Что такое штатное расписание простыми словами

Обязательно ли иметь штатное расписание?

Прямого указания «имейте штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Однако его отсутствие — минное поле для бизнеса. Документ становится обязательным, когда наступает одно из следующих обстоятельств:

1. Наличие трудовых договоров. Если в договоре с сотрудником прописана должность (а это обязательное условие по ст. 57 ТК РФ), эта должность обязана существовать в штатном расписании. Без штатного расписания должность превращается в фикцию.
2. Проверки контролирующих органов. Государственная инспекция труда (ГИТ), налоговая инспекция, Социальный фонд России (СФР), прокуратура и даже военкомат запрашивают штатное расписание в первую очередь. Отсутствие документа — прямое нарушение ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
3. Кадровые процедуры. Сокращение штата, приём на работу, перевод, установление испытательного срока — все эти действия должны иметь основание в штатном расписании.

Как оформляется штатная расстановка? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Что должно быть в штатном расписании: обязательные реквизиты

Собственная форма в любом случае должна включать следующие реквизиты:

Верхняя часть («шапка»):

- Полное наименование организации (строго по уставу, без сокращений).

- Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).

- Номер документа и дата составления.

- Дата начала действия расписания (обычно 1 января или 1-е число месяца).

- Номер и дата приказа об утверждении штатного расписания.

Содержательная таблица (что входит):

Форма Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) не является обязательной с 2013 года. Коммерческие организации вправе разработать собственную форму и закрепить её в учётной политике. Однако большинство кадровиков используют Т-3 как основу — она удобна, привычна и содержит все необходимые поля.

Важно! В штатном расписании никогда не указывают фамилии, имена и отчества работников. Это обезличенный документ. Также не включают исполнителей по договорам ГПХ (гражданско-правового характера) — они не являются штатными сотрудниками. Индивидуальный предприниматель не вносит в штатное расписание самого себя, поскольку не является наёмным работником. 

Как оформить повышение оклада? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость. 

Три главных правила для бухгалтера и кадровика при ведении штатного расписания

Чтобы избежать претензий при проверке (особенно со стороны трудовой инспекции и прокуратуры), необходимо помнить и соблюдать три аксиомы.

 Правило 1. Оклад — один на всех. Если в отделе три менеджера с одинаковыми должностными обязанностями, одинаковой квалификацией и условиями труда, у них не может быть разный оклад в штатном расписании. Это прямая дискриминация, запрещённая ст. 132 ТК РФ.

Как обойти это ограничение легально: Ввести разные должности — «младший менеджер», «менеджер» и «ведущий менеджер». Либо установить персональные надбавки к одинаковому окладу. Но окладная часть должна быть идентичной.

 Правило 2. Должность = реальная работа. Нельзя принять сотрудника на должность, которой нет в штатном расписании. Любое расширение штата или введение новой структурной единицы начинается с издания приказа об изменении ШР. Только после этого можно заключать трудовой договор.

Обратная ситуация: если должность есть в «штатке», но сотрудник на неё не принят (стоит пометка «вакантно»), это нормально. Штатное расписание — это «потолок» численности, а не факт занятости.

Правило 3. ЛНА или не ЛНА? Вопрос о статусе штатного расписания остаётся дискуссионным даже в 2026 году:

• Позиция Роструда: ШР — это локальный нормативный акт (ЛНА), поскольку он рассчитан на неоднократное применение и регулирует трудовые отношения (условия оплаты труда, разделение труда).
• Позиция судов: Например, апелляционное определение Иркутского областного суда от 08.05.2013 по делу № 33-3491/13 гласит, что ШР — это организационно-распорядительный документ, а не ЛНА. Другие суды (второй ААС, Краснодарский краевой суд) придерживаются противоположного мнения.

Практический вывод для компании: Относитесь к штатному расписанию как к ЛНА. Утверждайте его приказом руководителя. Ознакомить всех сотрудников под подпись (в отличие от Правил внутреннего трудового распорядка) не требуется, но при изменении условий труда (оклада) уведомление за 2 месяца обязательно.

Приказ об утверждении штатного расписания – образец вы можете скачать тут. 

Как уменьшить оклад? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость. 

Что такое численность и фонд оплаты труда (ФОТ) в штатном расписании

Эти два показателя — главные итоговые величины, которые получают из штатного расписания. Численность по штатному расписанию — это сумма всех штатных единиц, предусмотренных документом. Считаются и целые, и дробные ставки.

Пример: В отделе заложены 2 полные ставки бухгалтера, 0,5 ставки кассира и 1 ставка главного бухгалтера. Итого численность = 2 + 0,5 + 1 = 3,5 штатной единицы.

Фонд оплаты труда (ФОТ) в месяц — это итоговая цифра в правом нижнем углу штатного расписания. Рассчитывается как сумма всех значений из графы 9 (по каждой должности). Показывает, сколько денег в месяц компания официально тратит на зарплату. Это база для бюджетирования, налогового планирования и расчёта страховых взносов.

На что обратить внимание при заполнении штатного расписания, рассказываем в статье. 

