Как начисляется аванс?

Что такое аванс по заработной плате

Само понятие аванса в действующем трудовом законодательстве и других официальных источниках не упоминается. Поэтому обратимся к ст. 136 ТК РФ, где сказано, что зарплата должна выплачиваться персоналу не реже одного раза в полмесяца. Авансом считается зарплата за первую половину текущего месяца.

Выплату зарплаты, как правило, делят на две части:

• первая — с 16-го по 30-е либо 31-е число (зарплата за 1-ю половину текущего месяца);
• вторая ― с 1-го по 15-е число (остаток зарплаты за прошлый месяц).

Нередко в различных источниках можно встретить вопрос о возможности выдачи зарплаты чаще, чем два раза за месяц. Будет ошибочным давать на этот вопрос отрицательный ответ. В Трудовом кодексе указано минимальное количество выплаты зарплаты персоналу — не реже двух раз в месяц или один раз в две недели. Но выплачивать можно и чаще. И это не является трудовым нарушением со стороны работодателя.

Например, на некоторых предприятиях зарплата выдается каждую декаду: три раза в месяц.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали об определении размера и сроков аванса. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Сроки выплаты аванса

C 03.10.2016 действует норма, внесенная законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ в ст. 136 ТК РФ, о сроках выплаты зарплаты. Она должна быть выплачена персоналу не позднее 15 календарных дней после окончания месяца, за который была начислена. По этой норме получается, к примеру, что зарплату за март персонал предприятия должен получить не позднее 15 апреля. 

Более подробно о начислении страховых взносов с заработной платы в 2023 году читайте здесь.

Но это касается окончательного расчета за месяц с работниками компании. Так как максимальный перерыв между выплатами зарплаты составляет полмесяца (то есть 15 дней), получается, что предельная дата выплаты аванса — последний день текущего месяца (30-е или 31-е число). На законодательном уровне ограничены лишь предельные даты.

Таким образом, конкретные даты выплаты заработной платы и аванса работодатель должен установить самостоятельно.

Работодателю необходимо закрепить порядок и сроки выдачи зарплаты во внутренних локальных документах: в положении об оплате труда, коллективном договоре. Также можно отразить данную информацию в трудовых договорах, заключенных непосредственно с каждым работником предприятия.

Рекомендуется указывать конкретную дату выплаты заработной платы, а не период — например, 15-е число, а не с 15-го по 17-е число. Иначе может образоваться временной разрыв между выплатами зарплаты более полумесяца, что противоречит норме ст. 136 ТК РФ. Данную позицию отразил Минтруд в письме от 28.11.2013 № 14-2-242 (по существу, законом № 272-ФЗ она и была закреплена в указанной статье Кодекса). Также не стоит забывать о том, что при выпадении даты на рабочий либо праздничный день последним числом для выплаты аванса является последний рабочий день перед праздниками или выходными днями.

Рассмотрим, как правильно начислить аванс.

Как правильно рассчитать аванс в 2023 году

10.08.2017 Минтруд издал письмо № 14-1/В-725, в котором разъяснил свою позицию относительно того, какие выплаты нужно включать в расчет аванса. В 2023 году правомерно считать ее неизменной.

Рассмотрим основные правила начисления аванса в 2023 году согласно мнению Минтруда.

Правило № 1. Начисление аванса за первую половину месяца производится пропорционально отработанному рабочему времени в период с 1-го по 15-е число текущего месяца. То есть если первую половину месяца сотрудник находился на больничном, в отпуске или отпуске без сохранения заработной платы, начисление аванса за эти периоды не происходит.

Правило № 2. При расчете аванса обязательно нужно учесть:

• оклад (тарифную ставку);
• другие надбавки за отработанное время, которые не зависят от оценки результатов работы сотрудника (к примеру, за месяц, квартал или год): за работу в ночные часы, стаж, за профессиональный уровень (например, за категорию для педагогического и медперсонала) и так далее.

Правило № 3. При начислении аванса по заработной плате не входят в расчетные данные:

• премии по итогам рабочей деятельности за определенный период;
• компенсационные доплаты, размер которых возможно определить в конце месяца после всей выработки норм рабочего времени (например, за сверхурочную работу).

Эти правила применимы к начислению аванса в 2023 году.

Как начисляется зарплата за первую и вторую половину месяца

Из первого правила следует, что размер аванса должен быть соизмерим с общим размером зарплаты сотрудника за месяц. Он должен отражать зарплату работника за выработанное время с 1-го по 15-е число. Однако четко установленного размера аванса законодательством не предусмотрено. Рассмотрим, как начисляют аванс на практике?

Многие устанавливают фиксированный размер: 40% от месячной зарплаты работника. Эти 40% рассчитываются следующим способом. Месячная зарплата условно принимается за 100%. Из них вычитываются 13% НДФЛ и получается 87% «чистой» заработной платы за месяц, а за полмесяца — 43,5%, которые обычно округляются до 40%.

ВАЖНО! С 2023 году НДФЛ следует удерживать при каждой выплате заработной платы, в том числе при выплате аванса, поэтому приведенный расчет с 2023 года не совсем корректен. В рассматриваемом примере лучше брать аванс, равный 50% месячной зарплаты, а не 40%. Подробнее о новом порядке исчисления НДФЛ с аванса читайте в статье.   

