Алгоритм перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД)

Если вы:

• грузоотправитель,
• грузополучатель,
• перевозчик,
• или экспедитор,

— начинайте готовиться к переходу на электронные перевозочные документы (ЭПД).

Если вы только получаете грузы, то вы не инициируете документооборот, но подписываете титул 3 в электронной транспортной накладной, подтверждая приемку груза. В отличие от грузоотправителей и перевозчиков, плата за подписание титулов с получателя обычно не взимается.

Как поясняют налоговые органы, с 1 сентября 2026 года нужно перевести в электронный формат часть перевозочных документов:

• транспортные накладные;
• заказы и заявки;
• поручение экспедитору;
• экспедиторские и складские расписки;
• транспортные железнодорожные накладные;
• авиационные грузовые накладные.

Образец дополнительного соглашения к договору перевозки груза о переходе на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 г. есть в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, получите его бесплатно на пробной основе и переходите к документу. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

В чем отличия договора транспортной экспедиции от договора перевозки грузов, мы рассказали здесь.

Алгоритм перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД) может быть следующим.

Шаг 1. Проведите аудит текущих процессов перевозки грузов

Прежде чем подключать сервисы, разберитесь, как сейчас устроена работа с перевозочными документами.

• Определите перечень документов, которые участвуют в логистических операциях: транспортные накладные, путевые листы, заказы-заявки, акты и т. д.
• Выявите всех участников процесса внутри компании. Это могут быть кладовщики, диспетчеры, логисты, водители, бухгалтеры, руководители подразделений — каждый из них выполняет свою роль в цепочке оформления и передачи документов.
• Проанализируйте контрагентов, с которыми вы обмениваетесь перевозочными документами. Помните: ЭДО эффективен только тогда, когда к нему подключены все звенья логистической цепи — от отправителя до конечного получателя, включая перевозчиков и экспедиторов.

Такой анализ поможет увидеть узкие места и заранее подготовить сотрудников и партнёров к изменениям.

Шаг 2. Выберите оператора ИС ЭПД

Для обмена ЭПД нужно работать через оператора информационных систем электронных перевозочных документов, аккредитованного Минтрансом России.

Проверить актуальный список операторов можно на официальном сайте Минтранса.

Как выбрать оператора ИС ЭПД, рассказываем здесь.

Вы будете работать в интерфейсе выбранного оператора — он автоматически передаёт документы в ГИС ЭПД. Прямое подключение к государственной системе не требуется.

Это упрощает задачу: вся передача данных идёт через оператора, а вы сосредотачиваетесь на бизнес‑процессах.

Шаг 3. Обеспечьте сотрудников электронными подписями и доверенностями

Когда вы определили, кто именно будет подписывать документы, позаботьтесь о технической готовности.

• Для подписания ЭПД нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП).
• Если документ подписывает не руководитель юрлица и не ИП, а обычный сотрудник, потребуется:
• КЭП физического лица;
• машиночитаемая доверенность (МЧД) — она подтверждает полномочия сотрудника на подписание перевозочных документов.

Без МЧД подпись сотрудника не будет юридически значимой.

Шаг 4. Выберите удобный формат работы с ЭПД

Операторы ИС ЭПД предлагают разные варианты интеграции — подбирайте тот, который лучше впишется в ваши процессы.

При выборе учитывайте не только удобство, но и сроки внедрения: веб‑версия запускается быстрее, а API‑решения требуют больше времени и ресурсов. Операторы обычно консультируют по выбору и помогают подобрать оптимальный вариант.

Шаг 5. Вовлеките контрагентов в ЭДО

ЭПД работает только при условии, что все участники перевозки используют электронный обмен документами.

• Сообщите контрагентам о переходе на ЭПД и предложите подключиться к обмену.
• Учитывайте, что между операторами ИС ЭПД обычно настроен роуминг — это значит, что вы можете обмениваться документами, даже если работаете в разных сервисах.
• Некоторые операторы предлагают помощь в подключении партнёров: уточните эту возможность при заключении договора.

Чем раньше вы согласуете переход с ключевыми контрагентами, тем меньше будет сбоев в операционной работе.

Образец уведомления (письма) о переходе на электронные перевозочные документы, направляемое контрагенту, подготовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный доступ бесплатно и переходите к образцу. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Шаг 6. Организуйте обучение сотрудников по работе с ИС ЭПД

Даже самый удобный сервис не даст результата, если сотрудники не понимают, как им пользоваться.

• Проведите короткие инструктажи или вебинары для всех участников процесса: кладовщиков, логистов, водителей, бухгалтеров.
• Используйте материалы операторов: базы знаний, обучающие ролики, шаблоны инструкций.
• Выделите ответственных, которые будут помогать коллегам на первых этапах.

Цель — сделать переход максимально плавным и снизить количество ошибок из‑за непонимания новых правил.

Шаг 7. Запустите пилотный проект по переходу на ЭПД

Не пытайтесь сразу перевести все перевозки на ЭПД. Начните с малого:

• выберите один маршрут или несколько партий груза;
• подключите к пилоту одного‑двух контрагентов;
• отработайте весь цикл: от создания документа до подписания и передачи в ГИС ЭПД;
• фиксируйте ошибки и узкие места, корректируйте процессы.

Пилот помогает выявить проблемы до полномасштабного запуска и избежать простоев в реальной работе.

Шаг 8. Постепенно масштабируйте ЭПД

После успешного теста расширяйте охват:

• подключайте новых контрагентов, начиная с самых важных;
• переводите на ЭПД новые типы документов и маршруты;
• собирайте обратную связь от сотрудников и партнёров, чтобы улучшать процессы.

Практика показывает, что полный переход на ЭПД — с учётом подключения контрагентов, настройки интеграций и обучения — занимает от 2 до 6 месяцев. Учитывая срок до 1 сентября 2026 года, лучше стартовать как можно раньше, чтобы успеть в комфортном темпе.