Как на период больничного листа возложить обязанности заболевшего сотрудника
Распределение обязанностей отсутствующего по причине заболевания сотрудника осуществляется одним из трех способов:
- Привлечение другого сотрудника к дополнительной нагрузке. Работодатель вправе назначить сотруднику допнагрузку независимо от его должности или профессии для выполнения функций заболевшего коллеги. Однако это возможно лишь после получения письменного согласия привлекаемого сотрудника. Исполнение новых обязанностей не подразумевает освобождения от основных рабочих задач и должно происходить в рамках установленного рабочего времени, но с доплатой (ст. 60.2, ст. 151 ТК).
- Оформление временного перевода. Если требуется заменить временно отсутствующего сотрудника, работодатель должен подписать письменное соглашение с сотрудником, выбранным для замещения. При таком переводе сотрудник освобождается от исполнения прежних обязанностей на весь срок временной замены (ст. 72.1, ст. 72.2 ТК). Как оформить временный перевод, рассказывается здесь.
- Заключение срочного трудового договора, включая условия совмещения должностей. Так работодатель сможет трудоустроить нового сотрудника или привлечь действующего сотрудника организации путем внутреннего совместительства. Совместительство предполагает исполнение обязанностей заболевшего сотрудника вне рамок основного рабочего графика (ст. 60.1 ТК).
Каким образом в связи с больничным листом возложить обязанности на другого сотрудника, зависит от конкретных обстоятельств и особенностей оплаты труда сотрудников.
Порядок оформления перевода сотрудника на другую должность в период временной нетрудоспособности
Для перевода сотрудника на другую должность во время нахождения его на больничном необходимо заключить с ним письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, содержащее условия перевода.
Затем издается соответствующий приказ о возложении обязанностей на период больничного или о переводе (например, по форме Т-5), который должен быть доведен до сведения работника. Если перевод носит постоянный характер, запись о нем делается также в трудовую книжку (если она ведется) и отражается в сведениях о трудовой деятельности (заполнив в ЕФС-1 подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1).
Дополнительное соглашение должно содержать обновленные условия работы: указание новой должности, уточненных должностных обязанностей либо отсылку к инструкции, регламентирующей эти обязанности, срок перевода (который может быть временным – до одного года – или постоянным), а также изменение условий оплаты труда.
Как правильно возложить обязанности на время больничного листа через совмещение
Чтобы официально оформить временное совмещение обязанностей сотрудника на время отсутствия заболевшего коллеги, необходимо заключить дополнительное соглашение о выполнении другой работы.
Дополнительное соглашение отражает:
- характер и объем выполняемых работ;
- информацию о выполнении дополнительного объема работы в рамках стандартного рабочего дня (рабочей смены) данного сотрудника;
- конкретный срок выполнения дополнительной нагрузки – можно установить любой разумный период, согласованный сторонами;
- размер компенсационной выплаты сотруднику за выполнение функций временно отсутствующего коллеги.
Рекомендуется также определить процедуру досрочного расторжения соглашения о выполнении дополнительной работы. Работодатель вправе прекратить действие такого соглашения до истечения срока его действия, равно как и сам сотрудник вправе отказаться от дальнейшего выполнения обязанностей до завершения оговоренного периода. О намерении одной стороны расторгнуть договоренность другая сторона должна быть письменно предупреждена минимум за 3 рабочих дня до даты прекращения обязательств.
Как уведомить сотрудника о расторжении срочного трудового договора – рассказывается здесь.
На практике часто оформляется приказ о возложении обязанностей на период больничного.
Записывать сведения о таком дополнительном поручении в трудовую книжку либо передавать эту информацию в СФР не требуется, так как законодательство прямо не предусматривает такой обязанности.
Как оформить приказ о возложении обязанностей на время больничного
Распоряжение руководства (приказ) о возложении обязанностей болеющего сотрудника на другого сотрудника на период больничного листа оформляется в произвольной форме. Рекомендуется включить в документ следующую информацию:
- основание составления распоряжения — временная невозможность выполнения сотрудником служебных функций вследствие болезни;
- должность и Ф. И. О. сотрудника, на которого будут возложены дополнительные функции;
- указание на выполнение работником дополнительной нагрузки одновременно с выполнением основных трудовых обязанностей согласно заключенному ранее трудовому договору в рамках установленной продолжительности рабочего дня (смены);
- величина компенсации за дополнительный объем работы;
- продолжительность периода исполнения обязательств болеющего сотрудника;
- основания для оформления распоряжения – реквизиты дополнительного соглашения.
