Как составить отчетность и посчитать НДФЛ за год?

Исчисление НДФЛ: нюансы

Прежде всего, рассмотрим, как посчитать НДФЛ за год и иные периоды для отражения в отчетах.

При подсчете НДФЛ нужно иметь в виду, что:

1. Налоговый вычет (любой — социальный, стандартный, имущественный) уменьшает не налог, а налогооблагаемую базу. То есть НДФЛ исчисляется с разницы между исходной налоговой базой и вычетом. Она может быть и нулевой, если, к примеру, крупный имущественный вычет превышает доход физлица за тот или иной период или равен ему.

2. Если общая сумма стандартных вычетов за год больше НДФЛ, то их излишек не может быть перенесен на следующий год (письмо Минфина России от 26.09.2013 № 03-04-06/39970).

Об изменениях в стандартных вычетах НДФЛ с 2025 года читайте в статье. 

3. Уплата НДФЛ налоговым агентом за свой счет не допускается. 

4. С 2021 года действует дифференцированная ставка НДФЛ в зависимости от величины доходов.

ВАЖНО! С 2025 года прогрессивная шкала НДФЛ значительно расширилась, теперь она включает в себя пять различных ставок, применяемых в зависимости от величины дохода. Подробнее о новшествах мы писали в статье. 

Теперь — о нюансах составления самых распространенных отчетов по налогу, о котором идет речь, составляемых налоговыми агентами, а именно:

• справке 2-НДФЛ (входит в состав 6-НДФЛ);
• расчету 6-НДФЛ.

Сдача справки 2-НДФЛ: как рассчитать сумму налога за год

Итак, первый вид отчетности по НДФЛ за год — справка 2-НДФЛ. Она входит в состав формы 6-НДФЛ, актуальный бланк которой утвержден приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Скачать бланк справки о доходах можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

В справке налоговым агентом отражаются доходы физлиц (на каждого получателя), которые агентом же фактически:

• начислены;
• выплачены и признаны доходом, с которого может быть удержан НДФЛ.

Оба критерия должны быть соблюдены. То есть в справке не указываются суммы задолженностей по зарплате и иных выплат, которые уже назначены, но еще не перечислены (например, депонированная зарплата — временно сохраняющаяся в кассе сумма зарплаты, которая не получена работником вовремя в силу личных обстоятельств, но может быть выдана ему на руки в любой момент в течение 3 лет с момента депонирования).

С 2023 года с аванса по зарплате, выплаченного до окончания месяца, за который она начислена, следует удерживать НДФЛ. 

Суммы, указываемые в 2-НДФЛ, делятся на два типа:

• те, с которых удалось удержать налог;
• те, с которых НДФЛ не удержан, хотя налогооблагаемый доход был. О новых правилах по справкам о неудержанном НДФЛ мы рассказали здесь.

Обратите внимание, в приказе ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в ред. от 09.01.2024) содержатся две формы справки: одна из них предназначена для сдачи в ИФНС, а вторая для выдачи работнику.

Расчет 6-НДФЛ: порядок заполнения и сроки сдачи

Следующий — основной вид налоговой отчетности — расчет 6-НДФЛ. Годовую отчетность за 2025 год сдаем по форме, утвержденной приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. 

Эксперты КонсультантПлюс рассказали, как заполнить 6-НДФЛ, в Готовом решении. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно. Если вы хотите иметь полный постоянный доступ к системе, запросите ее расценки. 

С 01.01.2023 сроки сдачи почти всей налоговой отчетности привязаны к 25-му числу. Коснулось это и годового расчета 6-НДФЛ, включающего справки о доходах. Теперь срок для него установлен на 25 февраля.Сдать справки 2-НДФЛ в составе расчета 6-НДФЛ за 2025 год нужно до 25.02.2026 включительно. 

В расчете 6-НДФЛ за 2025 год отражаются:

1. В разделе 1:

• суммы налога, подлежащего перечислению к 1-6 сроку уплаты в 4 квартале 2025;
• возвращенный НДФЛ.

2. В разделе 2 суммы:

• начисленных доходов (строка 120) — по каждой ставке отдельно;
• исчисленного налога (поле 140) — по каждой ставке обособленно;
• удержанного (поле 160) или неудержанного (поле 170) НДФЛ по всем ставкам;
• отдельно — доходы ВКС (строка 121) и налоги на них (поле 141)  по каждой ставке обособленно.

В разделе отражаются также:

• суммы вычетов — по каждой ставке;
• суммы НДФЛ с патентов для иностранных граждан;
• сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве;
• сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету.

Главная особенность 6-НДФЛ — информирование ФНС о типах и размерах НДФЛ, который уплачивался фирмой. В свою очередь, справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) решает иную задачу: она по результатам расчета НДФЛ за год работодателем призвана информировать налоговиков об индивидуальных доходах граждан.

Итоги

Налоговый агент в установленные сроки сдает в ФНС расчеты 6-НДФЛ и справки о доходах (в составе единого расчета). Данные документы составляются с использованием одних и тех же регистров, но имеют разное назначение и сильно различаются в части алгоритмов отражения сумм выплат и налогов.