Что такое ОФД для кассовых аппаратов?

Онлайн-кассы: особенности работы с ними

В соответствии с Законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ продавцы товаров и услуг при расчетах с физлицами обязаны использовать инновационный кассовый аппарат, именуемый онлайн-кассой. Нормы закона, обязующие применять такие устройства, вступили для большинства категорий продавцов в силу с01.07.2017 В период до 2021 года вводились различные отсрочки. Сейчас Закон № 54-ФЗ в общем случае обязателен для всех компаний (но исключений из этого правила довольно много).

Что же отличает ККТ современного типа (от кассы с ЭКЛЗ, применявшейся в соответствии с Законом № 54-ФЗ до 2017 года)? Это прежде всего их способность в режиме реального времени направлять данные о продажах в ИФНС, что требует наличия в них особого устройства — фискального накопителя, способного сохранять, защищать от исправлений и подготавливать для отправки (шифровать) информацию.

О других характеристиках новых касс читайте в материале «Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы?».

Сам процесс передачи невозможен без подключения к интернету и без посредника, осуществляющего промежуточную обработку передаваемых в ИФНС сведений. Таким посредником, согласно закону № 54-ФЗ (п. 6 ст. 1.2), является оператор фискальных данных (ОФД), который в осуществлении процесса передачи выполняет ту же самую функцию, что и оператор электронного документооборота с использованием ЭЦП, обеспечивающий передачу в налоговый орган бухгалтерской и налоговой отчетности посредством ТКС. Но если отчетность подается в ИФНС с определенной периодичностью, то в отношении онлайн-касс ОФД задействуются постоянно.

Перечень обязательных реквизитов чека можно найти в статье. 

Услуги операторов фискальных данных

Что входит в круг услуг оператора фискальных данных? Он является не просто передаточным звеном. К его функциям также относятся (ст. 1.1 закона № 54-ФЗ):

• проверка полученных от пользователя ККТ данных на достоверность;
• сбор и систематизация попавших к нему сведений;
• накопление их и организация хранения в недоступном для корректировок виде;
• извлечение и использование находящихся на хранении данных;
• передача их в налоговый орган;
• предоставление налоговым органам доступа к сохраняемым данным.

Читайте о том, какие виды проверок проводит ФНС в отношении компаний.

Для выполнения перечисленных выше функций оператор использует особые технические средства и программное обеспечение, позволяющие:

• проверить, защищены ли полученные им данные средствами шифрования и не подвергались ли они корректировке;
• зашифровать прошедшие проверку сведения для передачи их в налоговый орган;
• уведомить пользователя ККТ о том, что данные от него получены и приняты для передачи в ИФНС.

То есть функции ОФД существенно шире, чем у операторов электронного документооборота, поскольку они отвечают не только за передачу информации в налоговый орган, но также за ее первичную проверку на достоверность и за сохранение фискальных сведений.

О причинах, по которым касса перестает осуществлять отправку чеков оператору, читайте в статье «Касса не отправляет чеки в ОФД — как быть?».

Реестр операторов фискальных данных ФНС России

Согласно установленным законом № 54-ФЗ требованиям оператор должен (ст. 4.5):

• иметь:
  • заключение экспертной организации, уполномоченной на выдачу такого документа, о соответствии применяемых им технических средств установленным к ним требованиям;
  • лицензии на ведение деятельности в области электронной передачи данных и защиты информации конфиденциального характера;
  • помещения (собственные или арендованные) для размещения в них применяемых технических средств;
  • находящиеся в собственности средства, которые формируют фискальный признак (информацию, дающую возможность проверки достоверности данных) и способны выполнять проверку такого признака;
  • свой сайт, содержащий подробные сведения об ОФД и дающий возможность скачать форму типового договора с ним;
• осуществлять:
  • самостоятельную постоянную и бесперебойную обработку данных в режиме онлайн (т. е. в реальном времени);
  • постоянное оперативное взаимодействие с налоговыми органами как в части передачи туда данных, так и в отношении предоставления им доступа к хранящимся у ОФД сведениям;
  • идентификацию пользователя ККТ, защиту от доступа иных лиц и от возможных корректировок данных, поступающих от него, а также их хранение в течение 5 лет;
  • текущее резервирование, необходимое восстановление и плановое (по истечении срока хранения) уничтожение баз данных;
  • учет договоров на обработку передаваемых данных и извещение ИФНС о заключении, расторжении и изменении этих документов;
  • информирование налогового органа о наличии документов, не прошедших фискальный контроль;
• давать возможность:
  • проверки выданных кассовых документов на достоверность;
  • передачи покупателю чека в электронном виде.

