Работа с ЭТрН в СБИС: подключение, оформление и заполнение с 1 сентября 2026 года

Обязательность и сроки: ЭТРН с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года все участники коммерческих грузоперевозок автомобильным транспортом обязаны оформлять транспортные накладные в электронном виде и обмениваться документами через ГИС ЭПД (Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). 

Все изменения для бухгалтера с 1 сентября 2026 года собрали для вас в данном материале.

Кто обязан применять ЭТРН 1 с сентября 2026 года?

С 1 сентября 2026 года оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН) в обязательном порядке должны все участники внутрироссийских коммерческих грузоперевозок. Закон затронул тех, в чьей логистической цепочке появляется сторонний профессиональный перевозчик — то есть, когда компания не сама везёт груз, а нанимает для этого другую организацию или ИП по отдельному договору.

В такой ситуации в документообороте участвуют несколько сторон, и ЭТрН становится общим документом, который последовательно заполняют все:

• грузоотправитель (формирует и подписывает первый титул),
• перевозчик (подтверждает получение груза и фиксирует этапы пути),
• экспедитор (если он вовлечён)
• грузополучатель (подтверждает приёмку). 

Перевозочные документы: новые правила и электронные форматы с 1 сентября 2026 года. 

Какая ответственность установлена за отсутствие электронной транспортной накладной? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость. 

Какие перевозки подпадают под обязательное оформление ЭТРН?

Все коммерческие грузовые перевозки подпадают под обязательное оформление ЭТРН. Минтранс сделал исключение только для отдельных ситуаций. А именно:

• перевозки военного назначения, когда Минобороны является грузоотправителем или грузополучателем;
• когда грузоотправитель или грузополучатель является иностранным лицом, не включенным в РАФП – госреестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юрлиц в соответствии со статьей 21 Закона от 09.07.1999 № 160-ФЗ «Об иностранных инвестициях в Российской Федерации»;
• каботажные перевозки иностранных перевозчиков, зарегистрированных на территории одного из государств – членов ЕАЭС; 
• перевозки для клиента – физического лица (для личных, семейных, домашних или иных, не связанных с предпринимательской деятельностью нужд). Это физлицо должно быть грузоотправителем или грузополучателем
• отсутствие технической возможности направить электронные документы в ГИС ЭПД в связи со сбоем, зафиксированным государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак;
• отсутствие доступа к сети Интернет, в том числе в населенных пунктах, где такие услуги не оказываются или ограниченны; 
• услуги по перевозке грузов, если грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
• перевозка драгоценных металлов и камней 

См. статью: «Бумажная транспортная накладная с 1 сентября 2026 — только в виде исключения».

В данных ситуациях транспортная накладная, заказ и заявка с 1 сентября 2026 года оформляются на бумажном носителе (приказ от 01.06.2026 № 262). Перейти на ЭТрН в этих случаях можно только при условии, что это предусмотрено договором перевозки (ст. 5 законопроекта № 1147252-8).

В приказе Минтранса непонятны отдельные формулировки в описании самих исключительных случаев. Например, неясно, что понимается под понятием отсутствия доступа к сети Интернет. Можно предположить, что речь идет в том числе о ситуации, когда закончился интернет-трафик или не провели на склад Wi-fi, а мобильный интернет не ловит. В то же время при обсуждении проекта приказа в Минтрансе указывали, что «отсутствие стабильного интернет-покрытия в отдельных точках погрузки или на пути следования груза не является препятствием для перехода на оформление электронных транспортных накладных». Поэтому пока официальных разъяснений от Минфина еще нет и учитывая ограниченный перечень ситуаций, когда есть возможность применения бумажной транспортной накладной, безопаснее исходить из того, что с 1 сентября 2026 года основная модель работы с транспортными накладными для большинства участников перевозки — это электронный формат.

ЭДО для ИП - что это простыми словами? Ответили тут. 

Как грузоотправителю заполнять электронную транспортную накладную? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость. 

Как подключить ЭТРН в СБИС (Тензор)?

Компания Тензор (СБИС) предоставляет услуги по оформлению электронных перевозочных документов и передает их в ГИС ЭПД.  Она зарегистрирована в специальном реестре Минтранса.

ЭТРН в СБИС — это сервис по оформлению электронных перевозочных документов. Называется он Saby TMS. Информацию о данном сервисе можно найти на официальном сайте saby.ru. Там же можно подключить демо-версию. Она предоставляется бесплатно на 30 дней. В последствии можно будет заключить договор, при этом специалисты Компании Тензор помогут с настройками и предоставят обучающие ролики по работе с системой.

