Как заполнить ЕФС-1 при смерти работника

ЕФС-1 при смерти работника

Форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и о начисленных страхвзносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ЕФС-1)» и правила ее оформления утверждены Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (электронный формат от 17.11.2025 № 1463). 

Сведения о трудовой деятельности, трудовом стаже, а также данные о суммах взносов «на травматизм» подаются в составе указанной единой формы, с отражением в соответствующих подразделах и разделах документа. При направлении сведений в Фонд каждый из блоков может подаваться как независимо от других частей документа, так и вместе с ними, с обязательным заполнением титульного листа.

О сроках предоставления каждого подраздела формы мы рассказываем здесь.

ЕФС-1 в связи со смертью сотрудника: дата отправки

В случае смерти сотрудника с ним прекращается трудовой договор (порядок увольнения работника в связи со смертью - здесь). При этом дата прекращения трудового договора является последний день работы кроме случаев, когда сотрудник фактически не исполнял свои трудовые функции, но место за ним было закреплено в силу ТК и федерального законодательства (ч. 3 ст. 84.1 ТК).

ВАЖНО! Датой окончания действия договора признается дата смерти сотрудника, указанная в свидетельстве (либо в судебном решении, если факт смерти установлен судом).

Отчет необходимо предоставить не позднее следующего рабочего дня после того, как был издан приказ о расторжении трудового договора.

Порядок заполнения ЕФС-1 при смерти сотрудника

Для заполнения необходимых сведений потребуются следующие части ЕФС (увольнение, смерть):

• титульный лист;
• подраздел 1 и подраздел 1.1. подраздела 1 ЕФС (увольнение - смерть):

Как заполнить подраздел 1 и подраздел 1.1. подраздела 1 ЕФС-1 при смерти работника приведено в системе в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ – это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

В случае, если сотрудник перед смертью находился на больничном, вплоть до наступления смерти, необходимо внести сведения в подраздел 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1, заполнив его следующим образом:

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника, рассказывается в статье.

Увольнение в связи со смертью работника ЕФС-1 Раздел 2

Объектом обложения страхвзносами по данному виду страхования признаются выплаты и прочие вознаграждения, которые страхователи производят в пользу застрахованных лиц в рамках трудовых правоотношений или ГПД на выполнение работ/оказание услуг (п. 1 ст. 20.1 ФЗ-125). Перечень сумм, освобожденных от обложения взносами, закреплен в ст. 20.2 этого же закона.

Согласно ст. 141 ТК РФ зарплата, не полученная сотрудником ко дню его смерти, выдается членам семьи или иждивенцу, находившемуся на содержании умершего.

Вопрос о необходимости начисления страхвзносов на такие невыплаченные суммы и их отражение в форме ЕФС-1 зависит от даты начисления этих выплат.

Если начисление зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск произошло уже после кончины работника, а выплата была произведена его супруге, не состоящей в штате организации, эти средства не формируют объект обложения взносами на травматизм (ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 2 ст. 20.1 ФЗ-125) и в форме не отражаются.

Суммы же, выплаченные до кончины сотрудника, указываются в подразделе 2.1 раздела 2 формы ЕФС-1 в общем порядке:

• в строке 1 — общая сумма вознаграждений, облагаемых страхвзносами по правилам ст. 20.1 ФЗ-125;
• в строке 2 — суммы, которые освобождены от обложения согласно ст. 20.2 ФЗ-125.

Следовательно, если зарплата и компенсация отпуска покойного сотрудника не подлежат обложению взносами на травматизм, они не должны фигурировать в форме ЕФС-1 ни в качестве начисленных выплат, ни в перечне необлагаемых сумм.

Как заполнить раздел 2 ЕФС-1 и какие сроки сдачи формы в 2026 году, подробно изложено в материале.

Итоги

Таким образом, оформление ЕФС-1 при смерти сотрудника требует особого внимания к деталям и соблюдения ряда важных правил. Прежде всего, необходимо помнить, что датой прекращения трудового договора считается дата смерти сотрудника, указанная в свидетельстве о смерти или судебном решении. Важно своевременно предоставить отчет в СФР — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о расторжении договора. 

При заполнении формы необходимо учитывать следующие ключевые моменты: 

• заполнение титульного листа обязательно; 
• использование подразделов 1 и 1.1 для отражения факта увольнения в связи со смертью; 

При нахождении сотрудника на больничном до смерти нужно заполнить подраздел 1.2, указав период болезни до даты смерти и отметив «ВРНЕТРУД». 

Раздел 2 формы требует особого внимания к начисленным до смерти выплатам: если зарплата и компенсации начислены после смерти сотрудника и выплачены членам его семьи, то они не отражаются в форме ЕФС-1.