Сущность процесса внедрения онлайн-касс
С 01.07.2017 обязательными (по общему правилу, из которого было много исключений, действовавших на протяжении нескольких лет) для применения лицами, получающими наличную выручку, стали кассовые аппараты нового типа — онлайн-кассы. Они подключены к интернету и передают сведения о платежах, совершенных на кассе, в ФНС (при посредничестве специализированных организаций — операторов фискальных данных). Такие аппараты характеризуются (в сравнении с ККМ предыдущего типа — оснащенными ЭКЛЗ и не подключенными к интернету):
- более высокой степенью защищенности данных о продажах, сформированных на них;
- способностью передачи в режиме реального времени этих данных в ИФНС.
Нормативными актами, регулирующими ККТ, с 2017 года также был введен ряд изменений:
- в перечень лиц, обязанных применять ККТ;
- порядок регистрации и применения касс;
- реестр обязательных реквизитов документов, формируемых кассой.
В свою очередь, положения нормативной базы по всем указанным пунктам с тех пор достаточно заметно менялись.
Ознакомиться с актуальными нормативами, определяющими круг пользователей онлайн-касс, вы можете в специальном материале.
Несмотря на достаточно широкий спектр изменений в работе с ККТ, суть этих перемен сводится к тому, что при наличных расчетах стали использоваться кассовые аппараты технически более высокого уровня. И именно с этим обстоятельством оказалась связана большая часть изменений в порядке работы с ними. Правил учета полученной через ККТ выручки эти изменения никак не затронули, несмотря на ряд новшеств в документальном оформлении некоторых операций с наличными денежными средствами. Поэтому вопрос о том, как вести учет при онлайн-кассах, имеет единственный ответ: в том же самом порядке, что и раньше. Новшеств в нем нет.
Некоторые бизнесы, как правило интернет-магазины, вместо кассовых машин предпочитают использовать облачные сервисы. Облачная онлайн-касса — это сервис, через который интернет-магазин подключается к удаленной онлайн-машине, находящейся в дата-центре сервиса. Через этот аппарат проводится вся информация о расчетах, которая передается через оператора фискальных данных в налоговую инспекцию. А облачный сервис обеспечивает подключение кассовых аппаратов к сайту интернет-магазина, настройку онлайн-касс и бесперебойный доступ к ним.
Есть различные инновационные способы выдачи покупателям чека — например, через мессенджер.
Ознакомиться с особенностями применения ККТ интернет-магазинами вы можете в тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Облачный сервис позволяет взять в аренду несколько ККТ без размещения кассового аппарата на территории предприятия и зарегистрировать их в налоговой инспекции.
Изменения в оформлении документов по кассе
Новый подход к документам, оформляемым при использовании ККТ, обозначился с появлением в законе «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ обновленного текста ст. 1, в п. 1 которой теперь указано, что при применении кассовой техники следует руководствоваться:
- самим законом № 54-ФЗ;
- нормативными актами, принятыми в соответствии с ним.
То есть это автоматически отменило необходимость оформления считавшихся ранее обязательными документов, унифицированные формы которых были утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:
- Актов:
- о переводе показаний денежных счетчиков на нули (форма КМ-1);
- о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт (форма КМ-2);
- о возврате денег покупателям (форма КМ-3);
- о проверке наличных в кассе (форма КМ-9).
- Журналов:
- кассира-операциониста (форма КМ-4), как следует из письма Минфина России от 16.06.2017 № 03-01-15/37692;
- регистрации показаний счетчиков (форма КМ-5);
- учета вызовов технических специалистов (форма КМ-8).
Многие компании, вместе с тем, по традиции продолжают применять унифицированные формы, хотя это и необязательно.
Узнайте больше из специального материала о практическом использовании журнала по форме КМ-4.
- Справочных отчетов:
- справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6);
- сведений о показаниях счетчиков и выручке (форма КМ-7).
Вместе с тем новыми документами, которые связаны с наличными расчетами, выполняемыми с использованием онлайн-касс, стали утвержденные законом № 54-ФЗ (п. 4 ст. 4.1):
- различные отчеты (об открытии, закрытии смены, регистрации, изменении параметров регистрации, закрытии фискального накопителя, о текущем состоянии расчетов);
- кассовый чек (БСО), чек или БСО коррекции;
- подтверждение оператора.
ФНС России в установленном порядке осуществляет проверки соблюдения предприятиями кассовой дисциплины. Узнайте о них больше из экспертной публикации, размещенной в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к ней бесплатно.
А со 2 мая 2022 года действует новый индикатор риска нарушения требований по ККТ, учитываемый ФНС при планировании проверок.
Прочие документы поменяли свою форму и требования к реквизитам. С применением основного кассового документа (чека или БСО) стало возможным не только оформление поступлений за покупку, но и таких операций, как (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ):
- возврат денег покупателю;
- выдача средств клиенту;
- получение средств от клиента.
Соответствующие операции отражаются в кассовом чеке или БСО посредством специального реквизита — признак расчета.
Изменения в документах, оформляемых по ККТ, никак не отразились на правилах ведения документации по операционной кассе, утвержденных указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поэтому по-прежнему требуется оформлять кассовые ордера на приход и расход (п. 4.1) и вести кассовую книгу (п. 4.6).
Кассовые ордера относятся к обязательным для использования унифицированным формам первички. Узнайте больше о них из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Отметим, что кассовые ордера могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании чека или БСО, которые созданы на онлайн-кассе — как следует из действующих положений Указаний ЦБ.
