Понятие персонифицированного учета
На всех работодателей с некоторого времени стала возлагаться обязанность предоставлять данные о стаже и начисленных (уплаченных) суммах взносов в отношении каждого работника. Данные подлежат учету на индивидуальном лицевом счете, открываемом для каждого физлица.
Начало подобной практике положило введение в действие закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — закон № 27-ФЗ) определились основные правила, касающиеся учета сведений граждан относительно пенсионных накоплений.
Изначально действие нового законодательного акта охватывало лишь некоторые территории субъектов страны, но с 01.01.1997 началось его повсеместное использование. Ст. 1 закона № 27-ФЗ определяет персонифицированный учет как систему ведения и сбора информации по каждому в отдельности застрахованному лицу для возможности будущего пенсионного обеспечения.
У любого застрахованного лица, по которому производятся отчисления на обязательное пенсионное страхование (ОПС), имеется собственный лицевой счет с присвоением уникального номера страхования. В случае если вновь принятый работник не зарегистрирован для целей обязательного страхования, работодатель обязан предоставить анкету по нему, на основании которой открывается лицевой счет и выдается свидетельство с уникальным страховым номером индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
До конца 2022 года сведения для СНИЛС предоставлялись в территориальное отделение ПФР. С 01.01.2023, в связи с появлением объединенного Фонда пенсионного и социального страхования (ФПСС или СФР, оба названия равнозначны), подобные докумеенты нужно сдавать в соответствующее отделение СФР.
Об отмене СНИЛС читайте здесь.
Если у сотрудника нет СНИЛС, то у работодателя возникнут сложности со сдачей на такого работника отчетов в СФР и ФНС.
Наши рекомендации по этому поводу — в данной статье.
Также всю процедуру по оформлению индивидуального страхового номера любой гражданин вправе произвести самостоятельно. Получение СНИЛС на ребенка до 14 лет осуществляется его родителями. В настоящее время номер СНИЛС присваивается ребенку, как только родители зарегистрировали его в органах ЗАГСа.
Основные цели персонифицированного учета
Введение системы индивидуального персонифицированного учета позволило обеспечить правильность начисления пенсии для каждого гражданина на основании сведений о его официальной трудовой деятельности. Достоверность информации по всем застрахованным лицам была достигнута путем создания общей базы данных и обеспечения контроля за полнотой и своевременностью уплаты страховых взносов.
Одновременно упростилась процедура назначения страховых пенсий гражданам. Регистрация застрахованных лиц позволяет корректно отобразить все данные по страховому стажу и доходам в лицевых счетах. Также участникам страхования доступна информация о состоянии их лицевых счетов и о принципах формирования будущей пенсии.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Узнать о своем страховом стаже и пенсионных накоплениях можно через сайт «Госуслуги». Для этого потребуется зарегистрироваться на данном сайте, потом перейти в раздел «Каталог услуг», пролистать до категории «Пенсия, пособия и льготы» и кликнуть по ссылке «Извещение о состоянии лицевого счета в СФР».
Территориальные органы социального фонда контролируют правильность начисления и предоставления точных сведений по стажу и заработку застрахованных лиц. За нарушение сроков подачи данных по работникам в СФР для работодателей установлены штрафные санкции.
Подробнее читайте здесь.
Структура персонифицированного учета, помимо сбора данных по каждому отдельно взятому застрахованному лицу, позволяет получить статистические сведения по отдельным категориям граждан, об их средних заработках и общей численности всего работающего населения.
Изменения в законодательстве по персонифицированному учету
Порядок ведения персучета с 2017 года был обновлен в связи с передачей страховых взносов под контроль налоговых органов. Содержит его инструкция, прилагаемая к приказу Минтруда России. В настоящее время актуальной является инструкция к приказу Минтруда от 3 апреля 2023 г. № 256н.
Руководствоваться этим порядком нужно только работодателям, имеющим наемных работников. Индивидуальным предпринимателям подавать сведения на самих себя не нужно.
Несмотря на передачу администрирования страховых взносов в ведение ФНС, куда с 2017 года подаются ежеквартальные отчеты о доходах работников и начисленных (уплаченных) взносах, для работодателей сохранилась обязанность по предоставлению отчетности непосредственно в СФР.
С 01.01.2023 большая часть необходимых для Фонда сведений направляются в СФР по форме ЕФС-1, утвержденной Приказом СФР от от 17 ноября 2023 г. № 2281. По порядку, действующему в настоящее время, разные части ЕФС-1 представляют собой разные виды отчетов:
- Персонифицированные сведения о стаже по подразделу 1.2 раздела 1 ЕФС-1. В целом подраздел заменил собой старую форму СЗВ-СТАЖ, однако есть и некоторые отличия. Так, подраздел 1.2 ЕФС-1 за год нужно сдавать только на тех работников, у кого в этом году были периоды стажа, влияющие на назначение пенсии (например, работа, дающая право на досрочное назначение страховой пенсии или, наоборот, периоды, в течение которых работник не выполнял обычным порядком свои функции - простой, отстранение от работы и др.). Сдать отчет за год нужно не позднее 25 числа месяца, следующего за истекшим периодом (годом). Например, подраздел 1.2 ЕФС-1 за 2024 год нужно будет сдать до 27 января 2025 года (25 января - суббота) включительно (а не до 1 марта, как ранее СЗВ-СТАЖ!).
В отдельных случаях отчет по подразделу 1.2 ЕФС-1 нужно предоставить в СФР и до истечения года. Так может быть, если сведения потребовались для назначения работнику пенсии. В этом случае либо работник, либо СФР направляют запрос работодателю на сведения о стаже (и подтверждающие документы). В этой ситуации у работодателя есть обязанность подать в СФР отчет по подразделу 1.2 в течение 3-х календарных дней с момента получения запроса.
- По дополнительным взносам на накопительную часть пенсии. В 2024 году вместо формы ДСВ-3 нужно сдавать в СФР подраздел 3 ЕФС-1 за прошедший квартал до 25-го числа следующего за кварталом месяца.
- По сведениям о трудовой деятельности. С 2020 года и по 2022 год нужно было сдавать форму СЗВ-ТД. С 01.01.2023 по кадровым мероприятиям, о которых следует сообщать в СФР, сдается подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Сроки сдачи варьируются в зависимости от того, какое именно мероприятие отражается в отчете: в случае подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ подраздел 1.1 ЕФС-1 надо сдать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано соответствующее заявление; в случае мероприятий, связанных с кадровыми изменениями - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения по такому изменению (например, приему на работу, увольнению).
Посмотреть примеры заполнения формы ЕФС-1 в различных ситуациях можно в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Типовую ситуацию.
Помимо этих отчетов, персонифицированные сведения о физлицах с 2023 года нужно сдавать и в ФНС. Новый отчет, утвержденный приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@, так и называется. Сдавать его требуется ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за истекшим, за исключением месяцев, когда сдается РСВ за квартал. В последнем случае ФНС достаточно данных из заполненного раздела 3 РСВ и сдавать еще один отчет в те же сроки нет необходимости (письмо ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@).
В связи с введением новых форм отчетности и изменением законодательства в части исчисления и уплаты страховых взносов, форма СЗВ-М в 2024 году не сдается.
Итоги
Персонифицированный учет позволяет СФР аккумулировать сведения о заработке застрахованных лиц и начисленных с этих сумм взносах. А получает эти сведения социальный фонд от страхователей и ФНС, которые обязаны представлять отчеты как в СФР по форме ЕФС-1, так и в ФНС по формам РСВ и Персонифицированных сведений.