Какой срок выполнения?
Под рабочей задачей понимается четко определенное рабочее задание для одного или нескольких участников проекта. И чем четче это задание определено, тем понятнее исполнителю, какого результата от него ждут. А значит, растут и шансы получить на выходе именно то, что требуется руководителю.
Кроме самого результата не менее важен срок. Поэтому работнику следует в первую очередь задать вопрос: «Сколько у меня времени на выполнение этой задачи?».
Задача, у которой срок не определен, с наибольшей долей вероятности будет выполнена «никогда». И о ней вспомнят в самый неподходящий момент, причем результат потребуется срочно, а работник при этом к ней даже не приступал. Для руководителя это обернется, например, срывом договоренностей с клиентом, а для работника — лишением премии и потерей репутации.
Следует уточнить:
- дату и время выполнения;
- промежуточные дедлайны (для объемной задачи).
Какова приоритетность выполнения?
Следующий вопрос, который следует уточнить: «Насколько эта задача важна? Можно ли решать ее планово или следует отложить все текущие задания?».
Наверняка у работника есть план работы как минимум на день: запланированные встречи, письма, требующие ответа, срочные отчеты и т. д. И новое задание накладывается на ту задачу, которая и так «горит».
Расстановка приоритетов, сделанная самим руководителем, позволит работнику со спокойной душой сдвинуть остальные дедлайны. Разумеется, предварительно предупредив об этом всех заинтересованных лиц.
Какова ресурсы и ограничения, какая команда?
Не каждую задачу можно выполнить силами только одного сотрудника. Возможно, понадобятся дополнительные полномочия; информация, которой владеет другой специалист; специальное офисное оборудование или программа, к которой нет доступа у исполнителя.
Важно, чтобы руководитель самостоятельно предупредил связанных лиц о том, что конкретному исполнителю потребуется их помощь. Поэтому работник должен вовремя задать руководителю вопросы: «Какие ресурсы в моем распоряжении? Каков бюджет? Могу ли я получить информацию от соседнего отдела? Можно ли использовать специальное оборудование или программы?».
Это позволит не только получить необходимые инструменты, но и подстраховаться на старте.
Сюда же входит уточнение: «Кто еще участвует в выполнении этой задачи? Кто за главного? Кто ответственный за итоговый результат?». Если вся ответственность в итоге на вас, то вопрос с прояснением дополнительных полномочий становится особо острым.
Как оценивается результат?
Необходимо определить четкие критерии того, какой результат в итоге ожидается. Задайте вопросы: «Каким должен быть результат? Кто и по каким критериям будет его оценивать?». Важно: результат должен быть максимально измерим количественно. Если задача «увеличить продажи», то на сколько процентов. Если «подготовить хороший отчет о работе с клиентами», то какие конкретно показатели там должны быть отражены и за какой период в динамике.
Это поможет избежать ситуации, когда у вас и руководителя не совпали ожидания и реальность.
Итоги
Не следует бояться задавать уточняющие вопросы при получении рабочей задачи. Заранее выясненные основные моменты помогут исполнителю быстрее и более качественно справиться с заданием, а руководителю — получить желаемый результат, не теряя времени на то, чтобы отправлять задание на переделку.
О том, как должен быть организован рабочий график, узнайте в нашей рубрике «Рабочее время и режим труда».