По отношению к наличной выручке обязательным будет ее ежедневное оформление по приходному ордеру, составленному на основании сформированного на онлайн-ККТ отчета о закрытии смены (который является аналогом создававшегося на кассе с ЭКЛЗ зет-отчета).
Больше о документах, которые требуется оформлять по ККТ в различных ситуациях, вы можете узнать в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Рассмотрим, как организовать учет денежных средств в кассе.
Учет поступления наличной выручки
Принятая в онлайн-кассу выручка отражается по операционной кассе налогоплательщика. Эта процедура фиксируется проводками:
- при розничной торговле, не предусматривающей ведения аналитики по покупателям:
Дт 50 Кт 90.1;
- при наличных расчетах с покупателями, являющимися юрлицами или ИП, в отношении которых учет по аналитике имеет значение:
Дт 50 Кт 62 и Дт 62 Кт 90.1.
Если расчеты осуществляются посредством пластиковой карты, то в проводках оказывается задействованным счет 57:
Дт 57 Кт 90.1 или Дт 57 Кт 62.
Об использовании счета 57 подробнее читайте в материале «Проводка дебет 57 кредит 57 (нюансы)».
Нужно ли использовать ККТ при безналичных расчетах, читайте в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите в готовое решение.
Учет возврата денег покупателю за товар
Отражение в учете возврата денег за возвращенный покупателем товар зависит от того, когда произошло это событие:
- в одном налоговом периоде с продажей (причем неважно, совпадает ли день продажи с днем возврата) — в этом случае задействуются сторнирующие проводки;
- разных налоговых периодах — здесь возврат в периоде его осуществления придется отражать через внереализационные доходы и расходы.
Отдельно от поступления выручки операция возврата будет показана даже при условии совпадения дня возврата с днем продажи, поскольку закон № 54-ФЗ (пп. 1 и 4 ст. 4.1, п. 3 ст. 4.3, п. 1 ст. 4.7) требует обособленного оформления, хранения и передачи в ИФНС каждого сформированного кассой документа.
Учетные операции с применением сторнирующих проводок будут выглядеть так:
- принят товар от покупателя:
Дт 41 Кт 76 (62);
- осуществлен возврат денег:
Дт 76 (62) Кт 50 (51);
- откорректирована выручка:
Дт 76 (62) Кт 90.1 сторно;
- внесены исправления по списанию стоимости проданного товара:
Дт 90.2 Кт 76 (62) сторно.
Если учет в рознице ведется по ценам продажи, то при возврате возникнет проводка по восстановлению суммы торговой наценки:
Дт 90.2 Кт 42.
Если же налоговые периоды продажи и возврата не совпадут, то в последних трех проводках вместо субсчетов 90 будут задействованы имеющие аналогичные номера субсчета счета 91.
В отношении корректировки суммы НДС от реализации (если продавец работает с этим налогом) следует учесть, что здесь согласно требованиям НК РФ (п. 5 ст. 171) потребуется сделать вычет на сумму налога, соответствующую сумме возврата. При этом в книгу покупок должны попасть реквизиты либо корректировочного счета-фактуры, либо расходного кассового ордера, которым оформлена выдача денег покупателю (письмо Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473). А регистрация документов в книге покупок продавца производится на дату принятия на учет возвращенных товаров (письмо Минфина России от 30.12.2019 № 03-07-07/103105).
Узнайте больше о ведении книги покупок из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Поскольку для корректного осуществления вычета (с указанием реквизитов документа, дающего на него право) сумму НДС необходимо отразить на счете 19, логичной для отражения суммы, предназначенной к вычету, будет проводка:
Дт 90.3 Кт 19 сторно.
Она, по существу, заменит собой 2 проводки: по корректировке НДС от выручки (Дт 90.3 Кт 68 сторно) и по начислению этой же суммы налога к вычету (Дт 19 Кт 68 или Дт 68 Кт 19 сторно).
Вычет по отраженной на счете 19 сумме на дату его начисления будет сделан обычной для него проводкой:
Дт 68 Кт 19.
Об оформлении книги покупок подробнее читайте в статье «Какие основные правила заполнения и ведения книги покупок?».
Учет иных расчетов с клиентом
К числу иных наличных расчетов с клиентом по кассе могут быть отнесены:
- выплаты за товар, принятый на комиссию;
- оплата закупаемого у населения вторсырья;
- выдача выигрышей;
- расчеты по агентскому договору.
Это операции расходного характера, оформляемые проводкой:
Дт 76 (60) Кт 50 (51).
Варианты номеров счета в дебетовой части этой проводки будут зависеть от того, что в отношении учета конкретной выплаты записано в учетной политике. А в кредитовой части для ситуации перечисления денег на пластиковую карту возникнет счет 51.
Соответственно, при возврате средств, выданных клиенту, возникнет обратная проводка, в которой при расчетах через пластиковую карту будет участвовать счет 57:
Дт 50 (57) Кт 76 (60).
О нюансах отражения в учете операций по агентскому договору читайте в материале «Особенности агентского договора в бухгалтерском учете».
Итоги
Переход к применению онлайн-касс по существу стал заменой использовавшейся ранее ККТ на технику более высокого уровня, дающую возможность лучшей защиты кассовых данных от изменений и повышающую степень контроля налоговых органов над ними. Именно с этого рода изменениями связаны основные аспекты обновления порядка применения ККТ. Несмотря на то что их следствием явилась отмена обязательности применения некоторых документов, ранее оформлявшихся при использовании касс, на порядке отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с приемом и выдачей наличных денег через ККТ, эти перемены не сказались. Поэтому бухучет движения денежных средств, прошедших через кассовый аппарат, ведется в прежнем порядке.