Порядок выплаты суточных
Суточные возмещаются работнику за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни (п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Утверждено новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). С 1 сентября 2025 года оно заменит особенности, утв. постановлением от 13.10.2008 № 749, и будет действовать до 01.09.2031. Подробнее здесь.
В новом постановлении присутствует норма, аналогичная п. 11 постановления № 749, закрепленная в п. 9.
См. материал «Что такое суточные расходы в командировке?».
Реальный срок командировки подтверждается проездными документами, а в случае их утраты – документами о проживании. Также часто целесообразным будет составить служебную записку по командировке. Она поможет подтвердить период пребывания в командировке, если по каким-то причинам невозможно предъявить документы о проживании. В этом случае в служебной записке должны быть сделаны отметки принимающей стороны о датах прибытия и убытия (п. 7 постановления № 749 - актуально до 31.08.2025, п. 6 постановления № 501 - действует с 01.09.2025).
При проезде к месту выполнения служебного задания на автомобиле (личном или служебном) к служебной записке прилагаются документы, подтверждающие даты нахождения в пути: путевой и/или маршрутные листы, квитанции и чеки с автозаправок и др.
Подробнее о том, что такое суточные см. в материале «Что такое суточные расходы в командировке».
При однодневной командировке есть свои особенности: если командировка не выходит за пределы России, суточные не выплачиваются, а при командировке за границу их размер составит 50% от обычной их величины (пп. 11, 20 постановления № 749 - актуально до 31.08.2025, пп. 9, 17 постановления № 501 - действует с 01.09.2025). Однодневная командировка стала камнем преткновения в вопросе оплаты: судебная практика располагает решением Верховного суда России от 11.09.2012 № 4357/12, где сказано, что данная выплата может быть осуществлена, но с оговоркой, что это компенсация за иные траты сотрудника. В случае болезни работника во время командировки, согласно п. 25 постановления № 749 (актуально до 31.08.2025, п. 22 постановления № 501 - действует с 01.09.2025), суточные выплачиваются за все дни болезни, даже если она увеличила срок командировки. Это правило действует и при задержке работника в командировке с разрешения (или по просьбе) руководства.
Пример расчета и налогообложения суточных привели эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно. Если вы хотите иметь доступ к системе на постоянной основе, запросите ее расценки.
Размер суточных при командировках в 2025 году
Кстати, размер суточных законом не ограничен, в ст. 217 НК РФ предусмотрены только их нормы для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, которые представляют собой необлагаемый минимум. Нормы суточных в командировке - 2025: для российских командировок — 700 руб., а для зарубежных — 2500 руб.
ВАЖНО! Лимит суточных при загранкомандировках с 01.01.2025 не повышался и по-прежнему равен 2500 руб.
Повышен лимит суточных работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, и работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, — до 3500 руб. за сутки выполнения указанной работы (нахождения в пути) за пределами РФ (закон от 29.11.2024 № 416-ФЗ).
Суммы, выдаваемые работнику по корпоративным нормам сверх лимита, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Как уплачивать страховые взносы с суточных, читайте в материале «Каковы страховые взносы на суточные в 2025 году?».
- Расчет суточных по заграничным командировкам производится по отметкам таможенной службы в загранпаспорте командированного сотрудника. По общему правилу день пересечения границы на выезд из РФ считается как день за границей, день пересечения границы на въезд в РФ считается уже днем в РФ (п. 18 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 - актуально до 31.08.2025, п. 15 постановления № 501 - действует с 01.09.2025). Если суточные для поездки выданы в иностранной валюте, в целях НДФЛ они пересчитываются в рубли по курсу Банка России на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки или на день увольнения, если после возвращения из командировки сотрудник увольняется. А вот для целей расчета страховых взносов со сверхлимитных сумм суточных используется дата утверждения авансового отчета (письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796).
Пример
Коммерческий директор ООО «Смоленские пивоварни» выехал из Смоленска в командировку 01.03.2025. В период с 02.03.2025 по 03.03.2025 он работал в Москве. 04.03.2025 уехал на поезде в Прагу. Поезд отправился в 7:45 04.03.2025, пересек границу РФ в 3:01 05.03.2025, прибыл в пункт назначения в 9:50 05.03.2025. Обратно директор вернулся самолетом до Москвы 09.03.2025 и в Смоленск прибыл 10.03.2025.
