Как заполнять 6-НДФЛ: нарастающим итогом или нет
Расчет по форме 6-НДФЛ уже стал привычным, но всё же при его заполнении могут возникать сомнения, в том числе поиск ответа на вопрос: 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом или нет?
Ответ содержится в приказе ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в актуальной редакции от 09.01.2024, описывающем алгоритм заполнения 6-НДФЛ и устанавливающем основные требования к его оформлению.
Скачать актуальный бланк 6-НДФЛ вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:
В указанном приказе ответ содержится как в явном, так и в завуалированном виде. Например:
- из кодов периодов представления отчета (приложение № 1 к указанному приказу) становится понятной система накопления информации в 6-НДФЛ: 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев и год (последовательное наращивание итоговых сумм от одного отчетного периода к другому);
- в явной форме закреплено требование об отражении суммовых значений нарастающим итогом.
В результате отчет 6-НДФЛ можно отнести к обширной группе налоговых и бухгалтерских отчетов, показатели которых формируются нарастающим итогом. Среди таких отчетов можно назвать декларацию по налогу на прибыль, бухгалтерский баланс и др.
Заполнить и сдать 6-НДФЛ вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Если вам нужен образец 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года, переходите по этой ссылке. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Но все ли строки отчета 6-НДФЛ заполняются нарастающим итогом? Поговорим об этом в следующих разделах.
Какие строки 6-НДФЛ заполняются нарастающим итогом
В 2024 году строки 6-НДФЛ, в которых показатели накапливают значения от периода к периоду в течение календарного года, располагаются во 2-м разделе и отражают:
- начисленные доходы (стр. 120-121);
- количество физлиц — получателей доходов (стр. 110-111);
- сумму предоставленных налоговых вычетов (стр. 130);
- сумму НДФЛ: начисленную (стр. 140), удержанную (стр. 160), не удержанную (стр. 170), излишне удержанную (стр. 180), возвращенную (стр. 190);
- фиксированный аванс (стр. 150).
Суммовые строки 1-го раздела НДФЛ-отчета представляют собой ни что иное, как квартальную календарную и суммовую детализацию НДФЛ. Охват показателей здесь ограничен тремя месяцами отчетного периода, и о нарастающем характере их формирования речь не идет, за исключением одной строки.
ВАЖНО! С 2024 года строка 020 "Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению с начала налогового периода" раздела 1 заполняется нарастающим итогом с начала года! Во всех предыдущих редакциях расчета эта строка также заполнялась суммой НДФЛ лишь за отчетные три месяца.
Где взять данные для «нарастающих» строк отчета 6-НДФЛ
Чтобы сконцентрировать отчетные показатели о доходах и НДФЛ, налоговому агенту требуется:
- вести учет НДФЛ-данных (выплаченных физическим лицам доходов, налоговых вычетов, НДФЛ) в обязательных к применению налоговых регистрах;
- при формировании информации о выплаченных доходах учитывать все виды выплачиваемых доходов: выплаты в рамках трудовых договоров и договоров ГПХ, материальную выгоду, подарки и др.;
- при определении совокупной суммы вычетов обосновывать их законность, требуя от получателей доходов всей совокупности подтверждающих документов (свидетельств, уведомлений, справок, заявлений и др.);
- сортировать все производимые выплаты, отражая в 6-НДФЛ все облагаемые налогом доходы, кроме полностью от него освобожденных.
О подробностях ведения основного документа, помогающего сформировать 6-НДФЛ без ошибок, см. в материале «Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ».
Если вам нужен образец 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года, воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе:
Скачать бесплатно образец 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года в КонсультантПлюс
Пример заполнения строк отчета 6-НДФЛ нарастающим итогом
Рассмотрим на примере, как заполнить «нарастающие» строки 2-го раздела отчета 6-НДФЛ в 1 квартале 2024 года.
Пример
Персонифицированный НДФЛ-учет по состоянию на 31.03.2024 (организованный ООО «Форсаж» в специальных регистрах) содержит информацию за 1 квартал:
- по доходам в рамках трудовых договоров на общую сумму 21 860 000 руб.;
- авансам по договору ГПХ в сумме 60 000 руб. (ежемесячно по 20 000 руб.);
- подарку пенсионеру к юбилею: стиральная машина стоимостью 18 000 руб. (март).
Итого выплаченные доходы за 1 квартал составили 21 938 000 руб. (21 860 000 руб. + 60 000 руб. + 18 000 руб.).
Кроме того, для формирования отчета требуются данные:
- о предоставленных вычетах: по 61 600 руб. ежемесячно по трудовым договорам (стандартные «детские») и 4 000 руб. по подарку. Итого вычетов — 188 800 руб. (61 600 руб. × 3 мес. + 4 000 руб.);
- о количестве получателей дохода: 93 чел. (штатные сотрудники — 91 чел., 1 подрядчик, 1 пенсионер);
- рассчитанная совокупная сумма НДФЛ — 2 827 396 руб. ([21 938 000 руб. – 188 800 руб.] × 13%).
В 6-НДФЛ отражено:
- по строке 110 (число получателей дохода) — 93 чел.;
- по строке 120 (доходы) — 21 938 000 руб.;
- по строке 130 (вычеты) — 188 800 руб.;
- по строке 140 (рассчитанный НДФЛ) — 2 827 396 руб.;
- по строке 160 и строке 170 (удержанный НДФЛ и налог, который удержать не удалось) — данные строки заполняются с учетом нюансов, о которых речь пойдет в следующем разделе.
Особенности строк 160 и 170 отчета 6-НДФЛ
Строки 160 и 170 тоже относятся к разряду «нарастающих» в отчете 6-НДФЛ. Для рассмотренного примера их заполнение необходимо производить с учетом следующего:
- По строке 170 — указать подоходный налог, рассчитанный со стоимости выданного пенсионеру подарка, что составляет 1 820 руб. ([18 000 руб. – 4 000 руб.] × 13%). В строке 170 6-НДФЛ эта сумма появится только в том случае, если налоговый агент никаких денежных доходов пенсионеру после выдачи подарка выплачивать не будет. Если существует вероятность получения пенсионером до конца года каких-либо денег от бывшего работодателя, не удержанный до конца года НДФЛ от стоимости подарка попадет в строку 170 только в годовом 6-НДФЛ, заполнять эту строку в более ранних периодах не следует.
- По строке 160 — отразить удержанный налог, величина которого зависит от факта выплаты и возможности налогового агента удержать налог из доходов получателей дохода в натуральной форме (в примере это подарок пенсионеру).
ВАЖНО! С 2024 года в расчете появилсь строки 161-166, уточняющие общую строку 160, по периодам удержания налога.
Подробнее о нюансах формирования строки 160 расскажет этот материал.
Итоги
Отчет 6-НДФЛ является комбинированным: часть его строк заполняются нарастающим итогом, а остальные данные приводятся только за последние 3 месяца без привязки к общему итогу.