6-НДФЛ: предоставлять или нет
Представление расчета 6-НДФЛ — обязанность налоговых агентов (ст. 226 НК РФ). Чтобы начать исполнять эту обязанность, необходимо:
- быть фирмой, ИП, учредившим адвокатский кабинет лицом, обособленным подразделением иностранной или отечественной фирмы;
- выдавать в отчетном периоде доходы физическим лицам.
Начиная с отчетности за 1 квартал 2024 года нужно использовать обновленную форму расчета в соответствии с Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в ред. Приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Вы можете бесплатно скачать актуальный бланк 6-НДФЛ и образцы его заполнения для разных периодов, кликнув по картинке ниже:
Воспользуйтесь образцом 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года, составленным экспертами КонсультантПлюс, и проверьте, все ли вы заполнили правильно. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.
Детализацию обязанностей и ответственности налоговых агентов по НДФЛ см. в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».
Для налоговых агентов представление 6-НДФЛ:
- безусловно обязательно, если в отчетном периоде осуществлена хотя бы одна выплата физлицу (величина ее не имеет значения);
- возможно (но не обязательно), если выплаты не производились (в ситуации отсутствия штата, финансовых затруднений и др.), — в форме нулевого расчета.
В первом случае непредставление 6-НДФЛ в обусловленные НК РФ сроки может повлечь 2 неприятности: штраф и (или) блокировку счета.
В какой срок налоговая инспекция вынесет решение о приостановлении операций по счетам, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный онлайн доступ к справочно-правовой системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
Вторая ситуация — не повод для негативных последствий, однако разного рода «налоговые неожиданности» могут внести сумбур и неразбериху, способные на время лишить фирму возможности нормально функционировать.
К числу таких неожиданностей можно отнести:
- высокую вероятность отклонения нулевого 6-НДФЛ программными средствами на этапе приема отчета налоговиками;
- факторы объективного (например, сбой программных средств) и субъективного (к примеру, принятие инспектором ошибочного решения) свойства.
В данной ситуации помешать налоговому агенту нормально функционировать может приостановление операций по счетам, если инспекторы не дождутся от него 6-НДФЛ.
Подробнее читайте в статье «Можно ли избежать блокировки счета за несдачу 6-НДФЛ?».
Избежать негативных последствий поможет дополнительная страховка, о которой будет рассказано в следующем разделе.
Когда понадобится объяснять налоговикам причины непредоставления 6-НДФЛ
Необходимость направить письмо о непредоставлении 6-НДФЛ может возникнуть у налогового агента, если:
- расчет 6-НДФЛ за отчетный период не предоставлялся на законных основаниях (выплаты физлицам не производились);
- присутствует необходимость гарантированно избежать блокировки расчетного счета.
Ознакомиться с особенностями блокировочной процедуры можно в этой рубрике.
Фактически объяснение налоговикам причин непредставления 6-НДФЛ — это добровольная дополнительная (необязательная) мера со стороны коммерсанта, поскольку налоговики неоднократно подтверждали ненужность такой процедуры, как представление нулевого 6-НДФЛ (письма ФНС России от 08.06.2016 № ЗН-19-17/97, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопрос 1)).
Если же хотя бы в одном из предыдущих периодов выплаты физлицам были, отчет не будет нулевым до конца года. Т.к. формуляр заполняется нарастающим итогом.
Проверьте, правильно ли вы заполняете 6-НДФЛ, с помощью советов от КонсультантПлюс. Изучите рекомендации экспертов, получив пробный демо-доступ к системе КонсультантПлюс. Это бесплатно.
Как оформить пояснения в налоговую о непредоставлении 6-НДФЛ
При оформлении пояснений о непредставлении 6-НДФЛ необходимо помнить, что:
- передать их налоговикам лучше в период, отведенный налоговым агентам для предоставления 6-НДФЛ (до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
- в заглавной части пояснений необходимо указать реквизиты коммерсанта и ИФНС, в адрес которой должен был поступить соответствующий 6-НДФЛ;
- пояснения формулируются в лаконичной форме (без излишней детализации), но с указанием всех необходимых нюансов;
- подписать пояснения должен руководитель либо доверенное лицо (в этом случае приложить к пояснениям копию доверенности);
- пояснения нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.
Перечисленные условия не являются закрепленными НК РФ требованиями к пояснениям в адрес налоговиков на случай непредставления коммерсантом 6-НДФЛ. Однако выполнение коммерсантом этих правил позволит налоговикам:
- однозначно идентифицировать причины и мотивы непредставления 6-НДФЛ;
- избежать негативных последствий такого непредставления (штрафа и (или) приостановления операций по счетам).
А предоставивший вовремя ясно сформулированные пояснения коммерсант избежит внезапной блокировки своих счетов и поспешного оформления дополнительных разъяснений в адрес контролеров.
Один из вариантов пояснений в налоговую о непредставлении 6-НДФЛ см. в статье «Заполняем пояснение в налоговую по 6-НДФЛ — образец».
Что написать в пояснениях о непредоставлении 6-НДФЛ
Если налоговый агент не отправил налоговикам 6-НДФЛ, но доходы физлицам выплачивал, писать пояснения ему не придется — наказание в виде штрафа и приостановления операций по счетам, вероятнее всего, его настигнет. И объяснения здесь не помогут.
Если же коммерсант выплаты физлицам не осуществлял и 6-НДФЛ в связи с этим не оформлял, но посчитал необходимым предупредить об этом налоговиков, в тексте письма рекомендуется указать следующие данные:
- Пояснения лучше озаглавить, чтобы сразу стала ясна причина их направления, например: «Пояснения в связи с непредставлением 6-НДФЛ за 1-й квартал 20ХХ года».
- В первом абзаце нелишним будет указать причину подачи пояснений, к примеру: «Во избежание приостановления операций по счетам по п. 3.2 ст. 76 НК РФ…».
- Пояснить причину невыполнения обязанности по предоставлению расчета со ссылкой на статьи НК РФ. Фформулировка может быть следующей: «Фирма ”ХХХ” в 1-м квартале 20ХХ года не выплачивала физическим лицам доходы, поэтому не признается налоговым агентом по НДФЛ и не обязана предоставлять расчет 6-НДФЛ в соответствии со ст. 226 и 230 НК РФ».
- Добавить в текст пояснений дополнительные аргументы. Например, сослаться на письма ФНС России от 08.06.2016 № ЗН-19-17/97, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, подтверждающие возможность не оформлять 6-НДФЛ в ситуации невыплат физлицам доходов в отчетном периоде.
Вариант письма о непредставлении 6-НДФЛ, подготовленного экспертами КонсультантПлюс, вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Помочь в составлении обязательных пояснений (если их затребовали налоговики) может изучение статьи «Пояснительная записка в налоговую по требованию – образец».
Итоги
Пояснение налоговикам факта непредоставления 6-НДФЛ — это добровольное действие коммерсанта во избежание блокировки счета.