Как составить отчетность и посчитать НДФЛ за год?

Исчисление НДФЛ: нюансы

Прежде всего, рассмотрим, как посчитать НДФЛ за год и иные периоды для отражения в отчетах.

При подсчете НДФЛ нужно иметь в виду, что:

1. Налоговый вычет (любой — социальный, стандартный, имущественный) уменьшает не налог, а налогооблагаемую базу. То есть НДФЛ исчисляется с разницы между исходной налоговой базой и вычетом. Она может быть и нулевой, если, к примеру, крупный имущественный вычет превышает доход физлица за тот или иной период или равен ему.

2. Если общая сумма стандартных вычетов за год больше НДФЛ, то их излишек не может быть перенесен на следующий год (письмо Минфина России от 26.09.2013 № 03-04-06/39970).

3. Уплата НДФЛ налоговым агентом за свой счет не допускается. 

4. С 2021 года действует дифференцированная ставка НДФЛ в зависимоси от величины доходов.

О ставках налога подробнее смотрите нашу таблицу.

О том, какие изменения ждут налоговых агентов по НДФЛ с 1 января 2024 года, мы подробно рассказали здесь. 

Теперь — о нюансах составления самых распространенных отчетов по налогу, о котором идет речь, составляемых налоговыми агентами, а именно:

• справке 2-НДФЛ (входит в состав 6-НДФЛ);
• расчету 6-НДФЛ.

Сдача справки 2-НДФЛ: как рассчитать сумму налога за год

Итак, первый вид отчетности по НДФЛ за год — справка 2-НДФЛ. Последнее изменение в форме 2-НДФЛ произошло с изданием приказа ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@, когда справка перестала существовать в качестве самостоятельного документа и стала частью к годовому расчету 6-НДФЛ.

Скачать бланк справки о доходах можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

В справке налоговым агентом отражаются доходы физлиц (на каждого получателя), которые агентом же фактически:

• начислены;
• выплачены и признаны доходом, с которого может быть удержан НДФЛ.

Оба критерия должны быть соблюдены. То есть в справке не указываются:

• суммы задолженностей по зарплате и иных выплат, которые уже назначены, но еще не перечислены (например, депонированная зарплата — временно сохраняющаяся в кассе сумма зарплаты, которая не получена работником вовремя в силу личных обстоятельств, но может быть выдана ему на руки в любой момент в течение 3 лет с момента депонирования);
• суммы авансов по зарплате до завершения расчетного месяца, с которых НДФЛ нельзя удержать (поскольку зарплата признается доходом только в конце месяца).

Суммы, указываемые в 2-НДФЛ, делятся на два типа:

• те, с которых удалось удержать налог;
• те, с которых НДФЛ не удержан, хотя налогооблагаемый доход был.

Обратите внимание, в приказе ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в ред. от 28.09.2021) содержатся две формы справки: одна из них предназначена для сдачи в ИФНС, а вторая для выдачи работнику.

Расчет 6-НДФЛ: порядок заполнения и сроки сдачи

Следующий — основной вид налоговой отчетности — расчет 6-НДФЛ. Годовую отчетность за 2023 год сдаем по форме, утвержденной приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в ред. от 29.09.2022). Далее вводится обновленная форма расчета.

Эксперты КонсультантПлюс рассказали, как заполнить 6-НДФЛ за 2023 год, в Готовом решении. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

С 01.01.2023 сроки сдачи почти всей налоговой отчетности привязаны к 25-му числу. Коснулось это и годового расчета 6-НДФЛ, включающего справки о доходах. Теперь срок для него установлен на 25 февраля. В 2024 году 25 февраля — воскресенье. Поэтому сдать справки 2-НДФЛ в составе расчета 6-НДФЛ за 2023 год можно до 26.02.2024 включительно. 

В расчете 6-НДФЛ за 2023 год отражаются:

1. В разделе 1:

• суммы налога, подлежащего перечислению к 1-4 срокам уплаты в 4 квартале 2023;
• возвращенный НДФЛ.

2. В разделе 2 суммы:

• начисленных доходов (строка 110) — по каждой ставке отдельно;
• исчисленного налога (поле 140) — по каждой ставке обособленно;
• удержанного (поле 160) или неудержанного (поле 170) НДФЛ по всем ставкам;
• отдельно — дивидендов и налогов по ним (поля 111, 141), доходов по трудовым договорам (поле 112), доходов по ГПД (поле 113), доходы ВКС и налоги на них (поля 115, 142)  по каждой ставке обособленно.

В разделе отражаются также:

• суммы вычетов — по каждой ставке;
• суммы НДФЛ с патентов для иностранных граждан;
• сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету.

Главная особенность 6-НДФЛ — информирование ФНС о типах и размерах НДФЛ, который уплачивался фирмой. В свою очередь, справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) решает иную задачу: она по результатам расчета НДФЛ за год работодателем призвана информировать налоговиков об индивидуальных доходах граждан.

Итоги

Налоговый агент в установленные сроки сдает в ФНС расчеты 6-НДФЛ и справки о доходах (в составе единого расчета). Данные документы составляются с использованием одних и тех же регистров, но имеют разное назначение и сильно различаются в части алгоритмов отражения сумм выплат и налогов.