Ответственность за правильное определение налогового статуса физлица — получателя дохода (а значит, и за верный расчет НДФЛ) лежит на организации, являющейся налоговым агентом. На это указывают чиновники (см. письма Минфина от 21.06.2023 № 03-04-05/57598, ФНС от 22.05.2018 № БС-4-11/9701@).
Также ведомство обращает внимание, что в НК РФ нет конкретного перечня документов, подтверждающих резидентство, поэтому использовать можно любые документы, которые позволяют установить количество календарных дней пребывания лица на территории РФ.
К слову, такими документами не могут быть свидетельство о регистрации по месту временного пребывания или документы о регистрации по месту жительства (пребывания). Они подтверждают регистрацию «физика» в России, но не фактическое время его нахождения в стране.
Если налоговый орган выявит несвоевременное удержание НДФЛ, то с налогового агента подлежат взысканию пени согласно ст. 75 НК РФ, а также штраф по ст. 123 НК РФ.
Как с 2025 г. налоговый агент исчисляет НДФЛ, читайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе бесплатный.
Подробнее о статусе налогового резидента для целей НДФЛ читайте здесь.