Как предоставить основной ежегодный оплачиваемый отпуск госслужащему

Структура и сроки предоставления ежегодного отпуска госслужащему

Ежегодный оплачиваемый отпуск формируется из базовой части и дополнительных оплачиваемых отпусков (ч. 2 ст. 46 Закона о гражданской госслужбе).

Допускается как их совместное использование, так и разделение на несколько периодов. Однако один из этих периодов в любом случае должен длиться минимум 14 календарных дней.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска осуществляется в рамках служебного года.

Получайте рекомендации по налогам, учёту и кадрам.
Подписывайтесь на нас удобным способом и смотрите полезный контент.

За каждый служебный год служащий должен отгулять в сумме как минимум 28 календарных дней. При этом не имеет значения, за счет чего будет набрана эта норма: только за счет основного отпуска или за счет совокупности основного и дополнительных (ч. 9.1 ст. 46 Закона о гражданской госслужбе).

Порядок оформления основного ежегодного оплачиваемого отпуска для госслужащего

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все госслужащие, его продолжительность составляет 30 календарных дней.

Отпуск предоставляется по истечении шести месяцев трудовой деятельности на основании утвержденного графика. Отступление от графика допускается в ситуациях, когда служащий обладает правом на отдых вне зависимости от очередности или получил предварительное согласие представителя нанимателя.

Порядок предоставления ежегодного основного отпуска для госслужащего

Ежегодный основной отпуск предоставляется в строгом соответствии с утвержденным графиком отпусков (ст. 123 ТК, ч. 9 ст. 46 Закона о гражданской госслужбе).

Если же период отдыха не зафиксирован в графике, его можно оформить лишь при наличии определенных обстоятельств (ст. 122, 123 ТК):

1. Сотрудник был трудоустроен после того, как график отпусков на текущий год уже был утвержден.
2. Работодатель дал свое согласие на перенос или предоставление отпуска вне графика.
3. Женщина, состоящая на госслужбе, намерена взять отдых непосредственно перед декретом или сразу после него.
4. Работник усыновил одного или нескольких детей, которым еще не исполнилось трех месяцев.
5. Сотрудник (включая опекуна, попечителя или приемного родителя) осуществляет воспитание ребенка с инвалидностью, не достигшего 18 лет.
6. Супруга госслужащего оформила отпуск по беременности и родам.
7. Госслужащий, вернувшийся к гражданской деятельности после завершения военной службы или добровольного содействия ВС РФ либо войскам нацгвардии, изъявил желание уйти в отпуск в течение полугода с момента возобновления службы. В этом случае отдых предоставляется в любой период, выбранный самим служащим (ч. 3 ст. 53.1 Закона о гражданской госслужбе).

Кроме того, право на выбор времени отдыха имеют и другие категории сотрудников, которым законодательство разрешает использовать отпуск в удобные для них даты.

Положение об отпусках в организации: образец 2026-2027 годов приведено в статье.

Порядок извещения о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска согласно графику для госслужащего

При направлении государственного служащего в отпуск на основании утвержденного графика работодатель обязан известить его об этом. Срок уведомления — не позднее чем за 14 календарных дней до даты начала отдыха (ч. 3 ст. 123 ТК).

Работодатель вправе самостоятельно выбрать формат и каналы информирования. Ключевое условие — документально подтвердить дату извещения и наличие подписи служащего. В противном случае по его заявлению отпуск придется перенести на другой срок.

Сделать отметку об ознакомлении можно прямо в графике отпусков. Если для его ведения применяется стандартная форма, добавьте в бланк дополнительную колонку. В ней служащий сможет зафиксировать дату и поставить свой автограф (Письмо Роструда от 30.07.2014 №1693-6-1).

Если государственный служащий не желает подписывать документ, нужно составить соответствующий акт в свободной форме. Данная бумага послужит доказательством того, что он был ознакомлен с датой начала отпуска.

Как оформить (согласовать) ежегодный отпуск не по графику отпусков рассказываетс в Готовом решении системы «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ – это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Когда следует принимать заявление на отпуск госслужащего

Если сотруднику предоставляется отдых в даты, не предусмотренные утвержденным графиком, ему необходимо оформить письменное заявление. В частности, такой документ обязан подать государственный служащий, возобновивший гражданскую службу после завершения военной службы или содействия в выполнении задач ВС РФ и войскам нацгвардии РФ, если он намерен уйти в отпуск в течение полугода с момента возвращения (ч. 3 ст. 53.1 Закона о гражданской госслужбе).

Установите внутренним приказом или распоряжением по госоргану крайний срок предоставления заявления, к примеру, за 14 дней до даты начала отдыха. Данное ограничение необходимо, чтобы финансовые службы успели начислить и перечислить отпускные. По закону их нужно выплатить не позднее чем за 10 календарных дней до начала отпуска (ч. 10 ст. 46 Закона о гражданской госслужбе).

