Кто и как должен регистрироваться в ГИС ЭПД

Кому нужно регистрироваться в ГИС ЭПД

Важно понимать, что прямого требования «каждая компания должна зарегистрироваться в ГИС ЭПД» не существует. Регистрируется в системе не сам участник рынка, а оператор ИС ЭПД — аккредитованная организация, которая обеспечивает обмен данными.

Обязанность же участника рынка — заключить договор с таким оператором и обеспечить формирование ЭПД через него. Взаимодействие с ГИС ЭПД является обязательным для следующих субъектов:

• Грузоотправители — формируют первую часть транспортной накладной (ТН) в электронном виде, указывая сведения о грузе, пункте погрузки и заказчике.
• Перевозчики — отвечают за формирование и подписание своей части ТН, а также за передачу данных о приеме груза к перевозке и его сдаче грузополучателю.
• Грузополучатели — формируют финальную часть ТН, подтверждая факт получения груза.
• Экспедиторы.

Если ваша компания выступает в роли хотя бы одной из этих сторон, вы обязаны участвовать в электронном документообороте через аккредитованного оператора. Контроль за соблюдением этих правил возложен на ГИБДД и Ространснадзор.

Что такое ГИС ЭПД простыми словами, ответили в статье.

Вопрос: нужно ли предприятию, которому доставляют товар автотранспортные компании, регистрироваться в государственной информационной системе электронных перевозочных документов? Прочитайте ответ в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

ГИС ЭПД: какие сроки регистрации

Отдельной «регистрации в ГИС ЭПД» не существует. Система — это просто информационный контур, куда данные попадают после того, как участники рынка пройдут необходимые процедуры в других реестрах. Поэтому сроки, о которых все говорят, связаны со вступлением в специальные реестры на платформе «ГосЛог». Для экспедиторов срок был установлен до 01.03.2026. Кто открывает компанию вновь, регистрируются до момента, когда планируется первая транспортная сделка.

Реестр ГосЛог: собрали отзывы грузоперевозчиков.

А что с ГИС ЭПД? Как только участники прошли все шаги и подключились, выбрали себе оператора ЭДО, они получили возможность работать с электронными перевозочными документами в системе. Обязательное применение ЭПД стартовало 1 сентября 2026 года.

Как грузоперевозчикам зарегистрироваться в ГосЛог, рассказали здесь.

Как зарегистрироваться в ГИС ЭПД

Когда компания определится со статусом, у нее встает вопрос, как зарегистрироваться в ГИС ЭПД? Воспользуйтесь пошаговой инструкцией, разработанной нашими специалистами.

Выбор оператора ИС ЭПД

На текущий момент список аккредитованных операторов утвержден Минтрансом России. При выборе партнера бизнесу следует оценить несколько критериев:

• Технологическая совместимость. Наличие API для интеграции с вашей ERP или WMS-системой (например, «1С»). Это критически важно для автоматизации и исключения ручного ввода данных.
• Функциональность личного кабинета. Удобство ручного формирования документов, если интеграция не требуется.
• Стоимость услуг. Тарифы на формирование и передачу одного комплекта ЭПД могут отличаться.
• Дополнительные сервисы. Некоторые операторы предлагают расширенную аналитику, сервисы по проверке контрагентов.

Выбрав подходящего оператора, переходите к следующему шагу.

Посмотрите, как работать с ЭПД в «1С:Бухгалтерия».

Заключение договора и подключение

После выбора оператора необходимо заключить с ним договор на оказание услуг по обмену ЭПД. Процесс подключения может включать:

• для идентификации предоставьте стандартный пакет документов (ИНН, ОГРН, уставные документы);
• для интеграции произведите настройку обмена данными через API. Оператор предоставляет техническую документацию и тестовый контур для отладки.

Внутри компании назначьте ответственных лиц и закрепите это распорядительными документами. В системе необходимо зарегистрировать сотрудников, которые будут иметь право подписывать ЭПД.

Получение и настройка электронной подписи

На момент регистрации в ГИС ЭПД должна иметься электронная подпись для лиц, которые будут пользоваться системой. Все ЭПД должны подписываться УКЭП. У сотрудников, ответственных за подписание, должны быть действующие УКЭП, выданные аккредитованным удостоверяющим центром.

Для работы с веб-интерфейсом оператора может потребоваться установка криптографического программного обеспечения (например, «КриптоПро CSP»).

Тестирование и запуск

Перед полноценным переходом на ЭПД рекомендуется провести несколько тестовых циклов. Это позволит убедиться, что все данные корректно формируются, подписываются, передаются оператору и успешно проходят валидацию в ГИС ЭПД. После успешного тестирования система готова к промышленной эксплуатации.

Подробный алгоритм перехода на ЭПД мы приводим в этой статье.

Какая роль водителя в ГИС ЭПД

Одним из самых частых вопросов является: «Что показывать сотруднику ГИБДД?». Водитель не обязан проходить регистрацию в ГИС ЭПД или возить с собой распечатку всей транспортной накладной.

Согласно постановлению № 931 водитель на борту транспортного средства должен иметь при себе QR-код. Этот код формируется оператором ИС ЭПД после подписания ТН всеми участниками. QR-код содержит ссылку на электронную версию документа, размещенную в ГИС ЭПД. При проверке инспектор ГИБДД с помощью служебного планшета сканирует QR-код и получает доступ ко всем необходимым данным из государственной системы. Таким образом, для водителя процесс практически не меняется, а юридическая значимость документа полностью сохраняется.

Ключевые преимущества регистрации в ГИС ЭПД

Переход на ГИС ЭПД — это не просто исполнение законодательного требования, а стратегическая инвестиция в эффективность бизнеса. Внедрение электронного документооборота дает следующие преимущества:

• Сокращение операционных расходов. Полностью исключаются затраты на бумагу, печать и, что самое главное, на курьерскую доставку документов. Время на документооборот сокращается с недель до минут.
• Ускорение оборачиваемости. Оплата от заказчиков поступает значительно быстрее, так как оригиналы документов не нужно ждать физически.
• Прозрачность и контроль. Руководство компании в режиме реального времени видит статус каждой перевозки: где находится машина, принят ли груз, есть ли проблемы на выгрузке.
• Снижение налоговых рисков. ЭПД исключают возможность их потери или подделки. Налоговая служба получает доступ к данным напрямую из ГИС ЭПД, что минимизирует риск доначислений из-за отсутствия подтверждающих документов.
• Экологичность. Отказ от бумажного документооборота в масштабах страны экономит тонны бумаги и способствует снижению углеродного следа.

Внедрение ГИС ЭПД — это необратимый процесс, который уже сегодня меняет ландшафт логистической отрасли.

Как перейти на электронные транспортные накладные при перевозках автомобильным транспортом с 1 сентября 2026 года, прочитайте ответ в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Итоги

Регистрация в ГИС ЭПД — новое направление в развитии логистики в РФ. Процесс требует времени и усилий для настройки обмена документами и на обучение персонала. Но в конечном счете это положительно скажется на работе бизнеса. Есть ряд существенных преимуществ, в частности, экономия денег и времени.