Статья актуальна до 31.12.2022 включительно. С 01.01.2023 форма СЗВ-М не применяется, а вместо неё действует форма отчета о персонифицированных сведениях. Как проверить новый отчет, читайте здесь.
Как и на каком бланке сдают СЗВ-М
Форма СЗВ-М является наиболее часто заполняемым отчетом, потому что сдается ежемесячно (до 15-го числа следующего за отчетным месяца). ИП отчитываются по данной форме лишь при наличии наемных работников, а вот организации обязаны представить этот отчет в ПФР в любом случае, так как без сотрудников они существовать не могут. Даже если в фирме есть единственный учредитель, с которым не заключен трудовой договор (безопаснее и максимально законно все-таки трудовой договор заключить), то на него все равно требуется представить сведения по форме СЗВ-М.
Интересно, что означает сокращение СЗВ-М? Читайте об этом в статье.
Бланк, на котором следует сдать сведения, с 30.05.2021 утвержден постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п.
Образец формы СЗВ-М вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите бесплатный пробный доступ:
Можно ли отправить отчет по почте, узнайте из статьи.
В каком электронном формате сдавать СЗВ-М
Чтобы файл с отчетом был отправлен и прочитан принимающей стороной верно, необходимо, чтобы он имел определенный формат. Данный формат утвержден постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п. Обратим внимание на структуру названия файла, который должен быть сформирован при выгрузке СЗВ-М.
Как видим, электронные документы СЗВ-М сдают в формате xml.
Создают их в специализированной программе. На рынке представлена масса программ, с помощью которых бухгалтеры не только создают СЗВ-М, но и сдают данную форму в Пенсионный фонд. Кроме того, на официальном сайте ПФР доступны для скачивания бесплатные программы формирования необходимой отчетности в нужных форматах.
Как правило, в программах, которые позволяют и создавать, и отправлять отчетность, алгоритм проверки всех форм уже встроен. Рассказываем, как проверить СЗВ-М на ошибки тем, кто не имеет электронную отчетность.
Какие ошибки могут быть в СЗВ-М
Раз бухгалтер создает форму на сайте ПФР, то и проверить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн он тоже может? Сразу скажем, что да, но для этого необходимо скачать программное обеспечение. Существуют иные способы проверить СЗВ-М онлайн. Рассмотрим этот вопрос ниже в статье, а сейчас разберем, какие бывают ошибки в СЗВ-М. Ведь не все ошибки выявляются проверкой СЗВ-М онлайн.
Бухгалтеры заполняют СЗВ-М с особой тщательностью и вниманием, так как ошибки обходятся очень дорого — штрафы за них немалые и зачастую несоразмерны допущенной ошибке.
Какие штрафы грозят некорректное заполнение за СЗВ-М, читайте в статье.
К ошибкам, которые не проверит программа, относится правомерность включения того или иного человека в форму СЗВ-М. Только вы знаете, с какими людьми у вас заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, когда они заключены и когда перестанут действовать.
Также программа не проверит, верный ли вы поставили код для обозначения месяца, за который представляется расчет. Исключением является случай, когда выставленный вами период сдачи выходит за общие рамки сроков представления данной отчетности:
- если поставили период, когда СЗВ-М еще вообще не сдавался;
- если вы поставили период, который еще не наступил.
Правила представления дополняющей формы СЗВ-М описаны в статье.
Теперь рассмотрим, какие ошибки отслеживаются программно и какой программой проверки СЗВ-М в 2021 году это делается.
Бесплатная проверка с сайта ПФР
Покажем, как осуществить проверку СЗВ-М онлайн на сайте ПФР.
Сначала проходим несложный путь на официальном сайте ПФР: главная страница — меню — работодателям — программное обеспечение. Можете сразу перейти по ссылке.
Попадаем на следующую страницу:
Заходим в последнюю версию программы проверки СЗВ-М и сохраняем ZIP-архив версии:
Программа устанавливается на компьютер, необходимо следовать указаниям мастера установки. По завершении установки программа запустится.
Чтобы проверить форму СЗВ-М, необходимо, чтобы файл с ней был выгружен на компьютер. Как уже говорилось, получить такой файл можно, создав его в одной из специализированных программ.
Нажимаем кнопку «Файл»:
Выбираем файл, который следует проверить:
Сразу запускается процесс проверки:
Как видим, программа ошибок не нашла. Форма готова к сдаче в ПФР:
Аналогичным образом работает программа Check PFR. Ее также необходимо установить на компьютер и ввести сохраненный заранее файл.
Как проверить СЗВ-М без скачивания программ на компьютер
Существуют бесплатные онлайн-сервисы, которые позволяют проверить форму СЗВ-М, не скачивая каких-либо программ на компьютер. Проверка осуществляется теми же программами, которые представлены на официальном сайте Пенсионного фонда. Например, бесплатная онлайн-проверка доступна на сайте «Контурн-экстерн»:
Для этого файл с СЗВ-М также должен быть сформирован в надлежащем формате и сохранен на компьютере. Для его проверки нажимаем кнопку «Отчеты»:
Выбираем нужный файл:
Можно еще добавить для проверки несколько файлов и проверить их все сразу. Нажимаем кнопку «Проверить»:
После окончания проверки будет выдан положительный или отрицательный результат:
Многие специализированные сервисы по подготовке и отправке отчетности дают возможность некоторое время бесплатно тестировать их возможности. Обычно они содержат встроенные программы проверки. Следует понимать, что их встроенные программы — те же самые, что представлены на официальном сайте Пенсионного фонда.
Коды ошибок при проверке СЗВ-М
Какие ошибки выявляет программа проверки и как она их кодирует, указано в упомянутом постановлении Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п.
Грубые ошибки препятствуют сдаче отчета в Пенсионный фонд. Также могут выдаваться предупреждения. Например, если у физлица не указан ИНН, программа обратит на это внимание и выдаст предупреждение, но отчет примет.
Существуют следующие коды ошибок и предупреждений:
- 20 — предупреждение в связи с заполнением и корректностью ИНН физлица;
- 30 — ошибка в сведениях о физлице: несоответствие или неполное заполнение Ф.И.О., СНИЛС;
- 50 — ошибка связана с общими огрехами при заполнении формы: некорректный формат; несоответствие Ф.И.О. или регистрационного номера страхователя; несуществующая электронная подпись; указан период, выходящий за рамки представления СЗВ-М; сдана повторная форма с типом «исходная».
Итоги
Перед сдачей формы СЗВ-М во избежание ошибок ее необходимо проверить. Если у вас подключен сервис сдачи электронной отчетности, то он делает это автоматически. Если электронной отчетности у вас нет, то проверить форму СЗВ-М можно, скачав бесплатно на сайте ПФР специальную программу или же онлайн с помощью «Контур-экстерн».