Елена, я думаю налоговая сможет доначислить НДФЛ.
Нам не доначисляли ндфл, т.к. у нас все относительно чисто.
Поэтому зачем взыскивать штраф и самим себя подставлять: указывать, что водитель ездит на машине внука забирать. Что автор пишет в путевке? Предвижу ответ: так садик рядом, 2км разница. Но вот например, Минфин в Письме от 09.03.17 № 03-04-05/13125 считает, что если работник использует служебный автомобиль в личных целях, то стоимость поездок облагается НДФЛ.
У меня была другая ситуация. Водитель после работы, используя, авто в личных целях, совершил дтп. Очень сильно пострадал в дтп член его семьи. И резко личное использование превратилось в угон со всеми вытекающими.
Некоторые суды поддерживают позицию налоговых органов и указывают на то, что расходы, понесенные во внерабочие дни (часы), в том числе на ГСМ и мойку служебного автомобиля, не отвечают критериям ст. 252 НК РФ (Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2012 № А41-20691/11).
Есть и противоположная позиция. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 03.02.2009 № КА-А40/96-09 налоговые органы установили, что автомашины, управляемые некоторыми водителями, согласно путевым листам выезжали из гаража не раньше 9:00, а возвращались не позднее 18:00, тогда как по кассовым чекам в ряде случаев бензин приобретался на АЗС либо до 9:00, либо после 18:00.
Налоговая инспекция сочла, что названные лица получили доход, подлежащий учету при исчислении НДФЛ.
Суд принял позицию налогоплательщика и признал доначисления НДФЛ неправомерными, так как обслуживание автотранспортного средства после возвращения с линии (работы) либо перед выходом на линию (работы), включая заправку ГСМ, является объективно необходимым действием для обеспечения непрерывности производственного процесса. Суды указали, что факт перегона транспортного средства от места нахождения общества к месту жительства водителя, принявшего транспортное средство в ответственное хранение, не свидетельствует об использовании указанного средства и приобретенных на выданные под отчет денежные средства ГСМ в личных целях.
В Постановлении ФАС Московского округа от 04.02.2008 № КА-А40/13427-07-2, в котором суд также поддержал налогоплательщика, было отмечено, что размер и связь расходов на ГСМ, в том числе приобретенных в выходные дни, с производственной деятельностью общества подтверждаются контрольно-кассовыми чеками, авансовыми отчетами водителей, приказом о сменной работе водителей.
Если водитель ставит машину на стоянку рядом с домом, то во избежание налоговых рисков в рассматриваемой ситуации можно установить приказом руководителя, что автотранспорт передается лицам, допущенным к управлению, на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. И в нормативном локальном акте указать порядок возмещения расходов на ГСМ и автомойку.
Мы устанавливали водителям руководства графики, согласно которым рабочий день водителя начинался на час раньше и заканчивался на 3 часа позже рабочего дня руководителя с перерывом днем. Это позволит экономически обосновать произведенные до 9:00 и после 18:00 расходы.
Я вот тоже согласна, что это не самый лучший вариант так все это оформлять. У нас в организации тоже нет офисной парковки (находимся прямо в центре города). Поскольку авто надо где-то оставлять решили парковать его возле дома директора. Стоянка платная, консультировались в налоговой, и там сказали, что для того чтобы так делать необходимо обосновать, что эта парковка является ближайшей свободной. Это легко можно подтвердить схемами уличных парковок, которые есть в интернете в свободном доступе. Договор на парковку составили от имени нашей организации. Была недавно проверка, и они по этому поводу ничего не сказали, значит, все подходит. Расходы на парковку списываем, как и другие расходы на содержание служебных автомобилей. Нам сразу в налоговой сказали, что договор на парковку надо заключать именно на организацию, а не на физлицо, в противном случае могут посчитать, что директор получил доход в натуральной форме.
Коллеги, у меня в компании тоже есть автомобили, которые ставят на стоянку у дома водителя. Конечно, водителю удобнее, если авто под боком у него. К 8-30 биг-босс должен быть на работе. Это значит что водитель должен заранее приехать на работу, забрать машину и ехать за директором. Аналогично поздние совещания или командировки. Мы оплачивали раньше парковку авто водителю, но за счет 91 счета, непринимаемые. Не такие уж и суммы большие, тем более, что парковки дают в основной массе приходники без чеков. Однажды выловили водителя, который ставил машину под балконом, а ежемесячно приносил документы на оплату. Сейчас посчитали сколько стоит среднемесячная парковка и добавили эту сумму к премии водителя. Если водитель в отпуске, то премии нет.
Если все же хочется чтобы водитель заплатил штраф, то можно премии лишить на эту сумму. Но выставлять напоказ это не надо. Кроме вышеописанных рисков по ндфл и снятию расходов по прибыли, есть еще шанс включения этого штрафа, оплаченного водителем, в доход фирмы.
Хм... прочитала я ваши комментарии. В итоге приняла такое решение: фирма оплатит этот штраф, а с работника просто возьмем эти деньги для директора. Уж слишком много геморроя будет потом объяснять почему было все оформлено именно так, а не иначе.