А где гарантия, что работнику этот вычет положен? Я же говорю, в небольших организациях, где все на виду, не имеет смысла макулатуру хранить, но если это огромное предприятие, где многие знают друг друга только в лицо... Где гарантия, что все дети живы и здоровы и успешно грызут гранит науки в ВУЗе, извините.
Если представленный работником документ (например, справка из ВУЗа об обучении) может подтвердить право на стандартный вычет по НДФЛ только в одном налоговом периоде, то действие этого документа нельзя распространить на последующие годы.
В такой ситуации в следующем налоговом периоде сотрудник должен принести в бухгалтерию новый подтверждающий документ. Такой вывод следует из письма Минфина от 08.05.18 № 03-04-05/30997. В этом же письме специалисты напомнили, с какой периодичностью работник должен писать заявление о вычете.
По мнению Минфина, из указанной нормы следует, что заявление на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ представляется налоговому агенту только один раз. Повторное заявление понадобится только в том случае, если у работника изменились обстоятельства получения вычета.
Что касается подтверждающих документов, то периодичность их предоставления зависит от срока действия той или иной справки. Дело в том, что документы подаются для подтверждения права на получение стандартного налогового вычета в конкретном налоговом периоде. Поэтому, если представленный работником документ может подтвердить право на вычет только в одном периоде, то его действие не распространяется на последующие годы.
Лично мне кажется, что ничего страшного не будет, если работники (особенно крупных предприятий) принесут раз в год свидетельства о рождении своих детей, чтобы ни для кого не было нежелательных последствий.