Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков в 2026 году?
Как локальный нормативный акт, график отпусков утверждается до начала календарного года (до 17 декабря соответствующего года, например, до 17.12.2025 при графике на 2026 год, до 17.12.2026 на 2027 год). Приказ руководителя придает графику отпусков статус официального.
Приказ выполняет несколько функций:
- фиксирует юридическое решение работодателя об утверждении графика отпусков;
- определяет ответственного сотрудника за доведение графика до работников;
- задает сроки ознакомления и контроля исполнения отпусков;
- создает документальную основу для проверок (отсутствие приказа или несвоевременное утверждение могут повлечь штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
Даже при использовании собственной формы графика или электронного документа (например, в Excel таблице) приказ остается необходимым актом, который подтверждает согласование и утверждение локального нормативного акта.
Согласно ст. 372 ТК РФ, если в организации действует профсоюз, при принятии локальных нормативных актов (включая график отпусков) необходимо учитывать мнение выборного профсоюзного органа, поэтому проект графика направляется в профсоюз до издания приказа. Приказ об утверждении графика отпусков, в свою очередь, оформляется в свободной форме, как любой другой приказ руководителя, но с обязательным указанием ссылки на ст. 123 ТК РФ.
Про права работников, не являющихся членами профсоюза, рассказали тут.
Какая предусмотрена ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками? Узнать можно в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Что обязательно указать в приказе об утверждении графика отпусков?
Приказ об утверждении графика отпусков на 2026 год должен содержать стандартные реквизиты распоряжения и специфические элементы, связанные с графиком. В типовом виде в документе обязательно отражают:
- Шапка и реквизиты (полное и сокращенное наименование организации; место и дата составления приказа; порядковый номер приказа внутри принятой системы нумерации; название документа: «Приказ об утверждении графика отпусков на 2026 год».
- Основание издания приказа. Обычно в начале основной части указывается ссылка на законодательство: «В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ…», при необходимости допускается отсылка и к ст. 124 ТК РФ в части очередности отпусков.
Читайте о правилах определения очередности отпусков по ТК РФ.
- Основной распорядительный блок. Он обычно содержит несколько пунктов, например: «утвердить график отпусков сотрудников на 2026 год согласно приложению № 1 к настоящему приказу»; «определить ответственного лица (обычно начальник отдела кадров) за ознакомление работников с графиком и контроль исполнения»; указание сроков ознакомления (не позднее чем за две недели до начала отпуска каждого сотрудника).
- Ответственный за исполнение. В приказе обычно назначается сотрудник, который обязан довести график отпусков до всех работников; организовать подписание работниками ознакомления с графиком; контролировать соблюдение очередности и сроков отпусков; вносить изменения при необходимости переноса отпуска.
- Приложение к приказу. Приказ подписывается отдельно, а график отпусков оформляется как приложение, нумеруемое (например, Приложение № 1). Дополнительно указываются примечания и отметки о согласовании с профсоюзом (при наличии).
- Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов руководителя, ответственного сотрудника, при необходимости можно добавить подпись юристов или представителей профсоюза.
См. Приказ об утверждении графика отпусков - образец (2026)
Как внести изменения в график отпусков? Узнать можно в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Приказ об утверждении графика отпусков: оформление и срок хранения
Приказ об утверждении графика отпусков на следующий календарный год оформляют в несколько этапов, которые соответствуют общим требованиям к кадровым и распорядительным документам.
- Подготовка шапки приказа.
- Составление вводной части с юридическим основанием (это ссылка, которая подтверждает правовую основу утверждения графика отпусков).
- Определение содержания распоряжения, т.е. составление основной части приказа, где обычно включаются такие формулировки, которые позволяют не только закрепить факт утверждения документа, но и распределить обязанности между сотрудниками, что полезно при проверках.
- Учет мнения профсоюза (если есть), подтверждающий согласие или комментарии профсоюзного органа.
- Подписание и приложение
Приказ об утверждении графика отпусков, например на 2026 год, действует в течение всего календарного года, за который утвержден график. Поэтому после окончания 2026 года документ приобщается к делам кадровой документации и хранится в течении 3х лет.
Важно также сохранять все приложения, в том числе графики отпусков за предыдущие годы, чтобы иметь возможность подтвердить корректность текущего периода и ответить на запросы проверяющих органов.
Образец приказа об утверждении графика отпусков
Приводим упрощенный текст приказа, который можно адаптировать под конкретную организацию:
ПРИКАЗ
Об утверждении графика отпусков на 2026 год
г. Москва
«05» декабря 2025 года № 123-ПР
ООО «РОБОТ», г. Москва,
регистрационный номер 123,
в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить график отпусков сотрудников на 2026 год согласно приложению № 1, прилагаемому к настоящему приказу.
- Назначить руководителя отдела кадров Сидорова С.С. ответственным за своевременное доведение указанного графика до всех сотрудников, организацию их ознакомления с документом под подпись и предупреждение об установленных сроках отпуска не менее чем за две недели до его начала.
- Контроль исполнения настоящего приказа оставить за заместителем генерального директора по кадрам Миронова М.М.
Генеральный директор ООО «РОБОТ»
/И.И. Иванов/
«05» декабря 2025 года
Приложение № 1 — График отпусков на 2026 год (в форме таблицы, заполненной по всем сотрудникам).
Скачайте график отпусков по форме №Т-7 по этой ссылке.
Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска? Узнать можно в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Ошибки при утверждении графика отпусков
Приказ об утверждении графика отпусков часто оформляют с нарушениями, которые затем могут быть выявлены инспекцией. Распространенные ошибки:
- Отсутствие приказа вообще — работодатель использует только график без отдельного распоряжения руководителя, что формально не соответствует требованиям.
- Позднее утверждение — приказ издается в январе 2026 года на 2026 год, хотя график должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2025 года, что приводит к риску штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Неполные реквизиты — отсутствие номера, даты или подписей руководителя и ответственного сотрудника, а также несоответствие названия приказа и его содержания.
- Отсутствие учета профсоюза — при наличии профсоюзной организации проект графика не направляется в выборный орган, а в приказе не указано на учет его мнения, что нарушает ст. 372 ТК РФ.
Избежать этих ошибок можно, строго соблюдая сроки и рекомендуя использовать единый шаблон приказа для всех руководящих поста.
График отпусков в «1С:ЗУП 8.3» пошагово описали тут.
Итоги
Приказ об утверждении графика отпусков — это не просто формальный документ, а необходимый элемент правового механизма планирования трудовых отношений. Он фиксирует юридическое решение работодателя, устанавливает ответственных лиц и обеспечивает контроль выполнения графика. Важно оформлять его в свободной форме, но с учетом всех требований: ссылки на ст. 123 ТК РФ, наличие приложения с графиком, учет мнения профсоюза (при его наличии) и соблюдение сроков утверждения до 17 декабря текущего года. Грамотно составленный приказ, адаптированный под конкретную организацию, снижает риск штрафов и создает прозрачную систему управления отпусками.