Унифицированная форма Т-7 — график отпусков (образец заполнения)

Что такое унифицированны график отпусков по форме Т-7

График отпусков по форме Т-7 представляет собой обязательный документ кадрового делопроизводства, в котором фиксируется плановый порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха сотрудникам на предстоящий год. Для структурирования и наглядности целесообразно применять унифицированную форму Т-7.

Унифицированную форму № Т-7 - график отпусков разместили в материале.

Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления нового года. Таким образом, крайний срок для утверждения графика на 2026 год — 17 декабря 2025 года, а на 2027-й — 17 декабря 2026 года.

ВАЖНО! Документ обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками, за исключением случаев переноса отпуска по уважительным причинам. Отсутствие графика влечет административную ответственность в виде штрафа до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

При подготовке документа необходимо учитывать мотивированное мнение профсоюзного органа (ст. 372 ТК РФ), если он присутствует в организации. Также работники обязаны быть уведомлены о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его старта под подпись или иным доступным способом.

О том, у кого есть право выбрать удобное время для отпуска, читайте в статье.

График по форме Т-7 утверждается приказом руководителя организации. Актуальная редакция формы учитывает правила составления графика отпусков на 2026 год. Дополнительно рекомендуется формировать графики по каждому подразделению, обеспечивая равномерное распределение периодов отдыха (чтобы в любой месяц уходило не более 20–30% сотрудников), принимая во внимание следующие аспекты:

• Основной отпуск — 28 дней (с приоритетом выбора даты для многодетных, родителей с ребенком-инвалидом и пр. — ст. 262.2 ТК РФ).
• Отпуск может дробиться, но минимум одна часть не может быть меньше 14 дней, и если отпуск делится на части, нужно точно отражать периоды отпуска (письмо Роструда от 25.10.2024 № ПГ/20978-6-1).
• Могут быть дополнительные дни отпуска — за вредность, ненормированный день, северный, авансом перед декретом (ст. 115–119 ТК РФ).
• На периоды отпусков могут приходиться праздничные дни (например, с 1 по 8 января), которые не включаются в число календарных дней отпуска и не оплачиваются, при этом продлевают период отдыха.

Как заполнить график отпусков в «1С:ЗУП 8.3» по шагам, рассказали тут.

Уход в отпуск даже по утвержденному графику стоит оформлять приказом. В ТК РФ прямого требования нет, но с точки зрения бухгалтерии это основание для начисления и выплаты отпускных и дополнительное доказательство того, что ежегодный отпуск был предоставлен.

Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.

Как заполнить форму Т-7 в случае увольнения работника до окончания отпуска,  посмотрите в  «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

График отпусков Т-7: образец заполнения

Работодатель имеет право использовать унифицированную форму Т-7 и разработать собственную.

Форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (код ОКУД 0301020), с 2013 года носит рекомендательный характер, однако остается оптимальным вариантом, так как включает все ключевые требования к составлению графика. На ее основе можно создать индивидуальный бланк и закрепить его в локальном нормативном акте.

О продолжительности ежегодного основного отпуска читайте в материале «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Как заполнить график отпусков по форме Т-7

Соберите данные от начальников, руководителей подразделений, пожелания сотрудников по отпускам на следующий год с конкретными датами. Роструд рекомендует писать именно конкретную дату, чтобы в дальнейшем избежать разногласий с сотрудниками (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).

Форма Т-7 проста в заполнении, но требует предварительного расчета дней отпуска каждого сотрудника с учетом того, что рабочий и календарный годы не совпадают, а также могут оставаться неотгулянные дни из прошлых отпусков.

Рекомендуется ставить полные 28 дней отпуска предстоящего года с возможной разбивкой на периоды (ст. 125 ТК РФ), один из которых не менее 14 дней, и включить в график неотгулянные ранее дни отпуска (письмо Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1, ответ на вопрос от 02.10.2025 № 230710  на сайте Роструда  Онлайнинспекция.рф).

Посмотрите образец, как заполнить форму Т-7 в случае замены отпуска денежной компенсацией, в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Инструкция по заполнению графика отпусков

Если сотрудник желает разбить отпуск на части, то нужно получить от него заявление о разделении отпуска на части и завизировать его у руководителя. Реквизиты заявления в дальнейшем указывают в графе 10 «Примечание» формы Т-7, чтобы сотрудники государственной трудовой инспекции не расценили дробление как разделение на части без согласия работника (разъяснения в письме Роструда от 10.01.2024 № ПГ/28100-6-1).

Заполните форму Т-7 по плану:

1. Шапка документа: указывается полное наименование организации, коды по ОКПО, номер документа и дата составления, год действия графика.
2. Табличная часть: графы 1–6 заполняются при планировании в конце текущего года. Графы 7–10 заполняются в течение года применения по факту, т.е. по мере ухода сотрудников в отпуск или при переносах.

• Графа 1. Структурное подразделение.
• Графа 2. Должность (специальность, профессия) согласно штатному расписанию.
• Графа 3. Фамилия, имя, отчество сотрудника.
• Графа 4. Табельный номер.
• Графа 5. Количество календарных дней отпуска.
• Графа 6. Запланированная дата начала отпуска.
• Графа 7. Фактическая дата начала отпуска.
• Графа 8. Основание (документ) для переноса.
• Графа 9. Дата предполагаемого отпуска (новая, при переносе).
• Графа 10. Примечания.

3. В правом верхнем углу ставится подпись руководителя организации и дата утверждения. Внизу — подписи и инициалы кадровика и руководителя.

О том, потребуется ли отдельный приказ для утверждения графика отпусков, читайте здесь.

Ознакомьте работников с графиком. В течение года в форму вписывайте фактические показания (графы 7–10), основания (приказ Т-6 или заявление сотрудника), примечания (например, отзыв из отпуска или замена части отпуска денежной компенсацией). Все записи выполняются чернилами или ручкой без исправлений в бумажной версии графика.

Скачать бланк графика отпусков по форме № Т-7, а также образец его заполнения, можно тут.

Итоги

График отпусков — обязательный документ для организаций с двумя и более сотрудниками, позволяющий планировать отпуска на год вперед и обеспечивать равномерную работу коллектива. При использовании для графика формы Т-7 указывают данные работника, период работы, количество дней отпуска, даты начала и окончания, а также проставляют отметки о переносах или фактическом использовании, с подписью руководителя и печатью. Образец заполнения подтверждает соответствие Трудовому кодексу РФ (ст. 123), в соответствии с которым график утверждается не позднее двух недель до начала года и обязателен для исполнения, за исключением особых случаев.