Роль премии в оплате труда
Премия является одним из видов стимулирующих (поощрительных) выплат, которые, в свою очередь, входят составной частью в зарплату работника (ст. 129 ТК РФ). Наличие такой составной части в оплате труда у конкретного работодателя не является обязательным. Но обычно в ней оказываются заинтересованными обе стороны трудовых отношений:
- работник, потому что получение премии увеличивает его реальный доход;
- работодатель, поскольку премирование позволяет влиять на заинтересованность работника в результатах своего труда, а депремирование (лишение премии) служит дополнительной мерой воздействия на лицо, совершившее дисциплинарный проступок.
Доля стимулирующих выплат в оплате труда не регламентирована законодательно и может составлять достаточно большую часть зарплаты. При этом возможность их получения часто связывается с общими результатами работы работодателя.
По частоте выплат премии могут быть:
- систематическими, имеющими определенную периодичность (месяц, квартал, год), правила начисления которых отражены во внутренних документах работодателя, регламентирующих вопросы оплаты труда;
- разовыми (единичными), повод выплаты которых и размер утверждаются приказом руководителя работодателя.
По назначению премии делятся на выплаты:
- производственного характера — напрямую связанные с трудовыми достижениями и учитываемые в расходах, уменьшающих базу по прибыли;
- непроизводственного характера — не увязываемые с трудовыми показателями и относимые за счет чистой прибыли (письма Минфина РФ от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167, от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283).
Однако вне зависимости от источника выплаты премии подлежат обложению страховыми взносами (ст. 420 НК РФ), и эти взносы в полном объеме уменьшают базу по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634, от 02.04.2010 № 03-03-06/1/220).
О том, на какие стимулирующие выплаты страховые взносы можно не начислять, читайте в материале «Облагается ли премия страховыми взносами».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, узнайте как оформить и что учесть при начислении премий работникам. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Разработка и утверждение правил премирования
Поскольку работодатель вправе самостоятельно разрабатывать систему премирования (ст. 191 ТК РФ), она у каждого из работодателей может быть абсолютно уникальной. Но при этом должны быть четко определены:
- виды и периодичность начисляемых премий;
- итоги работы работодателя за период, дающие право на премирование и позволяющие определить размер премиального фонда;
- круг лиц, подлежащих премированию;
- те показатели оценки трудового вклада каждого из работников, от которых будет зависеть размер их премий;
- правила расчета суммы премии, причитающейся каждому конкретному лицу;
- условия депремирования.
Все эти правила фиксируются во внутреннем нормативном акте, разработанном работодателем и согласованном с представителями трудового коллектива (профсоюзом). Таким актом может быть:
- положение о системе оплаты труда;
- коллективный договор;
- положение о премировании (или стимулировании).
Индивидуальные условия премирования могут быть записаны в трудовой договор (например, с руководителем работодателя), но для большинства работников в отношении премий в тексте трудового соглашения делается отсылка к внутреннему нормативному акту, разработанному работодателем. Работника в обязательном порядке знакомят с этим актом под расписку удостоверяя этим доведение до его сведения правил премирования. Если внутренний нормативный акт о премировании у работодателя отсутствует, то в трудовом договоре надо сделать запись о возможности начисления премий по решению руководителя, указав, за какие достижения эта премия может выплачиваться, как определяется ее размер и какой является периодичность.
Разработка системы премирования не только обязывает работодателя к выплате премий, но и позволяет обосновать правомерность (ст. 252, 255 НК РФ):
- Осуществления таких выплат (ст. 255).
- Включения их в расходы, уменьшающие базу по прибыли (ст. 252). Причем даже премии явно непроизводственного характера (например, в связи с праздником) можно попытаться увязать с поощрением за труд (постановление ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/702-10 по делу № А40-58219/09-108-364) и тем самым объяснить включение их в расходы, учитываемые при определении базы по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 26.02.2010 № 03-03-06/1/92).
Распределяя премию, работодатель должен четко придерживаться правил, установленных им во внутреннем нормативном акте о премировании. Распределение систематической премии завершается изданием приказа руководителя работодателя о ее начислении и выплате. В приказе указывают основание для начисления премии, фамилии получателей и причитающиеся им суммы.
Выплата разовых премий при отсутствии нормативного акта о премировании может быть обоснована письменным приказом руководителя работодателя или решением собственников. В последнем случае оформляется протокол собрания. В отношении размера премиальных выплат, осуществляемых по самостоятельному решению руководителя, собственники организации могут установить ограничение, указав это в уставе юрлица или в трудовом договоре (должностной инструкции) руководителя.
Решение по выплате премии руководителю организации в зависимости от того, что зафиксировано в уставе юрлица, может приниматься:
- самим руководителем с установлением или без установления собственниками ограничения по размеру премии;
- собственниками или органом, указанным в уставе (например, советом директоров).