Желательно ознакомить назначенного сотрудника с данным распоряжением, а если оно содержит поручение иным сотрудникам организации (например, главбуху), рекомендуется ознакомить с документом и их.
Образец приказа о возложении обязанностей заболевшего работника на другого работника на время больничного приведен в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ – это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Порядок оформления нового сотрудника на период больничного листа основного работника
Прием нового сотрудника на срок отсутствия постоянного работника оформляется стандартно. Рекомендуется заключить срочный трудовой договор (включая вариант трудоустройства по совместительству).
В срочном трудовом договоре важно выделить срок действия договора и причину его заключения. Если эти пункты будут упущены, существует вероятность переквалификации договора в бессрочный. Причина заключения договора указывается в соответствии с абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК:
Нужно также прописать Ф. И. О. и должность заболевшего сотрудника.
При заключение срочного договора на совместительство важно указать факт совместительства, поскольку рабочий график и порядок предоставления отпусков для совместителя нестандартны. Какова продолжительность рабочего времени внешних совместителей, рассказывается здесь.
Остальные процедуры стандартные: запрос необходимых документов у принимаемого лица, ознакомление его с внутренними нормативными актами организации. Если сотрудник принимается на основную должность, необходимо сделать соответствующую запись в трудовую книжку (если она ведется). Информация о факте приема должна быть отражена в сведениях о трудовой деятельности, направляемых в СФР. В форме ЕФС-1 следует, помимо титульного листа, заполнить подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1. Порядок оформления ЕФС-1 при приеме приведен в материале.
Запись в трудовую книжку о приеме по совместительству производится работодателем по основному месту работы по просьбе самого работника.
Плата за исполнение обязанностей на время больничного листа
Возложить обязанности на период замещения болеющего сотрудника возможно на условиях денежной выплаты, которая зависит от способа назначения исполняющего обязанности. Если сотрудник был специально принят или переведен на должность болеющего коллеги, оплата производится обычным образом, согласно утвержденному штатному расписанию. Если же выполнение обязанностей осуществляется в качестве дополнительной нагрузки, то доплата должна производиться пропорционально объему и характеру выполняемой работы.
О доплате за совмещение должностей рассказываем в этом материале.
Важно учитывать, что если трудовой договор (либо соответствующая должностная инструкция, являющаяся приложением к договору) изначально предусматривает обязанность сотрудника временно исполнять функции другого работника в случае его отсутствия, то дополнительную выплату назначать необязательно, поскольку такая работа считается частью его обычных должностных функций (письмо Минтруда № 14-2/ООГ-2682 от 06.04.2018).
Какие последствия возникают при неправильной передаче обязанностей болеющего сотрудника другому сотруднику
Нарушения процедуры оформления временного замещения могут привести к следующим неблагоприятным последствиям:
- административной ответственности согласно ст. 5.27 ч. 1 и 2 КоАП, например, если будет сделана некорректная запись о временном переводе сотрудника в трудовую книжку либо внесены ошибочные данные о трудовой деятельности работника;
- штрафам по ст. 15.33.2 ч. 2 КоАП за нарушение порядка предоставления сведений о трудовой деятельности в СФР – ответственность предусмотрена исключительно для должностных лиц компании;
- привлечению к ответственности по ст. 5.27 ч. 4 и 5 КоАП, если работодатель не заключит дополнительного соглашения к трудовому договору при временном перемещении сотрудника на должность временно отсутствующего коллеги или составит такое соглашение неправильно.
Итоги
ТК РФ предлагает разные варианты возложения обязанностей отсутствующего сотрудника на его коллег или новых сотрудников на период больничного листа. При этом независимо от выбранного способа важно правильно оформить документы, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и обеспечить справедливую оплату труда сотрудников.