Главный бухгалтер в отпуске - кто подписывает документы

Какими видами отпусков может воспользоваться главбух

Главный бухгалтер — фигура достаточно значимая для любого экономического субъекта. Он не только организует процесс формирования данных бухгалтерского, налогового, управленческого учета и контролирует создание всех видов отчетности, основанной на этих данных, но и:

• взаимодействует с налоговыми органами;
• задействован в процедурах аналитического характера;
• участвует в принятии экономически значимых управленческих решений;
• отвечает за оформление достаточно широкого перечня документов, ставя на них свою подпись.

То есть длительное отсутствие главбуха на работе является весьма нежелательным. Вместе с тем он, как и все прочие работники экономического субъекта, согласно нормам ТК РФ имеет право на все виды законодательно предусмотренных отпусков. К таким отпускам, в частности, относятся:

• очередной, предоставляемый ежегодно;
• дополнительный, который для главбуха обычно предусматривают в качестве компенсации за ненормированный рабочий день;
• за свой счет;
• учебный;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребенком.

И в силу этого главный бухгалтер может не появляться на работе в течение достаточно продолжительного времени. Конечно, руководитель бухгалтерии периоды своих отпусков старается планировать, приурочивая их к временным промежуткам, не совпадающим с подготовкой отчетности, налоговыми проверками и иными важными моментами, требующими непосредственного его участия в процессе. В т. ч. им широко применяется дробление очередного отпуска на части, что допускает ст. 125 ТК РФ. Однако, несмотря на меры, призванные уменьшить необходимость обязательного присутствия, практически всегда уход главбуха в отпуск требует решения вопроса о том, кто будет выполнять его функции.

Как передать право подписи на время отпуска главбуха, вы можете узнать в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и бесплатно узнайте о нюансах организации работы предприятия во время отпуска главбуха.

Способы, применяемые при передаче функций главбуха

Вопрос о том, каким окажется объем этих функций и кому их выполнение будет поручено, зависит от таких параметров, как:

• масштаб конкретного экономического субъекта, определяющий общее число работников бухгалтерии и наличие у главного бухгалтера заместителя (заместителей);
• длительность периода отсутствия руководителя бухгалтерии, что приобретает особую значимость при оформлении им имеющих существенную протяженность отпусков, связанных с рождением ребенка и уходом за ним;
• перечень конкретных функций, которые потребуют выполнения в период отсутствия главбуха.

Ниже рассмотрим способы замещения бухгалтера на время его отсутствия.

Функции главбуха переданы заместителю

Когда у главного бухгалтера есть заместитель, в его должностные функции обычно включается обязанность замещения руководителя на время его отсутствия. Если заместитель единственный, то уход главного бухгалтера в отпуск даже не потребует оформления особого организационно-распорядительного документа для определения лица, выполняющего функции главбуха. Это лицо возникнет автоматически. Если заместителей несколько, то необходимо составить приказ о назначении конкретного лица из их числа. Никаких доплат замещение в такой ситуации не требует, т. к. подразумевается, что исполнение функций главного бухгалтера изначально учтено в окладе, который установлен заместителю.

Передача функций главбуха на время его отсутствия иному специалисту - совмещение должностей

Когда бухгалтерия небольшая и заместителя нет, для выполнения функций главбуха (в т. ч. частичных) может быть назначено лицо из числа владеющих вопросами, близкими к сфере, курируемой этим специалистом (рядовых бухгалтеров, экономистов или финансистов). Поскольку подобное назначение не освобождает выбранную для такой цели кандидатуру от исполнения ее основных обязанностей, возложение на работника дополнительных функций следует оформить как совмещение должностей с доплатой за возникшую дополнительную нагрузку.

Срочный трудовой договор или перевод иного сотрудника

Если отсутствие главного бухгалтера обещает быть длительным, то на этот период можно принять на работу специалиста с подходящей квалификацией со стороны по срочному трудовому договору или временно перевести на соответствующую должность способного выполнять такие функции работника из своего штата.

Особое значение процедура такой замены имеет для ПАО, организаций страхования, внебюджетных и негосударственных пенсионных фондов, структур инвестиционного характера, субъектов, чьи ценные бумаги имеют хождение на организованных рынках этих активов, т. к. к главбуху перечисленных лиц предъявляются определенные требования в части образования и стажа работы (п. 4 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Временно переведенный на другую должность работник от выполнения своих прежних обязанностей на время перевода освобождается, а зарплату ему будут начислять в соответствии с занимаемой должностью. Сопровождается такой перевод оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору.

Как составить срочный трудовой договор, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. 

Главбух в отпуске - кто подписывает документы за него

К решению вопроса о предоставлении права подписи за временно отсутствующего главного бухгалтера приходится прибегать не всегда. Это происходит, например, в ситуациях, когда:

• выполняющий его функции заместитель изначально даже в периоды присутствия главбуха подписывает документы наравне с ним;
• за время отсутствия руководителя бухгалтерии будут оформляться только те документы, подписание которых за главного бухгалтера всегда осуществляет другой специалист, которому делегировано такое право вне зависимости от того, присутствует ли главбух на работе (например, документы, сопровождающие отгрузку, — накладная (акт) и счет-фактура, или документы, не требующие подписи главного бухгалтера).

Нередко вместо «живой» подписи главбуха компании ставят факсимиле. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и узнайте на каких документах факсимильную подпись ставить запрещено.

Если кроме самого главбуха создаваемые экономическим субъектом документы в силу существующего порядка не могут подписываться более никем, на время отсутствия этого лица право подписи придется предоставлять кому-то другому. Чаще всего таким лицом становится человек, который будет:

• исполнять функции главбуха в силу совмещения их с основными обязанностями;
• принят или переведен на должность главного бухгалтера временно на период отсутствия основного работника.

Однако не запрещается делегировать право подписи и иному лицу (не тому, которое выполняет все прочие функции руководителя бухгалтерии). В т. ч. подписывать документы за отсутствующего главного бухгалтера может руководитель экономического субъекта.

Делегирование права подписи сопровождается оформлением доверенности, выдаваемой от имени экономического субъекта выбранному для этого лицу (кроме руководителя этого субъекта), и организационно-распорядительного документа.

ВАЖНО! Счет-фактуру вместо главного бухгалтера также может подписать руководитель, либо любое иное лицо, которому переданы полномочия на подписание счетов-фактур. Никаких препятствий для получения вычетов по таким счетам-фактурам нет. 

Налоговые проверки при отсутствующем главном бухгалтере

Еще одно важное событие, которое может пропустить главбух, будучи в отпуске, - проведение налоговых проверок или запрос документов для представления в налоговую инспекцию. Принудить гавбуха выйти из отпуска по этому случаю на законных основаниях нельзя. Отзыв из отпуска может быть произведен только с согласия работника.  Отпуск главбуха также не является поводом для переноса сроков проверки. Тем не менее, можно ходатайствовать о продлении сроков представления документов по запросу налоговой. 

Что делать, если налоговики не отвечают на запрос о продлении сроков представления документов, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный онлайн-доступ к системе и переходите в Путеводитель. 

Итоги

Подпись главного бухгалтера предусматривается на многих документах, оформляемых экономическим субъектом. В периоды отсутствия руководителя бухгалтерии, который наравне с прочими работниками вправе воспользоваться всеми видами предоставляемых отпусков, наличие его подписи также остается востребованным. В такой ситуации подписывать документы могут те лица, у которых право подписи изначально имеется наравне с главным бухгалтером, или те, кому оно делегировано на период отсутствия этого специалиста на работе.