Какие документы требуются при приеме на работу в 2025 году
При заполнении кадровых документов работодателю необходимо получить от сотрудников определенную информацию. К ней относятся паспортные данные, номер застрахованного лица в ПФ, номер налогоплательщика и пр., без которых затруднительно, а подчас и невозможно правильно подать сведения о сотрудниках в контролирующие органы.
Более подробную информацию о деятельности работников кадровых служб можно прочитать в статье «Кадровое делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции».
Основные документы, которые вновь принятый работник представляет в соответствии со ст. 65 ТК РФ, — это:
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
- номер СНИЛС;
- паспортные данные;
Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость. - документы воинского учета;
О приеме на работу без воинского билета читайте здесь. - прочие сведения (документы об образовании, отметки о судимости и др.).
Для получения дополнительных льгот при последующем расчете оплаты труда сотрудник вправе предъявить справки о доходах с предыдущих мест работы (в том числе для расчета больничного), а также сведения о наличии несовершеннолетних детей.
ИНН ― обязательный документ при приеме сотрудника на работу?
Согласно ТК РФ свидетельство ИНН при вступлении в новую должность работодателю предъявлять необязательно. Однако в некоторых случаях без него не обойтись.
Так, исходя из положений письма ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733@, налоговые агенты не могли сдать справки 2-НДФЛ за своих сотрудников за 2015 год без ИНН. Затем требования, касающиеся обязательности передачи информации об ИНН, изменились. Действующие сегодня нормы дают возможность подать данные о доходах сотрудников и при отсутствии у них свидетельства.
Когда будет нужен ИНН при приеме на работу
Рассматривая вопрос, обязателен ли ИНН при приеме на работу, можно констатировать: несмотря на то, что по ТК РФ это свидетельство не входит в комплект документов, требующихся при оформлении на работу, в некоторых случаях согласно законодательству работодателю понадобится иметь подобные сведения.
Все работодатели обязаны сдавать отчетность в СФР и ФНС. Среди сведений, которые необходимо отразить в отчетности, практически всегда присутствует ИНН.
Например, в отчете «Персонифицированные сведения о физлицах», который работодатели ежемесячно сдают в ИФНС. Отдельное поле этого отчета отведено для указания ИНН сотрудников. Откажут ли в приеме отчета, если ИНН не указан? Ответ смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Если не хотите привлекать к себе внимание налоговиков отстутствием ИНН в отчетах, можете попробовать узнать его с помощью специального сервиса на сайте ФНС, о котором мы рассказываем здесь.
Итоги
При приеме на работу предоставлять ИНН сотрудник не обязан, а работодатель не имеет права его требовать. Любые отчеты в контролирующие органы можно сдать без указания ИНН. Но лучше узнать ИНН на сайте налоговой.