Как и когда менять штатное расписание (пошаговый алгоритм)

Изменения в штатное расписание вносятся только приказом руководителя организации. Основания для изменений:

1. Индексация зарплат (повышение окладов или тарифных ставок).
2. Реорганизация структуры (слияние, разделение, переименование отделов).
3. Введение новых должностей (расширение бизнеса).
4. Сокращение штата (исключение должностей или уменьшение количества ставок).
5. Изменение системы надбавок (введение или отмена доплат).
6. Приведение наименований должностей в соответствие с ОК 016-2025 (рекомендовано при любом изменении ШР).

Пошаговый алгоритм внесения изменений:

Важный нюанс: Если меняется оклад или сокращается ставка (уменьшается количество штатных единиц), нужно уведомлять сотрудника за 2 месяца. Если просто переименовывается должность без изменения трудовой функции — за 2 месяца тоже, плюс допсоглашение.

Срок действия штатного расписания законодательством не ограничен. Можно утвердить расписание в январе 2026 года и работать по нему до 2030 года, если структура компании и система оплаты труда не меняются. Ежегодное обновление «для галочки» не требуется.

Про штатное расписание бюджетного учреждения рассказали тут.  

Что изменилось в штатном расписании в 2026 году?

С 1 января 2026 года вступил в силу новый общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов — ОК 016-2025. Он заменил старый ОК 016-94, применявшийся более 30 лет (Приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст).

Что это значит для работодателя:

- У некоторых должностей изменились наименования и коды.

- При заполнении подраздела 1.1 формы ЕФС-1 («Сведения о трудовой деятельности») теперь нужно использовать коды из нового классификатора.

- Минтруд России разъясняет: работодатель не обязан переименовывать должности в штатном расписании исключительно из-за введения нового ОКПДТР. Однако при внесении любых изменений в ШР (индексация, реорганизация, введение новых ставок) настоятельно рекомендуется сразу привести названия в соответствие с ОК 016-2025, чтобы избежать расхождений с отчётностью.

Бланк штатного расписания по унифицированной форме № Т-3 разместили в статье.

Частые ошибки при составлении штатного расписания

На что чаще всего жалуются инспекторы ГИТ:

1. Использование иностранных слов в названии должности. Запрещено ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ. «Тим-лид» — нельзя, «руководитель группы» — можно.
2. Разные оклады у одинаковых должностей. Классическое нарушение, которое ведёт к штрафу.
3. Отсутствие обязательных реквизитов. Нет даты утверждения, нет подписи главного бухгалтера, нет ОКПО.
4. Несоответствие профстандартам для льготных должностей. Если должность даёт право на досрочную пенсию (педагоги, медики, вредники), её название должно в точности совпадать с квалификационным справочником. Иначе Социальный фонд России (СФР) не зачтет стаж.
5. Неотражение результатов СОУТ. Если по итогам специальной оценки условий труда выявлены вредность или опасность, доплата за это должна быть прописана в штатном расписании в графе надбавок.
6. Использование устаревших кодов ОКПДТР. С 2026 года действует ОК 016-2025, и при заполнении отчётности ЕФС-1 требуются новые коды.

Как хранить штатное расписание

Срок хранения штатного расписания законодательно чётко не регламентирован для всех случаев. Рекомендуется руководствоваться следующим подходом:

- В период деятельности организации: Штатное расписание хранится постоянно (до утверждения нового или до ликвидации).

- После ликвидации организации: ШР подлежит передаче в архив. Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) устанавливает длительные сроки хранения для документов по личному составу. Поскольку ШР косвенно связано с условиями труда работников, его рекомендуемый срок хранения — до 75 лет со дня замены новым.

Практический совет: Храните все версии штатных расписаний в отдельной папке вместе с приказами об их утверждении и изменениях. Это избавит от вопросов при проверках и при ликвидации компании.

Как сократить должности в штатном расписании: порядок действий разместили тут.

Размеры штрафов за отсутствие штатного расписания в 2026 году

Исключения из правил: Микропредприятия, которые полностью перешли на типовую форму трудового договора (утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858), вправе отказаться от штатного расписания (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ). Однако на практике даже они предпочитают его иметь — слишком удобно для внутреннего контроля.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции». 

Итоги

Штатное расписание — это не просто дань бюрократии и не формальность. Это полноценный инструмент управления и защиты бизнеса.

В 2026 году требования к штатному расписанию остаются прежними с одним ключевым дополнением: при внесении изменений в ШР рекомендуется сверять наименования должностей с новым классификатором ОК 016-2025, а при заполнении отчётности ЕФС-1 использовать именно его коды. Форма Т-3 по-прежнему рекомендована, оклады должны быть равными без дискриминации, а для льготных должностей обязательно строгое соответствие профстандартам или квалификационным справочникам.

Наличие утверждённого и грамотно составленного штатного расписания — признак зрелой компании, которая умеет работать в правовом поле и не боится проверок. Отсутствие — повод для штрафа и головной боли.

Где найти и как создать штатное расписание в 1С Бухгалтерия, рассказали тут.