По корпоративным нормативам, дирекции установлены повышенные нормы суточных: 1 000 руб. для России, 50 евро — для европейских стран.
По графику командировки директору были выданы:
- Рубли за 01.03.2025, 02.03.2025, 03.03.2025, 04.03.2025, 09.03.2025 и 10.03.2025 = 6 дней. Итого: 6 000 руб. суточных по России.
- Евро за 05.03.2025, 06.03.2025, 07.03.2025, 08.03.2025 = 4 дня. Итого: 200 евро.
Авансовый отчет директор представил 13.03.2025. Этим же днем авансовый отчет был утвержден.
Курс евро, установленный Банком России, на 13.03.2025 — 93,9710 руб., на 31.03.2025 — 89,6553 руб.
Расчет суточных при командировке, принимаемых в расходы:
6 000 + 200 × 93,9710 = 24 794,20 руб.
Нормативы:
700 × 6 + 3 500 × 4 = 18 200 руб.
Обложению НДФЛ подлежит сумма: 6 000 + 200 × 89,6553 – 18 200 = 5 731,06 руб.
Страховые взносы бухгалтер ООО «Смоленские пивоварни» начислил на сумму: 24 794,20 – 18 200 = 6 594,29 руб.
- ТК РФ не установлена обязанность работодателя выплачивать одинаковые суточные всем сотрудникам организации: их можно разделить на категории, закрепив за каждой из них в учетной политике соответствующую сумму. Об этом сказано в письме Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291 и письме Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1.
Также размер суточных при командировках в 2025 году можно сделать зависимым от нескольких факторов, например стоимости питания и проезда на пассажирском транспорте в месте командировки, занимаемой должности. Главное — закрепить изменения в учетной политике и положении о командировках.
- Как уже выяснилось, суточные освобождены от удержания НДФЛ в пределах норм, указанных в НК РФ, то есть при выплатах суточных в большем, чем эта норма, размере на превышающую сумму налог начисляется. Для целей НДФЛ датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных признается дата выплаты суточных. При этом удержание следует производить из этой же выплаты, а перечислить налог в бюджет следует в соответствие с одним из шести сроков перечисления НДФЛ.
О порядке и сроках уплаты НДФЛ читайте в нашей статье.
- Минфин РФ в письме от 01.10.2015 № 03-04-06/56259 указывает, что денежные средства, выплачиваемые работнику взамен суточных при однодневных командировках, не облагаются НДФЛ в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ.
- Налоговый учет суточных для целей налога на прибыль не подразумевает нормирования, то есть они признаются в той сумме, в какой установлены на предприятии. Ст. 272 НК РФ говорит о том, что командировочные расходы признаются в учете на дату утверждения авансового отчета: это правило действует и для суточных.
- Начиная с 2017 года на суточные сверх норм, установленных п. 3 ст. 217, начисляются страховые взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС (п. 2 ст. 422 НК РФ). В письме Минфина России от 16.03.2017 № 03-15-06/15230 уточнено, что для суточных в иностранной валюте пересчет в рубли должен осуществляться по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации, установленному на дату начисления суточных в пользу работника.
- Днем начисления суточных для целей расчета страховых взносов понимается день утверждения авансового отчета (см. письмо Минфина РФ от 29.05.2017 № 03-15-06/32796). Взносы на травматизм на суточные как в пределах норм, так и сверх норм не начисляются (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Об отражении суточных в 6-НДЛФ читайте в статье «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».
Еще о налогообложении командировочных расходов читайте в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».
Итоги
Суточные как статья расходов находится под пристальным вниманием налоговиков, поскольку влияет на налоговую базу сразу по двум налогам: налогу на прибыль и НДФЛ, а также с 2017 года и по страховым взносам. Именно поэтому следует досконально соблюдать все правила их нормирования и выплаты, чтобы при проверках не получить непредвиденных санкций.
См. также «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?».