Настройка прав пользователей и ролей для работы с ЭТРН

Для начала работы в Saby TMS необходимо создать команду. Для этого нужно пригласить сотрудников и назначить им роли. Приглашения сотрудникам направляются следующим образом: в левом нижнем углу меню располагается шестеренка «Настройки», в открывшемся меню находим «Доступ и права», далее «Пользователи», проваливаемся туда. В открывшемся меню появится список сотрудников, находим в поиске нужного нам сотрудника, появится окошко с возможностью направить приглашение сотруднику либо по электронной почте, либо по смс, отправляем приглашение.

Если список сотрудников пуст, то мы нажимаем на плюсик и создаем сотрудника, а далее отправляем приглашение, как было указано выше.

После того, как сотрудник примет приглашение, мы можем назначить ему роль. Вкладка «Роли» находится в том же меню «Доступ и права». В Saby TMS все роли очень удобно и понятно описаны. Прочитав описание, вы очень легко определите какую роль какому сотруднику назначить.

См. статью «С 1 марта заработал порядок подачи уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности в ГосЛог». 

Подключение сервиса и активация модуля электронных транспортных накладных

После заключения договора подключается сервис Saby TMS. По вашему желанию можно заказать отдельную услугу по настройке и обучению сотрудников. У каждого сотрудника будет свой аккаунт с логином и паролем. Есть также возможность установления мобильного приложения. 

Где найти и как создать ЭТРН в интерфейсе СБИС?

ЭТРН расположены на главном меню. При нажатии на вкладку открывается окно с плюсиком. Для создания новой ЭТРН нажимаем на плюсик, появляется окно с ЭТРН. Заполняем ее. В этом же окне есть вкладки с возможностью отбора: все, в пути, черновики, завершены.

Типовые ошибки при создании ЭТрН в СБИС и как их избежать?

Ошибки в ЭТрН можно исправить, но не всегда. Перечень реквизитов, которые можно корректировать, и порядок исправления зависят от того, когда обнаружили ошибку.

До момента подписания титула в нем можно исправить любые ошибки. Сотрудник, заполняющий титул, просто редактирует данные в соответствующем поле. 

После подписания титула невозможно изменение отдельных реквизитов. Они указаны в пункте 10 правил, утвержденных постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931. Если допустили ошибку в запрещенных полях, нужно оформить новый титул. Ошибочная ЭТрН остается в ГИС ЭПД в незавершенном статусе.

Реквизиты, не попавшие в перечень запрещенных, исправить можно. Но простым редактированием корректировки внести не получится, нужно заполнить исправленный титул. В ГИС сохранятся и первоначальный, и все исправленные файлы с указанием номеров и дат исправлений. В таблице ниже – примеры ошибок, которые можно и нельзя исправлять.

Как избежать ошибок при заполнении ЭТрН в СБИС? 

До начала оформления ЭТРН:

• Проверить у ответственного сотрудника актуальность УКЭП и МЧД
• Обменяться GUID (идентификатором участника ЭДО) с перевозчиком и грузополучателем. Без идентификатора стороны перевозки не получат файлы обмена.
• Получить сведения об отправляемом грузе.

При заполнении титула ЭТРН:

• Проверить ИНН всех участников перевозки. При ошибке не получится подписать ЭТРН.
• Указать сведение о переадресовке (по чьей инициативе, контактный номер сотрудника, который дает указание о смене адреса)
• Проверить актуальность реквизитов водительского удостоверения водителя (не обновили реквизиты после смены водительского удостоверения, будет ошибка)
• Указать и проверить Ф.И.О. и телефон водителя. По номеру телефона, указанному грузоотправителем, водитель получает задание и подтверждает погрузку и выгрузку. Если водитель указан неверно, он не увидит свой рейс в приложении.
• Заполнить сведения о грузе, сверить с отгрузочными документами
• Указать все необходимые маркировки. Иначе груз могут испортить при транспортировке.
• Перед подписанием и отправкой титула проверить все данные

После отправки:

• Проверить статус титула, если он отклонен, выяснить причину и заполнить заново
• Ожидать подписания остальных титулов Перевозчиком и Грузополучателем. Отслеживать процесс. 

Подробный алгоритм перехода на ЭПД мы приводим в этой статье. 

Как грузополучателю заполнять электронную транспортную накладную? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость 

Итоги 

Контроль бизнеса со стороны государства усиливается, серые схемы уходят в прошлое. В настоящее время и в будущем выиграют и останутся на рынке те компании, которые быстрее перестроят свою работу под требования законодательства. Всегда нововведения очень пугают в начале. Но мы с вами уже прошли переход на сдачу НДС по ТКС, онлайн кассы, маркировки, ЭДО и многое другое. Пройдем и переход на ЭТРН. Пусть он будет для всех нас легким и безболезненным. 

Правила ведения бухучета в транспортной компании собрали в статье.