Обязательные электронные транспортные накладные с 01.09.2026

Для чего нужна электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная относится к первичной бухгалтерской документации, подтверждающей доставку груза автомобильным транспортом. В налоговом учете это работает так: на основе ЭТрН компания признает расходы на перевозку при расчете налога на прибыль (при соблюдении требований ст. 252 НК РФ — расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными). Кроме того, корректно оформленная ЭТрН служит доказательством реальности операции при заявлении вычета НДС — например, если грузоотправитель применяет льготные ставки.

Кто обязан применять электронные транспортные накладные, рассказали тут.

Введение обязательных ЭТрН с 1 сентября 2026 года помогут:

• Упорядочить работу организаций любой отрасли. Все участники логистической цепи одновременно видят изменения статуса документа, потому что это происходит онлайн.
• Снизить риски при автомобильных перевозках. В цифровой системе каждой транспортной накладной присваивается уникальный идентификатор, и ГИС ЭПД видит историю перемещения груза.
• Уменьшить расходы на ведение первичной документации в бухгалтерии компаний. Не придется хранить тонны макулатуры годами согласно требованиям законодательства РФ.
• Интеграция с ГИС ЭПД (государственной информационной системой электронных перевозочных документов). Проверяющие службы получают доступ к данным в реальном времени без дополнительного обращения к владельцам бизнеса.

Изменения для бухгалтера с 1 сентября 2026 года собрали в статье.

Какая ответственность установлена за отсутствие электронной транспортной накладной, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Кто должен оформлять ЭТрН с 1 сентября 2026 года

Применять электронный документ обязаны все компании, участвующие в цепочке транспортировки груза, согласно изменениям Федерального закона № 140. Согласно законодательству электронную транспортную накладную составляет грузоотправитель, а с заполненным документом также работают перевозчик и грузополучатель.

С сентября текущего года применять ЭТрН обязаны все компании, занимающиеся любым видом деятельности и являющиеся звеньями логистической цепи. Отраслевых исключений закон не предусматривает. Если организация перевозит продукцию между собственными складами, тогда нужно заполнить соответствующие разделы грузоотправителя и грузополучателя.

Перевозочные документы: новые правила и электронные форматы с 1 сентября 2026 года.

Что такое реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Как выглядит электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года

Электронная транспортная накладная с 1 сентября текущего года — это структурированный файл XML, состоящий из 9 титулов. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель заполняют соответствующие титулы.

Как подключиться к ГИС ЭПД в 2026 году пошагово, рассказали в статье.

Когда можно оформить транспортную накладную на бумаге

Список исключений есть на уровне приказа Минтранса России от 01.06.2026 № 262. С 1 сентября 2026 года он устанавливает исключения, когда транспортную накладную (а также заказ и заявку) можно оформить на бумаге, хотя в целом переход на электронный формат обязателен:

• Иностранная компания без аккредитованного представительства в РФ. Когда грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, сведений о котором нет в государственном реестре аккредитованных филиалов и представительств (по ст. 21 Федерального закона № 160-ФЗ).
• При перевозке воинских и специальных грузов для нужд обороны страны и государственной безопасности.
• При доставке товара иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.
• При перевозке личных вещей физическими лицами, не связанных с предпринимательской деятельностью.
• Технический сбой. Если у участника перевозки нет технической возможности отправить электронные документы в ГИС ЭПД из-за сбоя в инфраструктуре. В том числе в населенных пунктах из специального перечня (утвержден распоряжением Правительства РФ № 1855-р от 10.07.2025), где не оказываются услуги передачи данных или подвижной радиотелефонной связи.
• Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.
• Перевозка драгоценных металлов и камней.

Будет ли отсрочка по переходу на ЭПД с 1 сентября 2026 года и что со штрафами, разбирались здесь.

Как подготовиться к переходу на ЭТрН с 1 сентября 2026 года

1. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи владельца бизнеса или индивидуального предпринимателя (ИП). Сотрудники организации должны получить КЭП физического лица и машиночитаемые доверенности.
2. Выбрать и подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО). Нужно выбирать оператора, входящего в реестр Минтранса: СберБизнес, «Контур.Диадок», СБИС, «Такском».
3. Провести интеграцию и настройки ролей персонала. Требуется правильно выстроить иерархию: администраторы, водители. Настроить API между системой ЭДО и своей 1С, чтобы данные о грузах не вводились вручную дважды.
4. Обучить всех сотрудников, участвующих в логистике автоперевозок. Ошибка водителя в приложении может привести к простою автомобильного транспорта.
5. Протестировать систему, проверить связку «Грузоотправитель → Диспетчер → Водитель → Грузополучатель».

Посмотрите алгоритм перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД).

Как грузоотправителю заполнять электронную транспортную накладную, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Итоги

Электронные транспортные накладные с 01.09 2026 — это цифровой аналог бумажного документа, который упрощает бухгалтерский учет в компаниях. Нововведение помогает снизить расходы организации, ускорить оплату и минимизировать риски потери или подделки ТН.