск без сохранения заработной платы в табеле учета рабочего времени. Для этого вам нужно будет зайти в раздел «Зарплата» - «Отчеты по зарплате» - «Учет времени» - «Табель учета рабочего времени Т-13. Укажите необходимый период, и программа сформирует вам табель учета рабочего времени работников вашей организации. Он будет составлен с учетом установленного графика работы и всех имеющихся отклонений от него, в том числе и с учетом отпуска без сохранения заработной платы. Этот период будет обозначен «ОЗ».