Об оформлении приказа на премирование подробнее читайте в статьях:
- «Приказ о премировании сотрудников — образец»;
- «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец»;
Основания для признания премии необоснованной
Необоснованной выплата премии может быть признана, если:
- Отсутствуют документы, содержащие указания:
- на периодичность;
- поводы для начисления;
- порядок распределения;
- расчет размера премий.
Например, трудовые соглашения с отметкой о применяемом порядке начисления премий, локальные нормативные акты, приказы руководителя, решения собственников о премировании, нет необходимых положений в уставе или трудовом договоре (должностной инструкции) руководителя.
- Внутренние нормативные документы, посвященные премированию, у работодателя есть, но в них не раскрыты какие-либо из положений, существенных для возникновения права на премирование или начисления премии.
- Периоды премирования по одному и тому же основанию дублируются. Например, за успешную работу установлены квартальные премии и такая же премия есть по итогам года.
- Не соблюдены те показатели работы работодателя, выполнение которых служит основанием для выплаты премии. В частности, может быть выявлена сделанная с целью достижения нужных показателей необоснованная корректировка данных бухотчетности (например, вместо фактически имеющего место убытка искусственно показана прибыль).
- Премия за счет чистой прибыли начислена при фактическом наличии бухгалтерского убытка.
- Основания для выплаты премии, указанные в приказе о премировании, не соответствуют перечисленным в нормативном акте о премировании.
- Премия начислена лицам, не поименованным в документах, дающих право на начисление такой выплаты.
- В приказе о премировании не отражен период, за который начисляется премия.
- Не соблюдены периодичность или порядок распределения премии, установленные нормативным актом работодателя.
- В приказе о премировании нет перечня сотрудников, которым начислена премия, или сумма, причитающаяся им к выплате, не распределена пофамильно.
- Искажены в сравнении с расчетом, сделанным по правилам, установленным работодателем, суммы премий, причитающихся конкретным лицам.
- Превышено ограничение той суммы, в пределах которой руководитель имеет право принять решение о выплате премии работнику.
Результатом признания премии необоснованной будет исключение ее из состава расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, и работодателю придется доплачивать этот налог или налог УСН, рассчитываемый от объекта «доходы минус расходы».
См. также: «Расходы на премии: какие в группе риска».
Необоснованно начисленная премия и средний заработок
Выявление факта необоснованного начисления премии не обязывает работника к возвращению суммы этой премии, уже выплаченной ему работодателем (ст. 1109 ГК РФ), и не влечет за собой удержания этой суммы из зарплаты работника (ст. 137 ТК РФ), поскольку его вина в этом обстоятельстве отсутствует. Поэтому премия, даже при признании ее выплаченной необоснованно, остается доходом работника и участвует в расчете его среднего заработка.
Незаконное начисление премий и ответственность за это
К числу незаконных относят премии, которые руководитель работодателя начисляет сам себе, нарушая при этом:
- установленное законодательством требование формирования достоверной бухотчетности путем поощрения искажения ее данных для получения показателей, дающих право на выплату премии;
- условия начисления премии, установленные в отношении него в локальном нормативном акте или отраженные в его трудовом договоре;
- ограничение по размеру премии, определенное для него собственником в части принятия самостоятельного решения о премировании;
- прямой запрет на такое начисление, если возможность принятия решения о премировании самого себя ему не предоставлена.
Не будет незаконной премия, если возможности руководителя по ее начислению ничем не ограничены.
Оформление премии директору имеет ряд нюансов, которые следует учесть, чтобы налоговики не исключили эти суммы из налогооблагаемой базы. Проверьте правильно ли вы оформили премию директору с помощью материала от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Незаконная премия наносит прямой материальный ущерб собственнику, и в этом ущербе явно усматривается вина (умысел) руководителя. Поэтому для него негативные последствия будут иметь место. Например, в отношении руководителя становятся возможными:
- требование возмещения причиненного ущерба (ст. 277 ТК РФ);
- увольнение по инициативе собственника (п. 9 ст. 81 ТК РФ);
- уголовная ответственность, связанная со злоупотреблением доверием (ст. 159 УК РФ) или полномочиями (ст. 201 УК РФ).
Причем несколько видов ответственности могут быть применены одновременно.
Подробнее о ситуациях, в которых становится возможным увольнение руководителя по инициативе собственника, читайте в материале «Ст. 81 ТК РФ: вопросы и ответы».
Итоги
Принимая решение о введении в применяемую систему оплаты труда премирования, работодатель должен детально проработать и документально оформить описание всех процедур, связанных с начислением премии, чтобы исключить возможность признания ее начисленной необоснованно. Особого внимания требуют вопросы начисления премии руководителю работодателя, для которого неправомерная выплата премии самому себе может повлечь ряд негативных последствий вплоть до уголовной ответственности.