Можно ли уйти в отпуск по графику без заявления?

Отпуск по графику - нужно ли заявление работника?

Согласно положениям ст. 123 ТК РФ последовательность оформления периодов отдыха работникам предприятий определяется на основании разработанного и вступившего в силу графика.

График отпусков — это сводный документ, в котором зафиксированы периоды отдыха каждого сотрудника. Он визируется руководством не позднее чем за 2 недели до начала года, в котором он будет применяться. То есть на 2026 год график должен быть утвержден не позднее 17.12.2025 г.

В соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ информация о грядущем отдыхе предоставляется работнику за 2 недели (или ранее) до его начала. При этом ни одно из положений действующего трудового законодательства не указывает на необходимость составления и подачи работником заявления о предоставлении ему положенных дней отдыха.

Если следовать ТК РФ буквально, то заявление требуется только на продление или перенос отпуска при временной нетрудоспособности. В остальных случаях Кодекс не предусматривает использование заявлений на отпуск (письмо Минтруда России от 16.05.2024 № 14-6/ООГ-3001.

Вместе с тем, такое заявление востребовано среди работодателей. Ознакомьтесь с образцом данного документа.

Если сроки уведомления работника были нарушены или если работодатель своевременно не выплатил ему отпускные, по письменной инициативе работника он может быть отправлен на законный ежегодный отдых позже, вне зависимости от графика (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Об ответственности работодателя за нарушение отпускных обязательств рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и узнайте экспертное мнение бесплатно. 

Обязательно ли писать заявление на отпуск не по графику?

Уйти в отпуск по графику получается далеко не всегда — документ утверждается за 2 недели до нового года, а в течение следующих 12 месяцев могут возникнуть различные обстоятельства, не позволяющие работнику отдохнуть в запланированное время. Причиной для переноса отпуска может стать производственная необходимость или личная потребность работника.

Тест: отпуск и отпускные 2025 Пройти тест

Как оформить перенос отпуска по желанию работника, узнайте здесь.

В первом случае вместо заявления работнику потребуется изложить в письменном виде свое согласие на перенос отпуска (как правило, составляется служебная записка с ходатайством о переносе отпуска работника, на которой он ставит свою подпись и визу «Не возражаю»).

Во втором случае работник может написать заявление о переносе отпуска, изложив в нем причины, по которым в график должны быть внесены изменения.

Как возобновить прерванный отпуск по уходу за ребенком, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Вместо такого заявления также может быть составлена служебная записка. Причины, по которым отпуск работника переносится, в этом случае излагает руководитель подразделения, где трудится будущий отпускник. При этом работник также ставит на таком документе свою подпись и визу «Не возражаю».

При наличии согласия работодателя ежегодный отпуск или его часть могут быть предоставлены сотруднику по его просьбе в иные сроки, чем предусмотрены графиком, и на количество дней, нужное сотруднику (письмо Минтруда России от 17.07.2025  № 14-6/В-887). 

Деление отпуска — как оформить

Отпуск может быть разделен на части, причем одна из них не должна быть короче двух недель (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Ответ на вопрос о том, надо ли писать заявление на отпуск при его разделении, зависит от того, кто был инициатором такого деления.

Как внести изменения в график отпусков, мы писали в статье.

В том случае, если разбить отпуск на несколько частей пожелал работник, ему потребуется написать на имя руководителя заявление с просьбой о предоставлении ему определенного количества дней отдыха в счет отпуска в определенные даты. Заявление может быть написано как до составления графика отпусков, так и после. В первом случае, если работодатель соглашается на условия работника, в график отпусков вносится предложенная сотрудником информация о датах отпуска. Если же отпуск делится после утверждения графика отпусков, в него вносятся корректировки.

ВАЖНО! Работник не вправе самовольно уйти в отпуск, если договориться с работодателем не получилось. При этом работодателю нужно помнить о том, что отпуск обязательно предоставляется отдельным категориям работников, в удобное для них время, например, сотрудникам в возрасте до 18 лет, или имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из них 14 лет).

Важно! Из разъяснений Роструда следует, что заявление на отпуск вне графика обязательно запрашивается от сотрудников, которые имеют право на отпуск в удобное время (письмо от 20.06.2022 № ПГ/16003-6-1). Минтруд допускает предоставление отпуска в удобное время по соглашению с работником, а не по графику (письмо от 17.07.2025 № 14-6/В-887). 

Итоги

Итак, отпуск по графику без заявления работника предоставляется по умолчанию. Единственным требованием законодателя к оформлению отпусков является уведомление работника о факте предстоящего отдыха не позднее чем за 2 недели до его начала. Однако бывают ситуации, когда написать заявление необходимо — например, если речь идет об отпуске в удобное для работника время вне графика. Потребуется это в том случае, когда работник хочет воспользоваться правом на деление отпуска на несколько частей или на перенос отпуска.

Распространенные вопросы

Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?

В общем случае такое  заявление о ежегодном отпуске хранится 5 лет. Но документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 №236). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.

Подробнее о сроках хранения документов в организации читайте здесь.

Кому положен отпуск вне графика отпусков?

Некоторые категории сотрудников вправе уйти в отпуск несмотря на график отпусков. К таким категориям относятся:

• женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам (БиР) либо сразу после выхода с такого отпуска (ст. 260 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• муж женщины, находящейся в отпуске по БиР (ст. 123 ТК РФ);
• родители трех и более детей до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет (ст.  262.2 ТК РФ);
• родитель (в т. ч. приемный), опекун или попечитель ребенка-инвалида, не достигшего возраста 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• сотрудник младше 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместитель, оформляющй отпуск по месту основной работы (ст. 286 ТК РФ);
• сотрудник, пострадавший при аварии на Чернобыльской АЭС или участвовавший в ликвидации ее последствий (п. 5 ст. 14, ст. 15 закона «О социальной защите…» от 15.05.1991 № 1244-1);
• работник, получившй дозу облучения при ядерных испытаниях на полигоне в Семипалатинске (п. 15 ст. 2 закона «О социальных гарантиях…» от 10.01.2002 № 2-ФЗ);
• почетный донор (подп. 1 п. 1 ст. 23 закона «О донорстве…» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• супруги военнослужащего (военнослужащей), получающего отпуск по месту службы (п. 11 ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
• сотрудник ОВД, не имевший возможности реализовать свое право на отпуск в соответствии с утвержденным графиком (п. 3 ст. 57, п. 2 ст. 64 закона «О службе в органах внутренних дел…» от 30.11.2011 № 342-ФЗ);
• Герои Труда, Соцтруда, полному кавалеру ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
• Герои СССР, РФ, полному кавалеру ордена Славы (п. 3 ст. 8 закона «О статусе Героев…» от 15.01.1993 № 4301-1). 

Для справки: Госдума рассматривает законопроект, по которому в ст. 123 ТК РФ планируется ввести положение о том, что если коллективным договором, соглашением или локальным актом будет введено заявление на отпуск в удобное время, то срок его подачи не может быть менее 5 и более 14 календарных дней до начала отпуска.

Какая предусмотрена ответственность работодателя за несоблюдение графика отпусков?

Если работодатель не соблюдает график отпусков, наступает ответственность за несоблюдение трудового законодательства (ст. 123 ТК РФ) по ст. 5.27 КоАП:

• 1 000 до 5 000 руб. на должностных лиц и ИП;
• 30 000 до 50 000 руб. на юрлиц.

А за повторное такое нарушение - дисквалификация должностного лица от 1 до 3-х лет и/или штраф:

• 10 000 до 20 000 на должностных лиц  и ИП;
• 50 000 до 70 000 руб. на юрлиц.