При работе с самозанятыми нужно учитывать ряд нюансов (см., например, письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@). Берите их на карандаш.
1. Как оформить договор, чтобы можно было учесть расходы?
Договор с самозанятым — плательщиком НПД нужно заключить в письменной форме. Исключением являются услуги, оказываемые непосредственно в момент заключения договора. В этом случае можно обойтись без письменного договора, а расходы подтвердит выданный самозанятым чек. В чеке должны присутствовать ваш ИНН и наименование услуг.
ВАЖНО! Рекомендации от «КонсультантПлюс»
При заключении договора с самозанятым лицом указывать в нем об особом статусе такого контрагента не обязательно. Однако рекомендуется это сделать и обязать в договоре самозанятого (без статуса ИП) незамедлительно сообщать о прекращении своего статуса в период действия договора.
Пример. Указание в договоре возмездного оказания услуг статуса самозанятого
В разделе "Предмет договора" можно указать следующую формулировку:
Пример формулировки смотрите в «КонсультантПлюс», пробный доступ бесплатный.
2. Контрагент, с которым уже работали, стал самозанятым: договор с ним перезаключать?
Если не меняются существенные условия, перезаключать договор необязательно. Рекомендуется заключить допсоглашение с указанием даты, с которой исполнитель стал плательщиком НПД, если раньше работы и услуги вы оплачивали с НДС.
ВАЖНО! Учитывайте, что ФНС проводит мероприятия, направленные на выявление подмены трудовых отношений самозанятостью. Подробнее об этом читайте здесь.
3. Списывать оплату самозанятому в расходы по акту нельзя.
Для подтверждения расходов обязателен чек. Акт можно использовать только как дополнительный оправдательный документ.
Как подтвердить обоснованность неудержания у самозанятого НДФЛ и неначисления страховых взносов? Рекомендации смотрите в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
4. Нужно ли распечатывать чек, полученный электронно?
Не обязательно. Можете хранить его в электронном виде.
5. Что делать, если контрагент не дает чек?
Можно пожаловаться на него налоговикам через сервис «Обратиться в ФНС России». Выдавать чеки — прямая обязанность плательщика НПД.
Обратите внимание! Самозанятый не обязан передавать вам чек, если работает через посредника. В этом случае соответствующими документами вас должен снабдить посредник.
6. Как быть, если самозанятый заработал больше 2,4 млн и утратил право на спецрежим?
Начинайте платить за контрагента НДФЛ и страхвзносы с того момента, как он слетел со спецрежима. По доходам, выплаченным ранее, ничего доплачивать не нужно.
Подробнее о том, как оформить договор с самозанятым лицом, узнайте из этой статьи.
А здесь узнайте, как ИП начать сотрудничать с самозанятыми.