Скажу за себя лично: на всех местах работы заявления на детские вычеты у меня писали разово, без всяких подробностей.
В ЗУП стояла напоминалка на каждого сотрудника с окончанием вычета.
У кого дети были студенты - просила подтверждение с начала налогового периода о том, что ребёнок ещё является студентом. Хотя, есть риск, что прямо с начала года ребёнок может бросить институт, поэтому про ежегодно заявление с подтверждение, и все в шоколаде - далеко не та