Какие выплаты учитываются при расчете отпускных, рассказывается в статье.

Законодательство не регламентирует унифицированный бланк заявления. Зачастую его формат определяется госорганами самостоятельно через локальные нормативные акты. Так, для своих работников СК закрепил конкретные формы в Приказе от 15.08.2016 №79.

Порядок составления приказа на основной отпуск госслужащего и записки-расчета

На каждого государственного служащего приказ составляется индивидуально, однако допускается издание единого документа на группу сотрудников при условии их одновременного ухода на отдых.

При наличии формы приказа, утвержденной вышестоящим госорганом, применяйте именно ее (см., например, Приложение N3 к Типовому положению о порядке предоставления отпусков, утвержденному ПП Санкт-Петербурга от 24.07.2006 N898).

В отсутствие утвержденного бланка компания вправе разработать и ввести его в действие самостоятельно. В тексте распоряжения целесообразно отразить следующие сведения:

• тип отпуска (основной или дополнительный);
• даты его начала и завершения, а также общую продолжительность в календарных днях;
• рабочий период, за который предоставляется отдых.

В качестве альтернативы можно воспользоваться стандартными унифицированными формами № Т-6 или № Т-6а.

Распоряжение должно быть подписано руководителем или иным уполномоченным лицом, после чего государственного служащего необходимо ознакомить с ним под роспись.

По факту выпуска приказа его копия передается в бухгалтерию. На основании этого документа готовится записка-расчет для вычисления среднего заработка и последующего начисления отпускных выплат. Заполнение записки-расчета осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по использованию форм первичной документации и ведению регистров бухучета.

Порядок фиксации сведений об основном отпуске госслужащего

Сведения о предоставлении основного отпуска подлежат отражению:

1. В табеле учета рабочего времени. Дни нахождения сотрудника в отпуске следует обозначить кодом «О»;
2. В личной карточке госслужащего. В разделе IX необходимо внести следующие данные: тип отпуска, его продолжительность в календарных днях и служебный период, за который они начислены, даты начала и завершения отдыха, а также реквизиты (дату и номер) соответствующего приказа.

Порядок исчисления и выдачи денежного содержания на время отпуска госслужащего

Методика расчета денежного содержания федеральных гражданских госслужащих регламентирована ПП РФ от 01.04.2022 №554 (далее — Правила).

Алгоритм вычисления отпускных следующий: предварительно рассчитанное денежное содержание служащего делится на 29,3 (среднее количество календарных дней в месяце) и полученное значение умножается на число календарных дней предоставляемого отдыха.

Действие указанных Правил не затрагивает гражданских служащих, чья оплата труда привязана к показателям эффективности и результативности профессиональной деятельности, а также тех, для кого согласно ч. 14 ст. 50 Закона о гражданской госслужбе предусмотрен специальный порядок оплаты.

В расчетную базу включаются:

• ежемесячная процентная надбавка к должностному окладу за выслугу лет в подразделениях, обеспечивающих защиту государственной тайны;
• прочие ежемесячные доплаты и выплаты, предусмотренные законодательством и иными НПА, которые устанавливаются в фиксированном количестве должностных окладов или в процентном соотношении к окладу.

К ряду конкретных начислений применяются региональные коэффициенты и соответствующие процентные надбавки.

Крайний срок перечисления отпускных госслужащим (как федеральным, так и гражданским служащим субъектов РФ) — не менее чем за 10 календарных суток до даты начала отдыха (ч. 10 ст. 46 Закона о гражданской госслужбе). К примеру, если отпуск начинается 25.05.2026, средства необходимо выдать не позднее 14.05.2026.

За несоблюдение этого срока предусмотрена аналогичная ответственность, что и за задержку отпускных выплат по ТК.

Каков размер надбавки за вахтовый метод работы, читайте здесь.

Порядок определения общей длительности ежегодного отпуска госслужащего

Для вычисления общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отдыха необходимо суммировать все виды отпусков, на которые сотрудник имеет право в данном календарном году: базовый и все дополнительные.

Базовая часть отпуска длится 30 календарных дней (ч. 3 ст. 46 ФЗ о гражданской госслужбе).

Порядок изменения сроков ежегодного оплачиваемого отпуска госслужащего

Основания для изменения даты начала или увеличения продолжительности отпуска по просьбе госслужащего (ст. 124 ТК):

• временная нетрудоспособность, наступившая до начала или в течение периода отдыха;
• выполнение в период отпуска государственных обязанностей, требующих освобождения от службы по закону;
• несвоевременная выплата отпускных;
• уведомление о дате начала отпуска менее чем за четырнадцать дней.

