Какие документы запросит трудовая инспекция при проверке ГИТ: перечень Роструда
В перечень вошли документы, которые подтверждают соблюдение трудового права. Среди прочего инспекция может запросить:
- штатное расписание;
- заявления, обращения и уведомления работников;
- документы, которыми оформлены трудовые отношения, в том числе трудовые договоры;
- должностные инструкции, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- табели учета рабочего времени;
- результаты специальной оценки условий труда (СОУТ);
- приказы и распоряжения работодателя и данные об ознакомлении с ними работников под подпись;
- документы, подтверждающие выполнение требований по защите персональных данных работников.
Перечень охватывает практически все блоки кадрового учета и оплаты труда. Он также включает документы по социальному партнерству, нормированию труда, обучению и квалификации работников, материальной ответственности, рассмотрению трудовых споров. Отдельный пункт посвящен документам, подтверждающим инвалидность работника, и индивидуальной программе реабилитации.
Это не значит, что инспекция потребует все сразу. Перечень определяет, какие сведения она вправе запрашивать, а конкретный набор зависит от предмета проверки: например, при жалобе на невыплату отпускных запросят графики отпусков, приказы, расчет и платежные документы.
Что проверяет ГИТ при плановой проверке: документы по группам
Прием, перевод и увольнение
Трудовые договоры и допсоглашения к ним, приказы по личному составу, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, приходно-расходная книга по учету бланков. Пример: при проверке увольнения запросят приказ, заявление работника, записку-расчет и документы, на основании которых издан приказ.
Грамотно оформить кадровые документы вам помогут подборки форм от КонсультантПлюс. Например, подборка по оформлению увольнения и другие. Смотреть и скачивать любые документы можно бесплатно, оформив пробный доступ к КонсультантПлюс. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Рабочее время и отпуска
Табели учета рабочего времени, графики работы и сменности, соглашения о неполном рабочем времени, графики отпусков, уведомления работников об отпуске, заявления и приказы, согласия работников на работу в выходные и праздничные дни, документы о выплате компенсации за неиспользованный отпуск. Пример: если работника привлекали к работе в субботу, запросят его письменное согласие и приказ.
Оплата труда
Положение об оплате труда и премировании, ведомости по начислению и выплате зарплаты, платежные поручения с реестрами, расчетные листки и приказ об утверждении их формы, согласия работников на удержания, документы об индексации зарплаты, приказы об установлении простоя. Пример: при жалобе на задержку зарплаты запросят ведомости и платежки за период.
Охрана труда и специальные категории работников
Результаты СОУТ, документы об обучении по охране труда, выдаче средств индивидуальной защиты, молока и лечебно-профилактического питания, медицинском обеспечении. Отдельно могут запросить документы по особым категориям: дистанционщикам, совместителям, работникам до 18 лет, работникам с семейными обязанностями, иностранным гражданам и другим.
Локальные акты и ознакомление работников
Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, иные локальные нормативные акты и документы об ознакомлении с ними работников под подпись, приказ о назначении руководителя, документы по защите персональных данных.
Как подготовиться к проверке ГИТ: чек-лист документов
Заранее собрать комплект документов лучше, чем искать их после получения запроса. Что сделать:
- Сверьте свои документы с перечнем. Пройдите по 26 пунктам и отметьте, что у вас есть, чего нет, а что устарело. Например, нет локального акта о премировании или не обновлено положение об оплате труда.
- Проверьте подписи об ознакомлении. Каждый локальный акт и приказ, который касается работника, должен быть подписан им. Например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график отпусков.
- Утвердите график отпусков на 2027 год до 17 декабря (вам в помощь наш чек-лист). Его наличие и своевременное утверждение — один из документов, который проверяют в первую очередь. Уведомления работников об отпуске тоже должны быть в порядке.
- Сверьте табели, ведомости и расчетные листки. Данные о фактически отработанном времени и начисленной зарплате должны совпадать. Например, отметка о работе в выходной должна подтверждаться приказом и согласием работника.
- Соберите документы по охране труда. Результаты СОУТ, журналы инструктажей, документы об обучении, выдаче СИЗ должны быть под рукой и в актуальном виде.
- Определите ответственного. Назначьте, кто собирает документы по запросу и в какие сроки.
Если пробелы нашлись, исправить их лучше до проверки: оформить недостающие приказы, получить подписи об ознакомлении, обновить локальные акты. Задним числом документы оформлять нельзя.
Больше подробностей по проверкам ГИТ — в нашей статье.