Таким образом, требования, предъявляемые к операторам, достаточно высоки. Тем не менее список их постоянно пополняется. Разрешения на ведение деятельности в качестве ОФД выдает налоговая служба, и именно на сайте ФНС России размещается реестр операторов фискальных данных с актуальными сведениями по ним.

На что ориентироваться при выборе ККТ, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. 

Как выбрать ОФД: необходимо ли сравнение?

Как выбрать оператора фискальных данных и на какие признаки здесь нужно ориентироваться? По каким параметрам можно осуществить сравнение операторов фискальных данных?

Выбирая оператора, следует:

• проверить, внесен ли он в список ФНС России;
• ознакомиться с данными о нем на сайте;
• изучить форму типового договора с ним;
• обратить внимание на цену услуг и порядок ее формирования;
• выяснить, какие дополнительные возможности для пользователя ККТ он предоставляет.

Расшифровка обозначений в чеке приведена здесь. 

К числу дополнительных возможностей относятся:

• передача покупателю чека в электронном виде;
• оперативная статистическая обработка поступивших к ОФД данных, результатами которой может воспользоваться пользователь ККТ;
• формирование определенного набора отчетов по статданным с возможностью формирования выборки в них и передача их пользователю ККТ;
• создание на сайте ОФД личного кабинета пользователя ККТ;
• предоставление разных прав пользователям личного кабинета (полного или ограниченного доступом только к определенной информации);
• оперативное информирование о сбоях в работе ККТ и сроках, имеющих значение для регистрации (перерегистрации) касс или фискальных накопителей.

Какие-то из моментов, характеризующих дополнительные возможности, будут прописаны в тексте типового договора, а что-то придется выяснять у оператора дополнительно. Но именно по этим параметрам и будет осуществляться сравнение возможностей ОФД.

О том, в какой момент следует осуществить выбор оператора, читайте в материале «Инструкция по регистрации онлайн-кассы в налоговой».

Требования к договору с оператором

Что характеризует текст договора с оператором фискальных данных? В нем должны присутствовать (п. 2 ст. 4.6 закона № 54-ФЗ):

• указания на стоимость услуг, условия ее формирования и описание порядка осуществления платежей;
• сроки действия договора;
• порядок его расторжения.

Обязательны при заключении договора также сведения о пользователе ККТ и используемых им кассовых аппаратах, которые ОФД приведет в уведомлении о возникновении договорных отношений, направленном в адрес ИФНС:

• полное название (Ф. И. О.) пользователя и его ИНН;
• регистрационный и заводской номера каждой единицы ККТ:
• заводские номера каждого из фискальных накопителей.

Бывает так, что касса не передает данные в ОФД. Узнайте о том, что делать в таких ситуациях.

Договор с ОФД имеет публичный характер. Отказаться от его заключения оператор не вправе, если у него имеются все возможности для выполнения функций, предусмотренных этим документом (п. 6 ст. 4.6 закона № 54-ФЗ).

Что учесть при применении ККТ в платежном терминале, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.  

Итоги

Представление об операторах фискальных данных возникло как результат введения в применение онлайн-касс, данные из которых требуется незамедлительно передавать в налоговый орган. Однако ОФД являются не только передаточным звеном, но и осуществляют функции контроля достоверности и сохранения полученных ими сведений. Поэтому требования к ним достаточно высоки. Вместе с тем пользователю ККТ может предоставляться ряд дополнительных услуг в сравнении с их стандартным набором, и это определит критерии выбора ОФД.