Когда возникает необходимость в акте на списание дебиторской задолженности?
Необходимость в оформлении акта на списание дебиторской задолженности (ДЗ) возникает на одном из последних этапов работы с безнадежной ДЗ.
К безнадежным (нереальным к взысканию) ДЗ относятся долги (п. 2 ст. 266 НК РФ):
- с истекшим сроком исковой давности;
- по которым прекращено обязательство по причине невозможности его исполнения (в соответствии с нормами ГК РФ на основании акта госоргана или при ликвидации организации);
- невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
Что такое просроченная дебиторская задолженность мы подробно рассказывали в статье.
По нормам бухучета списание ДЗ производится, если (п. 77 Положения по ведению учета и отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н):
- закончился срок исковой давности ДЗ;
- ДЗ нереальна для взыскания.
В целях оформления факта списания ДЗ указанный нормативный документ предусматривает:
- проведение инвентаризации расчетов с дебиторами;
- оформление письменного обоснования и приказа руководителя компании.
Бланк такого приказа можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Образец приказа о списании дебиторской задолженности вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.
В указанной нормативке отсутствует упоминание об акте на списание ДЗ как об обязательном для данной процедуры документе, однако он может служить основанием для:
- признания внереализационного расхода при расчете налога на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ);
- корректировки ДЗ в учетной системе (отражения операций по списанию ДЗ на балансовых счетах и за балансом).
При этом вместо акта может быть оформлен документ с иным названием (протокол, решение и др.). О содержании такого документа расскажем в следующем разделе.
С нюансами списания ДЗ знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте статей:
- «Порядок списания дебиторской задолженности»;
- «Списание дебиторской задолженности на забалансовый счет».
Содержание акта (протокола) на списание дебиторской задолженности
Поскольку законодательство не регламентирует обязательные разделы документа на списание ДЗ, при его оформлении используются общие подходы к документальному оформлению хозяйственных операций, а именно:
- открывает документ блок, содержащий сведения о компании (наименование, ИНН, адрес и др.);
- заголовок должен в краткой форме отражать цель составления документа («Акт на списание дебиторской задолженности», «Протокол по списанию дебиторской задолженности» и др.);
- в содержании необходимо отразить полную информацию о списываемой ДЗ и основания для ее списания (подробнее см. далее);
- завершает документ подпись главбуха или иного уполномоченного лица, на которого возложена ответственность за ведение бухучета в компании.
Важно! С 01.01.2013 унифицированные формы необязательны к применению. Организация вправе разработать собственный бланк документа в соответствии с ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухучете". Новый стандарт вступил в силу с 01.01.2022, за исключением требования о хранении документов на территории РФ. Данное правило станет актуально с 01.01.2024. Подробнее об этом мы рассказали в материале.
Объем основной части акта на списание ДЗ зависит от видов, объема и структуры списываемой задолженности, а также детализации юридических и иных аспектов, обосновывающих признание ДЗ подлежащей списанию со счетов бухучета.
В частности, в содержание акта на списание ДЗ могут быть включены следующие пункты:
- реквизиты приказов о проведении инвентаризации и рассмотрении ее итогов (включая реквизиты акта о проведении инвентаризации);
- перечисление исходных данных по ДЗ, подлежащей списанию (реквизиты договоров с дебиторами, суммы и сроки исполнения обязательств по договору и др.);
- история взаимоотношений с дебитором по взысканию задолженности (перечисление отправленных контрагенту требований об уплате ДЗ, факт получения ответов и их характер);
- описание оснований для списания ДЗ (например, при ликвидации должника — данные выписки из ЕГРЮЛ, судебного решения о завершении процедуры банкротства и др.);
- выводы со ссылками на нормы законодательства о необходимости и возможности списания ДЗ.
Как выглядит акт на списание основных средств, см. в материале «Акт на списание основных средств — образец заполнения».
К акту на списание ДЗ необходимо приложить максимально полный комплект документов, подтверждающих факт возникновения задолженности, ее погашения, а также признания безнадежной, включая инвентаризационные (к примеру, акт по форме ИНВ-17, утв. постановлением Федеральной службы госстатистики РФ от 18.08.1998 № 88).
Как списать в бухучете безнадежную дебиторскую задолженность, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Оформление акта на списание ДЗ требует одновременного издания приказа за подписью руководителя компании, на основании которого непогашенный долг списывается.
Образец акта на списание дебиторской задолженности вы можете увидеть на нашем сайте.
Итоги
Списать дебиторскую задолженность можно только в регламентированных законодательством ситуациях. Акт на списание дебиторской задолженности является одним из документов-оснований, позволяющих списать дебиторку со счетов бухучета и включить в расходы при расчете налога на прибыль.