Проверять налоговый статус сотрудников вы должны при каждой выплате дохода, чтобы удерживать НДФЛ по верной ставке. Ну а до конца декабря это нужно сделать обязательно (см. письма Минфина от 12.12.2022 № 03-04-05/121297, от 27.07.2022 № 03-04-05/72454).
Нерезидент стал резидентом
Если сотрудник был нерезидентом, а к концу года стал резидентом РФ, налог нужно пересчитать со ставки 30% на ставку 13% (15% — если доходы превысили 5 млн руб.).
Пример пересчета НДФЛ, когда работник стал резидентом, от «КонсультантПлюс»
С января по июнь работнику-нерезиденту начислялась зарплата в размере 35 000 руб. в месяц, с которой удерживался НДФЛ по ставке 30%. За шесть месяцев сумма удержанного налога составила 63 000 руб. (35 000 руб. x 30% x 6 мес.).
На дату выплаты зарплаты за июль работник стал налоговым резидентом РФ. У работника есть ребенок, и поэтому он заявил стандартный вычет в размере 1 400 руб. в месяц.
На 31 июля НДФЛ нужно пересчитать в следующем порядке.
Посмотреть пример полностью можно в готовом решении, получив бесплатный пробный доступ к системе.
За возвратом излишне удержанных сумм отправляйте работника в налоговую с декларацией и документами, подтверждающими его налоговый статус. Вы как налоговый агент такой возврат не производите (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). Но не забудьте показать излишнее удержание в справке о доходах, которая является частью годового 6-НДФЛ. Способ сообщения работнику о переплате по НДФЛ закон не регламентирует, можно использовать свободную письменную форму.
Резидент стал нерезидентом: пересчет НДФЛ
В обратной ситуации, когда резидент стал нерезидентом, пересчитайте НДФЛ по ставке 30% и без учета вычетов (у нерезидентов права на вычеты нет). Удержать весь налог до конца года вы уже вряд ли успеете (действует ограничение на удержание — не более 20% зарплаты), поэтому должны сообщить об этом в ИФНС и работнику — тоже справкой о доходах. Налоговая выставит ему этот налог к уплате уведомлением за 2023 год.
Пример пересчета НДФЛ, когда работник стал нерезидентом, от «КонсультантПлюс»
С января по август работнику начислялась зарплата и средний заработок за время нахождения в долгосрочной зарубежной командировке в одинаковом размере 35 000 руб., с которых удерживался НДФЛ по ставке 13%. У работника есть один ребенок, поэтому ему предоставлялся стандартный вычет в размере 1 400 руб.
Посмотреть пример полностью можно в готовом решении. Это бесплатно.
Нерезидентом стал бывший сотрудник после увольнения
Если сотрудник стал нерезидентом после увольнения и при этом никаких выплат в его адрес после даты увольнения нет, пересчитывать НДФЛ со ставки 13% на ставку 30% работодатель не обязан. Это должен сделать сам человек и подать 3-НДФЛ с учетом перерасчета.
Об этом — в письме Минфина от 12.12.2022 № 03-04-05/121297.
Как узнать что сотрудник стал нерезидентом, читайте здесь.