Инициатором переноса может выступить и представитель нанимателя, если уход служащего на отдых в текущем календарном году способен негативно повлиять на функционирование госоргана. В такой ситуации допускается перенести только ту часть отдыха, которая превышает его обязательный минимум в 28 календарных дней.

Подобное решение принимается представителем нанимателя при наличии письменного согласия госслужащего. Дни отдыха, не использованные в текущем периоде, должны быть отражены в графике отпусков на следующий год (Письмо Минтруда от 21.03.2016 №18-4/10/В-1771).

ТК или внутренние регламенты организации могут предусматривать дополнительные основания для продления или переноса отдыха.

Если отпуск переносится, необходимо получить от сотрудника соответствующее заявление и издать приказ. В документе следует зафиксировать основание для переноса и приложить подтверждающие материалы, например дубликат листка нетрудоспособности.

Для продления отдыха заявление не оформляется. Например, при заболевании во время отдыха служащий просто приступает к обязанностям позже на то количество дней, которое пришлось на болезнь.

При любом изменении дат отдыха необходимо актуализировать информацию в графике отпусков, личной карточке сотрудника и табеле учета рабочего времени.

Как начисляется больничный в бюджетной организации, мы разъясняем в статье. 

Порядок предоставления денежной компенсации за неиспользованный отпуск госслужащему

Госслужащий имеет право на получение денежной выплаты за ту часть ежегодного отпуска, которую он не отгулял.

Для определения числа дней, подлежащих компенсации, необходимо отнять от общей продолжительности положенного отпуска 28 календарных дней. К примеру, при ежегодном отпуске в 38 дней расчет выглядит так: 38 минус 28. Следовательно, денежная выплата может быть начислена за 10 дней.

Выплата производится как за весь накопившийся остаток дней, так и за любую его часть по выбору служащего. Основанием для начисления служит поданное им письменное заявление (ч. 9.3 ст. 46 Закона о гражданской госслужбе и разъяснены в Письме Минтруда от 21.03.2016 №18-4/10/В-1771).

В случае прекращения службы государственному служащему в обязательном порядке выплачивается компенсация за все неиспользованные дни отпуска (ч. 13 ст. 46 Закона о гражданской госслужбе).

При расчете среднего заработка (денежного содержания) федерального госслужащего для выплаты такой компенсации при увольнении следует руководствоваться Правилами №554. Для гражданских служащих субъектов РФ порядок расчета определяется нормативными правовыми актами соответствующего региона с учетом требований Правительства РФ (ч. 8.1 ст. 50 Закона о гражданской госслужбе).

Если специфика расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении служащего по тем или иным основаниям не прописана в профильном законодательстве о госслужбе, следует обращаться к нормам ТК и другим актам, содержащим нормы трудового права (ч. 7 ст. 11 ТК, ст. 73 Закона о гражданской госслужбе).

Порядок оформления ежегодного отпуска с последующим прекращением службы

Предоставить государственному служащему отпуск перед увольнением допускается исключительно в случаях, когда расторжение контракта не является следствием его виновного поведения (ч. 14 ст. 46 Закона о гражданской госслужбе). Например, такая процедура возможна при уходе по инициативе самого служащего или по взаимной договоренности, но запрещена, если основанием для увольнения служит прогул.

Данная норма применима и к сотрудникам, работающим по срочному служебному контракту. При этом период отдыха может превышать дату окончания действия контракта (ч. 13 ст. 46 Закона о гражданской госслужбе).

Для документального оформления отпуска с последующим увольнением необходимо получить от служащего письменное заявление. В документе следует зафиксировать желаемое количество дней отдыха, а также конкретную причину и дату прекращения службы.

Правила приема на работу по срочному трудовому договору – здесь.

Получив заявление, издаются два распорядительных документа: приказ о предоставлении отпуска и приказ об увольнении.

В последний рабочий день, предшествующий началу отдыха, необходимо полностью произвести окончательный расчет с сотрудником и передать ему документы, касающиеся прекращения трудовых отношений.

Итоги

Ежегодный оплачиваемый отпуск госслужащего включает основной отпуск (30 календарных дней) и дополнительные отпуска, при этом за служебный год обязательно нужно использовать минимум 28 календарных дней, один из периодов при этом должен составлять не менее 14 дней. Отпуск предоставляется по утвержденному графику, а о его начале служащего нужно уведомить не позднее чем за 14 календарных дней. Отпускные выплачиваются не позже, чем за 10 дней до начала отдыха — иначе работодателю грозит ответственность. Перенос или продление отпуска возможны при болезни, несвоевременной выплате отпускных либо по соглашению сторон, а неиспользованные дни сверх 28 дней можно заменить денежной компенсацией либо учесть в графике на следующий год. При увольнении госслужащему обязательно выплачивают компенсацию за все неиспользованные дни отпуска, а отпуск с последующим увольнением допускается, только если расторжение контракта не связано с виновным поведением сотрудника.