Журнал трудовых книжек: форма, порядок ведения
Действующие правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек не требуют применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, работодатель утверждает собственные.
При разработке форм нужно учитывать, что к ним предъявляются определенные требования:
- Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и (при наличии) печатью организации (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
- Их нельзя вести в электронном виде, даже если у вас внедрен ЭКДО. Книги и журналы трудовых книжек не относятся к документам, в отношении которых возможно применение электронного документооборота, указывает Минтруд (письмо от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245).
- Нельзя вести журнал учета движения трудовых книжек в виде отдельно хранящихся листов, оформленных на каждого сотрудника, считают в Роструде.
Образец заполнения книги доступен по ссылке:
Работодатель может продолжать вести учетные регистры по трудовым книжкам по формам, установленным постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, пока они не закончатся. И только после этого переходить на разработанные самостоятельно бланки (информация Роструда).
Действия, если журнал утерян
Если журнал учета трудовых книжек безвовратно утрачен, работодатель вправе издать акт об утрате книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним и завести новую книгу. Заполнить книгу можно исходя из имеющихся у работодателя документов (Онлайнинспекция.рф, Вопрос № 223886 от 10.06.2025).
Штрафы за нарушения с журналом трудовых книжек
За отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель может быть привлечен к административной ответственности, предупреждает Роструд. Полагаем, речь о штрафе по ч. 1 ст. 5.27 КоАП в размере:
- 1000-5000 руб. — для должностного лица и ИП;
- 30 000-50 000 руб. — для организации.
Несоблюдение хронологии внесения записей в книгу учета Роструд нарушением не считает (Онлайнинспекция.рф, вопрос № 208534 от 21.10.2024). Контролеры рассмотрели ситуацию, когда в журнале сначала записали прием от 11.09.2024, следующая запись от 09.09.2024, дальше 20 записей в нормальной хронологии. В службе заверили, что исправления не нужны, разрешили оставить журнал, как есть.
Напомним, трудовые книжки нового образца введены с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными бланками старого образца, читайте здесь.
Внедрить электронный кадровый документооборот вам поможет готовое решение. Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс и переходите в материал. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.