Порядок заполнения строки 140 формы 6-НДФЛ

Назначение формы 6-НДФЛ

Для улучшения контроля над своевременным поступлением в бюджет налога на доходы была разработана форма 6-НДФЛ. Ее сдают предприниматели и организации, имеющие наемных работников и являющиеся налоговыми агентами к физлицам. Задача сдающих отчет — предоставить достоверную информацию по всем исчисленным доходам, вычетам, платежам по налогу. Задача проверяющих — проконтролировать, что налог рассчитан верно и уплачен вовремя.

Для заполнения отчета должны использоваться данные из налоговых регистров. Это требование ст. 80 НК РФ. Отсутствие такого регистра будет считаться нарушением и штрафоваться контролерами. Этот регистр можно разработать самостоятельно, утвердив в учетной политике его форму. Ежемесячно нужно вести учет начислений зарплаты и иных доходов, расчета и удержания налога, дат перечисления налога в бюджет.

Посмотреть, как правильно составить такой регистр, можно в нашей статье «Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ».

С отчетности за 1 квартал 2024 года форма 6-НДФЛ обновлена Приказом ФНС России от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Она же используется в 2025 г. Вы можете бесплатно скачать актуальный бланк для подготовки отчетности за полугодие 2025 г. и образец заполнения 6-НДФЛ, кликнув по картинке ниже:

Расчет 6-НДФЛ за 2 квартал (полугодие) 2025 года Скачать

Заполнить 6-НДФЛ за полугодие 2025 года вам поможет образец от экспертов. Посмотреть его можно бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе КонсультантПлюс.

Данные в разделе 2 расчета указываются нарастающим итогом с начала года, в 1-м — только за 3 последних месяца. При этом в стр 020 раздела 1 данные указываются нарастающим итогом с начала расчетного периода. 

Как заполнить остальные строки нового отчета, пошагово рассмотрено в КонсультантПлюс. Авторитетное мнение экспертов справочно-правовой системы смотрите в Готовом решении, получив бесплатный пробный доступ к справочно-правовой системе.

Строка 140 находится во втором разделе отчета. Рассмотрим алгоритм его заполнения.

Общие правила для 2-го раздела отчета

Второй раздел представляет собой сводную таблицу данных  по налогу на доходы физлиц за период предоставления — налоговую базу и рассчитанные агентом показатели.

Для каждой ставки налога заполняйте новый раздел 2. Если у вас большие зарплаты, либо работник получил матвыгоду, или у вас работает нерезидент, доходы которого облагаются по отличной от резидента ставке, вам предстоит заполнить несколько разделов 2 — по одному на каждую ставку.

Об обновленных с 2025 года ставках НДФЛ читайте в нашей статье. 

Вы укажете сумму дохода в поле 120 (с выделением в поле 121 доходов высококвалифицированных специалистов), сумму вычетов — в поле 130, и в стр. 140 надо будет указать сумму исчисленного налога. Отдельно здесь надо выделить сумму налога, исчисленного с доходов высококвалифицированных специалистов (по строке 141).

Данные для отражения по строке 140 6-НДФЛ

Согласно ст. 210 НК РФ налог исчисляется как процент от налоговой базы. При этом налоговая база — это общий доход налогоплательщика, уменьшенный на сумму предоставленных в соответствии с НК РФ вычетов.

Основные процентные ставки налога для резидентов, действующие на текущий момент, такие:

• 13% (15%, 18%, 20%, 22%) — это может быть зарплата, вознаграждения по договорам ГПХ, доходы от продажи недвижимости (не все перечисленные ставки) или некоторые прочие доходы;
• 35% — с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения установленных размеров.

Общую картину по ставкам НДФЛ поможет понять наша рубрика «Ставка НДФЛ».

Расчетная формула для исчисления налога налоговым агентом проста:

(Доход физ. лица – Предоставленные вычеты) × Ставка налога для данного вида и размера дохода

Именно эта сумма должна будет появиться в строке 140 расчета 6-НДФЛ. То есть применительно к отчету это будет выглядеть так:

(Стр. 120 – Стр. 130) × Стр. 100 / 100.

Если расчетный показатель не совпадет с указанной суммой, то это не всегда будет ошибкой. Налог рассчитывается в полных рублях. По правилам округления сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляется до полного рубля (погрешность округления). Допустимым является расхождение в любую сторону до 1 руб. на каждое физлицо.

Например, если по строке 110 «Количество физических лиц, получивших доход» у вас указано 54 человека и за отчетный период доходы были выплачены 3 раза, то сумма по строке 140 за 1-й квартал может на 162 руб. отличаться от рассчитанной по формуле (54 × 1 × 3). 

ВАЖНО! А вот если расхождение превысило максимальную погрешность, то налоговики посчитают, что сумма начисленного НДФЛ занижена или завышена. Следствием этого будет письмо с просьбой дать пояснения и предоставить корректировочный расчет.

Как это сделать, смотрите в нашей статье «Как правильно заполнить уточненку по форме 6-НДФЛ?».

После заполнения строк 100–156 можно переходить к строке 160, в которой будут подведены итоги по удержанному налогу.

ВАЖНО! Суммы исчисленного и удержанного налогов (строки 140 и 160 соответственно) могут не совпадать. Это особенно актуально было в предшествующие года (до 2023 года), например, в ситуации, когда зарплата начислялась в одном квартале, а выплачивалась в первом месяце следующего квартала. Но и теперь, когда НДФЛ исчисляется при выплате каждой части заработной платы, равенство указанных строк не введено контрольными соотношениями из Письма ФНС России от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@.

Давайте сравним даты исчисления налога и даты удержания, актуальные для 2025 года.

Таким образом, мы видим, что даты расчета налога и его удержания не совпадают довольно часто. А значит, неравенство строк 140 и 160 — обычное дело.

Об отражении дивидендов в 6 НДФЛ читайте статью «Как правильно отразить дивиденды в форме 6-НДФЛ?».

ВАЖНО! С 2024 года подавать два уведомления по НДФЛ стало обязанностью. Кроме того, изменились сроки подачи уведомлений и сроки перечисления НДФЛ. Подробнее - в материале. 

Пример заполнения строки 140 

Строка 140 в целом не сложна в заполнении. Но для наглядности рассмотрим пример.

Пример

В ООО «Сады» сумма выплаченной заработной платы за полугодие 2025 года составила 425 000 рублей. Всего трудятся и получают зарплату 5 работников. Вычеты работникам не предоставляются, высококвалифицированных специалистов нет. Исчисляется налог как 13% от 425 000 = 55 250 рублей.

Отчет будет заполнен таким образом:

Итоги

Отражение в отчете 6-НДФЛ исчисленного налога на доходы физических лиц — процесс, требующий знания нюансов законодательства. При этом существующие основные формулы для расчета показателей отчета помогут вам самостоятельно проверить корректность своих учетных данных, не дожидаясь запроса из налоговой инспекции.