Выдача денег под отчет на покупку основных средств
Составление авансового отчета (АО) лучше доверить определенным сотрудникам и зафиксировать это в приказе.
Образец приказа об утверждении списка подотчетных лиц, имеющих право получать денежные средства, вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
В законодательных нормах не устанавливается размер сумм, выдаваемых в подотчет, предприятие может утвердить это самостоятельно.
Смотрите, что изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30.11.2020.
ОС является дорогостоящим объектом, поэтому проще перечислять деньги на зарплатную карту работника — законодательно это разрешено (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Тем самым можно избежать ограничений предельной суммы расчетов наличными средствами в размере 100 000 руб. между юридическими лицами (ЮЛ) и предпринимателями (ИП) по одному договору (п. 6 указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов.
Как оформляется возмещение и нужно ли составлять авансовый отчет, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Документальное подтверждение покупок
Помимо платежных документов (кассового чека, бланка строгой отчетности, а при расчетах банковской картой – квитанции электронных банкоматов) к АО сотрудник должен приложить документы, подтверждающие факт покупки ОС. Например, товарный чек или накладную, а также счет-фактуру, если продавец платит НДС (письмо ФНС от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@).
Если ОС было в употреблении, то составляется акт приема-передачи в 2 экземплярах. В случае приобретения нового ОС оформляется 1 экземпляр акта, при этом реквизиты бывшего владельца не заполняются.
Законодательство не предъявляет каких-либо требований к форме акта приема-передачи. Акт может быть составлен в произвольной форме с соблюдением обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) или по типовой форме ОС-1, ОС-1а (для зданий и сооружений), ОС-1б (для группы объектов).
Подробнее об оприходовании ОС читайте здесь.
Если закупается продукция у физлица, не являющегося ИП, сделку можно оформить с помощью закупочного акта, в котором нужно отразить все обязательные реквизиты. Чтобы была соблюдена письменная форма сделки, необходимо четко описать условия продажи и оплаты, указать реквизиты и подписи сторон.
Подробнее см. в статье "Покупка основного средства у физического лица (нюансы)".
ВАЖНО! Ограничение платежа не распространяется на расчеты наличными между организацией и физлицом. Значит, предприятие имеет право выплатить гражданину сумму, превышающую 100 000 руб.
Отражение покупки основного средства в учете
По правилам налогового учета ОС до 100 000 руб. списываются на текущие расходы при вводе в эксплуатацию, а свыше 100 000 руб. включаются в состав основных средств и отражаются в расходах через амортизацию.
Подробности — в статье «Порядок налогового учета ОС».
ОС принимайте к учету по первоначальной стоимости, включающей стоимость покупки объекта и иных сопутствующих расходов (доставки, монтажа, таможенных сборов, посреднических комиссий и др.).
В бухучете отразите проводки:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выдано под отчет;
- Дт 08 Кт 71 — приобрели ОС;
- Дт 01 Кт 08 — перевели объект в состав основных средств.
О других проводках, используемых в учете ОС, читайте в статье «Учет основных средств — бухгалтерские проводки».
Итоги
Покупка основного средства по авансовому отчету через сотрудника существенно не отличается от приобретения имущества непосредственно у поставщика. Бухгалтер получает или составляет те же первичные документы по оприходованию ОС, отличаются только бухгалтерские проводки и платежные документы.