Но всё же еще лучше выплачивать аванс по итогу расчетов за отработанное рабочее время с 1-го по 15-е число, а не в виде процентов от зарплаты. Аналогичные рекомендации дают и различные ведомства (письма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725 и Роструда от 26.09.2016 № Т3/5802-6-1).

Методика расчета аванса должна быть отражена в положении об оплате труда каждой компании. Тогда при проверках не будет лишних вопросов со стороны контролеров.

Читайте в специальном материале о том, как выглядит и как вводится в действие положение об оплате труда.

Пример расчета и отражения аванса в учете

В ООО «Продов» коллективным договором предусмотрен ежемесячный срок выдачи аванса 20-го числа. Оклад работника Дробязко В. И. составляет 20 000 руб. Также трудовым договором предусмотрена ежемесячная надбавка за профессиональный уровень мастерства величиной 10% от оклада. На период с 1 по 15 октября выпадает 10 рабочих дней. Всего в октябре 22 рабочих дня. С 9 по 11 октября Дробязко В. И. находился в отпуске без сохранения заработной платы по собственному желанию. Права на вычеты у данного работника нет. В каком размере выплатить аванс Дробязко В. И. за октябрь?

Решение:

1. Определим размер всей зарплаты Дробязко В. И. за октябрь:

20 000 + (20 000 × 10%) = 22 000 руб.

2. Рассчитаем аванс за полностью отработанные полмесяца:

(22 000 / 22) × 10 = 10 000 руб.

В случае если бы Дробязко В. И. отработал полностью положенные 10 дней, аванс составил 10 000 руб.

3. В нашем случае 3 рабочих дня Дробязко В. И. находился в отпуске без содержания, поэтому:

(22 000 / 22) × 7 = 7 000 руб.

20 октября Дробязко В. И. будет выплачен аванс в размере 6 090 руб. (7 000 - 13% НДФЛ).

Как начислять аванс по зарплате, мы разобрались. Аванс может быть выдан кассиром непосредственно из кассы организации, а также перечислен бухгалтерией на зарплатные счета сотрудников в банке.

Рассмотрим, как начисляется аванс и зарплата в бухучете.

Дт 70 Кт 50 (51) — сотрудникам выплачена заработная плата за первую половину месяца.

Само начисление аванса как части зарплаты в бухучете не отражается, то есть формируется дебиторская задолженность со стороны рабочего персонала. Она закрывается в конце месяца после начисления заработной платы:

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44, 91) Кт 70 — начислена заработная плата за месяц.

О нюансах выплаты зарплаты через банк рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.

Налоги и взносы с аванса

Итак, аванс — это зарплата за первую половину месяца. Поэтому у бухгалтеров может появиться вопрос, а нужно ли с него начислять и уплачивать НДФЛ и страхвзносы? Согласно действующей редакции п. 2 ст. 223 НК РФ датой получения дохода сотрудником в форме зарплаты является дата его фактической выплаты. Данные положения действуют с 1 января 2023 года. 

Получается, что:

1. До 1 января 2023 года при выплате аванса у работодателя как налогового агента не возникало обязанности по перечислению НДФЛ, о чем ранее напоминали фискалы в своих письмах (см. письма Минфина РФ от 13.07.2017 № 03-04-05/44802, ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893).

2. С 1 января 2023 года при фактической выплате аванса необходимо будет применять правило, установленное п. 4 ст. 226 НК РФ.

То есть удерживать НДФЛ при соответствующей выплате, не дожидаясь завершения расчетов по основной части зарплаты в конце месяца.

По страховым взносам изменений в части их начисления на суммы аванса нет. То есть платить страхвзносы с аванса в 2023 году не нужно. Они начисляются по итогам месяца и уплачиваются посредством ЕНП до 28-го числа в следующем месяце.

ВАЖНО! В связи с изменениями по НДФЛ с 2023 года введены также новые сроки уплаты данного налога в бюджет. Подробнее — здесь.

На практике бывают ситуации, когда работнику выплатили аванс и он уволился. Как быть в этом случае со страховыми взносами? Узнайте из нашего материала «Работник получил аванс и уволился — начислять ли взносы?».

Также рекомендуем посмотреть, как удержать неотработанный аванс: «Ст. 137 ТК РФ: вопросы и ответы».

Итоги

Аванс — это зарплата за первую половину текущего месяца. Зарплата выплачивается персоналу не реже двух раз в месяц. Не все надбавки и доплаты включаются в расчет аванса. Сроки выплаты аванса отражаются во внутренних локальных актах предприятия. Они должны соответствовать действующим трудовым нормам. По общим правилам — действующим до 2023 года, НДФЛ и страхвзносы не уплачиваются с аванса. С 2023 года авансы подлежат налогообложению.

Нередко в различных источниках можно встретить вопрос о возможности выдачи зарплаты чаще, чем два раза за месяц. Будет ошибочным давать на этот вопрос отрицательный ответ. В Трудовом кодексе указано минимальное количество выплаты зарплаты персоналу — не реже два раз в месяц или один раз в две недели. Но выплачивать можно и чаще. И это не является трудовым нарушением со стороны работодателя.