Онлайн-касса для ИП в 2022-2023 годах: кому нужно применять
В 2022-2023 годах большинство хозяйствующих субъектов обязаны применять ККТ. Еще в 2019 году завершился в основной части полномасштабный переход на применение кассовых аппаратов современного поколения (онлайн-кассы). Последняя редакция закона о ККТ от 22.05.2003 № 54-ФЗ предусматривает для большинства компаний и ИП обязательное применение онлайн-касс при осуществлении расчетов с покупателями (заказчиками). Но соответствующее требование появилось не сразу. В 2016–2019 годах действовало большое количество оснований для отсрочки применения онлайн-касс для различных категорий хозяйствующих субъектов.
Об одной из действовавших некоторое время отсрочек применения онлайн-касс для ИП читайте здесь.
В законе № 54-ФЗ предусмотрены разные режимы применения ККТ: некоторые налогоплательщики могут не применять онлайн-кассы, а другие субъекты — эксплуатировать их в автономном режиме. При решении вопроса о том, кто обязан применять современные ККТ, нужно принимать во внимание множество факторов:
- виды деятельности;
- территорию осуществления коммерческой деятельности;
- применяемую систему налогообложения;
- некоторые другие нюансы.
Как со всем этим разобраться предпринимателю? Как понять, нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН в 2022-2023 годах? Как сориентироваться, требуется ли онлайн-касса для ИП на патенте в 2022-2023 годах?
Разобраться с этими и другими вопросами помогут материалы нашего сайта:
- «Применяется ли онлайн-касса для ИП на патенте?»;
- «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2022-2023 годах?»;
- «Нужна ли онлайн-касса самозанятым лицам?»;
- «Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина»;
- «Чек-лист по онлайн-кассам».
Если вы сомневаетесь в том, нужно ли вам применять онлайн-кассу, изучите авторитетное мнение экспертов «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
Закон о кассах в режиме онлайн: требования к новым устройствам
При использовании ККТ старого образца налоговикам нужно было осуществлять фискализацию платежных данных, снимая показания с ЭКЛЗ непосредственно на территории налогоплательщика. В онлайн-кассах ЭКЛЗ заменена на новый технологический компонент — фискальный накопитель. Он в сочетании с дополнительными вычислительными и коммуникационными модулями делает кассовый аппарат приспособленным к выполнению технических требований к функционалу ККТ, установленных ст. 4.1 закона 54-ФЗ в текущей версии. Онлайн-касса с фискальным накопителем умеет:
- Отправлять данные о совершаемых на кассе платежах в ФНС в режиме онлайн при посредничестве операторов фискальных данных (ОФД).
Важно, чтобы фискальные данные направлялись в ОФД бесперебойно.
- Формировать электронные версии чеков (юридически идентичные бумажным) и отправлять их клиентам на электронную почту или в виде СМС также через ОФД.
ККТ старого образца не были приспособлены к выполнению аналогичной функции. Покупателям выдавался только бумажный чек.
Продавец может выдать покупателю только электронный чек, сформированный на онлайн-кассе — в случае, если до момента расчета покупатель сообщил свои контактные данные для получения чека. Но иногда требуется выдать именно бумажный фискальный документ.
- Обеспечивать сохранность платежных данных в памяти ККТ в периоды отсутствия связи с ОФД.
Фактически платежные данные сохраняются в памяти фискального накопителя. Отметим, что ККТ с ЭКЛЗ выполняли в принципе схожую функцию — но только лишь в целях сохранения платежных данных перед фискализацией, которую налоговики проводили непосредственно на территории хозсубъекта.
- Обеспечивать шифрование и невозможность несанкционированной корректировки записей о платежных операциях в памяти фискального регистратора.
Можно отметить, что в отношении ККТ старого образца законодательство выдвигало аналогичные требования. Как в ЭКЛЗ ранее, так и в фискальных накопителях сегодня применяются надежные криптографические алгоритмы, не позволяющие «скрутить» показатели по выручке.
Важный нюанс: фискальный накопитель в онлайн-кассе нужно менять (и одновременно осуществлять регистрацию нового накопителя):
- 1 раз в 3 года — бизнесам на УСН, ПСН, ЕСХН и тем, которые оказывают услуги (п. 6 ст. 4.1 закона 54-ФЗ);
- 1 раз в 13 месяцев — всем остальным продавцам (то есть на ОСНО и в иных случаях, не относящихся к предыдущему пункту).
Замена ФН может потребоваться в целях приведения ККМ соответствующей требованиям законодательства по фискализации маркируемых товаров.
Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о процедуре замены фискального накопителя в специальном материале. Получите пробный доступ к нему бесплатно.
Введение (установка и регистрация) онлайн-кассы ИП: нюансы
Установка онлайн-кассы хозяйствующим субъектом, который должен или желает ее применять, предполагает:
- Закупку онлайн-кассы, подключение устройства к электросетям, интернету, размещение на рабочих местах кассиров.
- Установку и настройку кассового и при необходимости товароучетного ПО.
- Регистрация онлайн-кассы в ФНС.
Подробнее об этой процедуре читайте здесь.
- При необходимости — проведение обучения сотрудников.
Использование онлайн-касс и ККМ старого образца не слишком сильно различается. Основную часть своих уникальных функций настроенные онлайн-кассы выполняют без участия кассира. Однако менеджерам магазина имеет смысл сообщить сотрудникам о том, что:
- Не нужно по окончании смены формировать Z-отчет, поскольку его аналог на онлайн-кассе (отчет о закрытии смены), как и другие платежные данные, передается в ФНС через интернет автоматически.
- Электронный чек должен быть направлен покупателю по первому его требованию, иначе ФНС при отказе это сделать наложит штраф:
- 2000 руб. на должностное лицо или ИП;
- 10 000 руб. на хозяйствующий субъект как на юрлицо (п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).
Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Штрафа за непробитый чек (неприменение ККТ), за применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо за применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения, а также за ненаправление (невыдачу) покупателю (клиенту) кассового чека можно избежать. Для этого нужно...
Подробнее смотрите в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Следует иметь в виду, что ФНС может проверить пользователя ККТ без предупреждения.
Можно ли ИП в 2022-2023 годах избежать покупки кассового аппарата?
Если ИП в 2022 или 2023 году перейдет на новый специальный режим «Налог на профессиональный доход» (НПД), то на приобретении онлайн-кассы он сможет сэкономить.
Подробнее смотрите здесь.
Чеки покупателям плательщик НПД обязан выдавать, но они будут некассовыми, то есть не подпадающими под действие закона № 54-ФЗ. Самозанятый может выдать чек в электронном виде через мобильное приложение (ст. 14 закона «О проведении эксперимента…» от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Мобильный телефон при этом не может заменить стандартную контрольно-кассовую технику.
Общую схему выдачи чеков ИП на НПД смотрите на рисунке:
Перешедшим на НПД предпринимателям не запрещено применять для расчетов с покупателями терминалы по приему безналичных денежных средств. Главное, чтобы сведения о произведенных расчетах были переданы в налоговый орган, а покупатель смог получить чек. Ограничений на применение терминалов действующее законодательство не содержит (ч. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ).
В каких еще случаях ИП могут работать без онлайн-ККТ, узнайте в нашей статье.
Итоги
Предприниматели (за небольшим исключением), должны приобрести, зарегистрировать и начать применять онлайн-кассы. ИП, перешедшие на новый режим «Налог на профессиональный доход», кассовый аппарат применять не обязаны.