Титулы ЭТрН: кто заполняет и как оформить по сценариям грузоперевозки

Как устроен документооборот ЭТрН через ГИС ЭПД

Каждый участник перевозки заполняет и подписывает свой раздел (титул) документа в программе аккредитованного оператора ИС ЭПД. Оператор проверяет формат файла, уникальность идентификатора перевозки и действительность электронной подписи, а затем передает данные другим участникам и в ГИС ЭПД — государственную систему, где хранятся все электронные перевозочные документы.

Правила обмена данными установлены постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931, а формат ЭТрН — приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Действие этого приказа формально ограничено 1 сентября 2026 года, но ФНС уже вынесла на общественное обсуждение проект поправок, которые снимают это ограничение и делают тот же формат 5.01 бессрочным — сама структура титулов при этом не меняется.

Доступ к сведениям в ГИС ЭПД имеют контролирующие органы — ФНС, МВД, Минтранс, Ространснадзор и другие, их полный перечень закреплен постановлением Правительства от 03.03.2022 № 281. Что такое ГИС ЭПД и как в ней зарегистрироваться, мы рассказывали в отдельном материале — «Что такое ГИС ЭПД простыми словами».

В каких случаях при ЭДО первичные документы должны составляться по формату, установленному ФНС России, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ можно получить бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Отдельный вопрос — кто обязан оформлять ЭТрН, а кто может обойтись без нее, и какие исключения допускают бумажную транспортную накладную даже после 1 сентября 2026 года. Разбираем это подробно в статьях «Кто обязан применять электронные транспортные накладные» и «Бумажная транспортная накладная с 1 сентября 2026 — только в виде исключения».

Титулы ЭТрН: кто их подписывает и что каждый содержит

Действующий формат ЭТрН 5.01 включает восемь титулов: четыре обязательных, которые заполняются при любом сценарии перевозки, и четыре опциональных, которые нужны только в отдельных ситуациях.

Кто заполняет ЭТрН и кто подписывает каждый титул — самые частые вопросы по теме, поэтому отдельно по каждому обязательному титулу:

• Титул 1 подписывает грузоотправитель. Исключения — сценарии с экспедитором, который принял груз во владение, и самовывоз, где за грузоотправителя титул 1 на практике готовит продавец (подробнее в разделах ниже).
• Титул 2 подписывает перевозчик — на основании данных из титула 1, при приемке груза к перевозке.
• Титул 3 подписывает грузополучатель — в момент приемки груза, с возможными замечаниями о его состоянии.
• Титул 4 подписывает перевозчик — при сдаче груза грузополучателю, этим титулом завершается базовый документооборот.

Нужна ли водителю личная электронная подпись для подписания титулов ЭТрН?
Нет, в большинстве сценариев достаточно простой подписи в мобильном приложении оператора ИС ЭПД. Усиленная квалифицированная электронная подпись нужна уполномоченному представителю организации-перевозчика, а не каждому водителю лично.

Следующие три опциональных титула касаются стоимости перевозки и смены маршрута:

• Титул 5 (отражение стоимости) — перевозчик указывает итоговую стоимость перевозки, если она отличается от согласованной в титуле 1, например из-за простоя или дополнительных услуг.
• Титул 6 (подтверждение стоимости) — грузоотправитель подтверждает или оспаривает стоимость, указанную перевозчиком в титуле 5.
• Титул 7 (переадресовка) — оформляется при смене грузополучателя или адреса доставки, в том числе при частичной приемке груза или отказе от него — подробнее в таблице сценариев ниже.

Титул 8 также не входит в число обязательных и формируется перевозчиком отдельно — только если по ходу перевозки нужно заменить водителя или транспортное средство.

Как оформить ЭТрН при простой перевозке груза

Это базовый сценарий без экспедитора и дополнительных участников — с него удобно начать, поскольку остальные сценарии в основном отличаются от него отдельными шагами.

• Грузоотправитель формирует и подписывает титул 1, отправляет его оператору ИС ЭПД.
• Перевозчик сверяет данные и на основании титула 1 заполняет титул 2, при необходимости оставляет замечания о состоянии груза.
• Грузополучатель принимает груз и подписывает титул 3, также может указать замечания, например повреждения товара.
• Перевозчик подписывает титул 4 и завершает документооборот.

Нужна ли ЭТрН, если компания перевозит свой товар собственным транспортом без привлечения перевозчика?
Нет, если отдельный договор перевозки не заключается. В этом случае оформляется электронный путевой лист, а не транспортная накладная. Электронные путевые листы с 1 сентября 2026: для кого обязательны, разбираем здесь.

Как оформить ЭТрН, если в перевозке участвует экспедитор

Ключевой вопрос здесь — принял экспедитор груз во владение или нет, от этого зависит, кто указывается грузоотправителем в титуле 1.

Если экспедитор не принимает груз во владение, ЭТрН оформляется по базовому сценарию: титул грузоотправителя подписывает заказчик услуг экспедитора, титул перевозчика — фактический перевозчик, а титул получателя — фактический грузополучатель.

Если же экспедитор принимает груз во владение, титул 1 подписывает он сам, а не грузоотправитель. При этом экспедитор указывает себя в соответствующем разделе с признаком «является экспедитором», а заказчика — как грузоотправителя-заказчика в отдельном разделе договора перевозки. Остальные шаги совпадают с базовым сценарием.

Различия между перевозкой и экспедицией — в нашей статье.

Как оформить ЭТрН при самовывозе со склада продавца

При самовывозе перевозку организует и оплачивает покупатель, значит именно он по договору перевозки выступает грузоотправителем и одновременно грузополучателем. Формально титул 1 должен формировать и подписывать грузоотправитель, то есть покупатель. Но на момент погрузки все данные о грузе есть только у продавца — поэтому на практике покупатель обычно уполномочивает продавца подготовить титул 1 от своего имени, а сам продавец указывается в отдельном разделе как лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП).

Слабое место этой схемы в том, что прямой законодательной обязанности продавца оформлять чужой титул нет — он вправе отказаться, сославшись на то, что стороной договора перевозки не является. На практике с такими отказами уже сталкивались многие компании, и специалисты по работе с ЭТрН в один голос советуют не решать вопрос в моменте, а сразу прописывать обязанность продавца подготовить титул 1 от имени покупателя в договоре поставки.

Другие сценарии: перегрузка, скоропортящийся груз и переадресовка ЭТрН

Остальные сценарии встречаются реже — коротко о том, чем они отличаются от базового.